单证工作要求
关于外贸出口单证工作的具体要求（草案）
为了适应国家对生产企业办理出口退税的具体要求：我建议根据本公司实际情况，设置“外贸单证员”岗位，配置外贸单证人员，以利工作的顺利开展。
外贸单证员具体条件：
国际贸易、大专以上学历，且具备一定外贸单证方面的知识。外贸单证员具体工作：①购销合同的签收、传发；
②出口收汇核销的申领使用及交单核销；③海关报关单的打印；
④出口货物销售统一发票的制作（包括自制出口发票）；⑤出口货物的统计及出口货物退税申报；⑥产地证书的网上申报及办理；⑦运输费用的记录及运输单据的采集;⑧退税备案资料的采集;外贸单证员工作要求：一、
购销合同的管理及传递：
①对本公司收到的购销合同进行统一编号，登记合同台帐，年终了装订成册归档；
②合同传递：将合同复印一式二份，分别传递给外贸业务部门具体经办人及生产计划部门；
③根据合同规定交货期限，及时督促外贸部、生产部执行。二、
核销单的管理及核销：
①申请领单：根据近期用量需要，首先要在网上申请，然后向外汇管理部门申领纸质单，对领到的核销单要逐单顺号登记出口收汇核销备查簿，其内容：（领单日期、核销单号码、备案海关、备案合同、报关日期、国别地区、贸易方式、交单日期、具体经办人）。②口岸备案：根据客户的要求，同一合同的货物在不同海关出口或同一合同货物分批次、分单出口的，在口岸备案时，要逐单分别记录在出口收汇核销备查簿上。
③交单核销：货物出关后要及时收回核销单及报关单，核销单填写要求内容完整，字迹清楚，不得涂改。根据收到的核销单，对应相关的单号在网上交单，然后再在网上核销，并持已核销单证到外汇管理部门审核；
④对填写错误或海关退关注销的核销单，要妥善保管，并及时退还外汇管理部门注销；
⑤经外汇管理部门审核后的核销单及报关单要对应整批装订成册、归档，并将核销单、报关单的退税联移交给财务部门，办理退税。三、
报关单的查核及上传：
①在货物报关前要及时制作好报关单，其内容要全面，真实，打印好的报关单要有留根备案。
②出关后要及时与报关员取得联系，核对其出关数据与本公司的数据是否相符，如有差错要查明原因，予以更正。
③要及时收回报关单，核对电子口岸（出口退税子系统）数据是否相符，然后将该单的信息上传到国家税务局（注：出口退税系统记录的报关数据在报关单未收齐前要保留）。四、
出口发票的保管及使用：、保管的要求
①发票要有专人保管，要设立专柜（保险柜）进行保管，确保发票安全，做到防盗、防潮、防火、防霉变、防虫蛀鼠咬。
②由于开票失误或其他原因开错的发票，应当在发票上加盖“作废”戳记。开错“作废”发票必须全部联次妥善保管，粘贴在原发票存根上，不得私自销毁，以备查核。
③发票存根经税务部门查核无误后，要保管5年，在保管期限内，不得私自销毁。、使用的要求
①开具的要求：按号码顺序填开，填写项目齐全，内容真实，字迹清楚，全部联次一次打印，内容完全一致，并在发票上盖好发票专用章，公司名称带英文的企业名称章，公司法人签名章。
②内容的要求：购货单位的名称要填写全称，货物名称、数量、单价、金额要与报关单保持一致（如报关单是以千克计量的，在数量档中还要填写套数或件、盒等本公司实际计量的数量）。
③日期的要求：发票开具的日期是集中记载购销商品实际发生的时间，必须准确无误。发票必须在销售行为发生的（货物离开仓库）当天开具，不得昨天销货今天开票，或者今天销货后天开票，混淆销售时间。五、
出口退税备案资料的收集及核查：
一、出口退税资料包括：1、出口货款明细单（企业自制），2、装货单（场站收据），（复印件）3、客户提货单、（复印件）4、报关委托书。（以上2、3、4资料是货代随同出口报关单、核销单一起退回给企业的）。
二、要及时核查装货单、客户提货单的出口数量、船号是否与报关单一致。
如是拼装箱的其报关单备注栏会有注明，核查出货单位名称是否本公司或船运公司，如不相符的，要及时索取货代公司出具的（原因解释）证明，(证明必须是正本红印);\"站场收据\"、\"客户提单\"是复印件的，要由本公司经办的业务人员签字认可，并具签字日期。（内容：此复印件与原件一致，然后签上经办人姓名及签字日期。六、
出口货物月统计表及出口货物退税申报表的制作：
①根据当月出关，经审核无误的发票、报关单及电子口岸（出口退税）系统注明的相关数据填写（内容分别为国别、合同号、出口发票号码、报关单号、核销单号、商品代码、出口日期、商品名称、海关计量：企业数量、金额、运费）。②出口货物月统计表于当月27日上报财务部门，27日后出关的数据，统计在次月报表中。
③出口货物退税申报表，记载当月的全部出关数据，于次月1日前上报财务部门。七、
产地证书的申报及办理：根据客户要求，及时上网申请待收到“正确”
回执后，然后打印发票及申请书到商检局办理领取纸质证书。八、
运输费用的记录及运输单据的采集：当月货物出关后要及时取得当月运
