崆峒区省级社会保险业务档案达标验收自评报告
平凉市崆峒区省级社会保险业务档案
达标验收自评报告
为提高我局档案科学管理水平，使档案工作不断走向标准化、规范化的轨道，从而更好地为社会保险工作服务，我们把档案达标工作纳入领导工作议事日程。认真按照《社会保险业务档案管理规定》，在朱局长高度重视和崆峒区档案局业务人员的指导下，进一步完善档案管理制度，从案卷质量、设施完善等方面狠抓落实，基本达到了省上达标要求，自检得分。现将我局社会保险业务档案情况汇报如下：一、基本情况
崆峒区人社局承担着全区社会保险业务档案管理规范、标准、办法等基础管理制度的制定和业务档案的监督检查、培训等工作；负责崆峒区机关事业单位和区直企业养老、失业、医疗、工伤、生育五项社会保险业务档案的归集、管理和利用服务工作。业务档案分为社会保险管理娄、社会保险费征缴类、养老保险待遇类、医疗保险待遇类、失业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会保险业务统计报表类、社会保险稽核监管类、九大类。截至201*年12月31日，我局已整理入库档案共卷。二、自评情况
（一）组织管理（标准分20分，自检得分分）1.管理办法。（标准分5分，自检得分分）
（1）我局结合甘肃省《社会保险业务档案管理操作规程（试行）》等相关规定，结合我区实际，制定了《崆峒区社会保险管理局业务档案管理规定》。
（2）同时成立了档案达标领导小组、档案管理领导小组、档案鉴定销毁领导小组，由朱局长担任组长。明确了分管档案工作的部门为办公室，制定了岗位职责，。分管领导秦副局长亲自抓档案工作。业务档案管理部门于7月18日成立。
(3)我局把档案达标工作纳入领导工作议事日程，由分管领导与各科室科长签订责任书，年底对档案工作进行考核，每周对档案工作进度和存在的问题召开全局大会进行汇报，并对各科室业务档案工作进行督导检查，及时解决档案中存在的问题。
(4)同时将业务档案管理工作纳入单位年度计划之中，并制定了档案管理工作发展计划，使档案工作在我局的各项业务工作、精神文明建设中发挥了积极的作用。1.管理人员。（标准分8分，自检得分分）
（1）我局配备档案管理员人，对所属科室的档案工作进行监督、
指导和检查，负责库藏档案的保管、借阅、统计。
(2)我局从成立档案部门以来，确定了档案管理人员，他们从事社会保险工作和档案工作多年，熟悉社保业务，且经过专门档案培训。未发生过违反规定行为。
(3)我局档案管理人员名，具有较强的业务素质和文字表达能力，均具有大专及以上文化程度，并分期分批参加了专业培训。(4)档案工作人员自年至今，人员稳定，未更换过管理人员。(5)我局高度重视档案工作，每年都定期或不定期地组织本单位专、兼职档案员进行《档案法》、《社会保险法》等法律法规学习。2.管理措施（标准分8分，自检得分分）(1)我局制定了《专职档案员岗位职责》、《兼职档案员岗位职责》、《分管档案工作领导职责》、《档案管理部门工作职责》，明确了分管领导和业务档案人员的岗位分工。
(2)制定并下发了《崆峒区人社局业务档案整理程序》，使全局业务档案工作，明确工作流程，规定了业务管理。
(3)明确了各业务科室的业务工作流程，将业务档案的分类、收集、整理和录入目录。
(4)明确业务档案工作与领导和经办人员的年度考核挂钩。(5)定期对各业务科室档案工作进行指导和监督、检查，年底进行考核。
(二)设施建设（标准分25分，自检得分分）1.档案用房。（标准分10分，自检得分分）
（1）我局社保业务档案管理专用库房三间，用于我局档案保管。（2）库房面积共平方，能够满足我州卷档案库存。
（3）档案库房在本局办公楼内，管理严格，不存在安全隐患问题，目前防盗、防潮等设施在配备中。（4）档案库房整洁、有序。
（5）档案用房仅为库房。由于我局办公楼陈旧，结构不合理，档案查阅区未单独分开，办公区单独分开。（扣1分）2.档案用具。（标准人5分，自检得分分）
（1）我局目前已配备组存放业务档案的密集架。
（2）备用柜约组，满足了我局业务档案今后年档案发展的需要。
(3)档案用具的式样和规格及质量均符合国家和甘肃省相关规定。档案盒和档案卷皮均采用无酸卷盒、外观和质量符合国家要求。2.设施设备。（标准分10分，自检分分）
(1)档案库房加装了防盗门，灭火器、温湿度计、投放了防鼠、防虫药，库房建设基本达到了标准。
(2)配备了计算机、复印件、打印机等现代化设备。
(3)我局将计划在201*年上半年建立业务档案管理电子系统软件。建立档案电子系统软件之后，将实现业务档案自动生成和归档管理。
三.专业建设（标准分40分，自检得分分）1.相关制度。（标准分5分，自检得分分）
我局形成了包括归档、保管、保密、鉴定、销毁、移交、查阅利用等管理制度项管理制度。2.立卷。（标准分10分）自检得分分）
（1）所有业务档案均由科室整理、组卷、移交业务档案室，由业务档案室统一打印目录、装订、入库、上架。
（2）各业务科室产生的档案坚持平时立卷，按月移交。
（3）业务档案分类明细，各种门类的保管期限，严格按照人社号，关于印发修订后的《甘肃省社会保险业务档案管理实施细则》的通知精神和《社会保险业务材料归档范围与保管期限》进行操作，档案保管期限划分准确。卷内目录和封面均由