费发票，如当月发票不能及时收到的，要逐笔记录有关货物运输费用的金额，并于次月1日前上报财务部门。
以上仅供参考，请根据实际情况制定出切实可行的办法。
老竹工作室供稿201*年11月15日
附：合同台账
出口收汇核销备查簿出口货物统计月报表出口货物退税明细表
扩展阅读：承保业务单证使用管理工作规范(工作)
承保业务单证使用管理工作规范
为了规范业务单证管理，保障业务合规经营，防止单证风险，增强公司防风险能力，促进业务健康发展，结合承保业务单证管理实际，制定本规范。
一、承保业务单证管理基本要求
本办法所管理的业务单证，是指印有公司形象标识和名称的各类空白业务单证，包括投保单、保险单、保险证（保险卡）和批单。定额保险单是指保险单上印有保险责任、固定的保险金额和保险费，通过手工或机打方式填写投保人和被保险人姓名、身份证号码等信息的业务单证，包括保险凭证。有价定额保险单是指在保险单上直接印刷有保险金额和保险费，并加盖公司签章，具有法律效力的定额保险单。
各中心支公司总经理（或主持工作负责人）作为本公司的单证管理第一责任人。单证管理责任人对本公司单证的管理和风险控制负责，必须定期组织单证管理的检查，确保单证管理的规范统一，并对单证管理责任事故承担管理责任。
分公司业管部是分公司业务单证的职能管理部门，各中心支公司业管部门为本级公司业务单证管理的职能部门。
各中心支公司必须设立单证管理岗，负责本部及下级出单机构的单证管理工作，业务单证的申请、领用、登记、发放、保管、使用、废旧单证的回收;负责使用单证的日清日
结，每天检查当日处理的纸制单证的使用情况,核对是否与业务处理系统、单证管理系统中的单证流水号和状态是否相符，以严格保险单的管理和保证数据质量的可靠性，及时上报单证使用的重大事项。要配备专职或兼职单证管理员，要求工作责任心强，懂保险业务，并保持单证管理人员的相对稳定性。单证管理员因工作变动发生变动时，应及时向分公司书面报告。
二、单证发放与保管
（一）单证申请和发放。各中心支公司单证管理人员负责从分公司单证管理部门领取业务单证。各中心支公司单证管理员从分公司领取单证时，需填写《业务单证发放登记薄》由中心支公司分管承保总经理签字,扫描上传到分公司业务管理部，由业务管理部设置专人对申领单位的单证使用情况进行核实和审批，并在申领表中将申领单位的该类单证可使用数量注明，由分公司业务管理部负责人签字后通知计财部进行发放。
单证收到后要清点数量、核对单证号码，清点无误后方可签收。保险单证领回后要及时做好入库登记，填写《业务单证总帐》、《业务单证明细帐》。各中心支公司应严格履行单证发放登记手续，对本部及下属机构发放业务单要建立《业务单证发放登记薄》，各中心支公司根据分公司业务单证管理工作规范,制定相应的管理办法。
（二）单证回收管理。三级机构对下属机构的单证归档工作必须进行检查，已使用单证收回三级机构管理的，必须要求至少每月回收一次单证，业务量较多的至少半个月回收一次单证。
（三）单证装订。、已使用单证必须在已使用后两个月内装订完毕，如201*年1月份使用的单证，必须在201*年2月底前装订完毕，未装订时的单证或业务量较少的机构也必须将已使用单证放入专用纸盒中，不得随意丢弃、乱扔。、、除特别规定外，各险种承保单证一律按流水号装订，采用四孔一线的方法，去除卷内金属物，要有封面、封底，厚度不能超过2厘米，封皮采用牛皮纸并在封面注明机构名称、部门名称、类别、险种、年度、保单起止号、保单起止日期，作废单证必须按顺序号装订在卷内。、每卷承保业务单证必须有卷内目录，列明顺序号、承保单位、保险起止日期、保险单号。作废单证需打印流水号，中间不得空号。、机动车辆交强险和商业险保单应单独归档管理，承保业务单证按保单印刷顺序号，单证数量50份保单顺序号立为一卷，以不超过2厘米为限。
业务单证归档可按如下顺序：
（1）保险费发票业务联（粘贴在保险单副本正面中间）
（2）保险单副本
（3）投保单（同时投保交强险和商业险的机动车辆，投
保单粘贴在交强险保险单副本的背面）
（4）投保单附表（附表与保险单副本一同装订，同时投保交强险和商业险的机动车辆，投保单附表粘贴在交强险保险单副本的背面）
（5）行驶证、驾驶证复印件，组织机构代码证复印件（6）批单副本（7）批改申请书
（8）上年度交强险保险单原件、其他能证明上年已投保交强险的书面文件
（9）机动车上年度交通安全违章、交通事故及交强险赔偿记录（10）验车资料（11）其他资料
三、出单员需备有复核章，保单交付保户前，需经复核确定保单无误后，在保单下角制单处加盖复核章。
四、保险单装订及档案管理参照财产保险股份有限公司单证管理规定、财产保险股份有限公司档案管理规定执行。
二○一一年元月十日
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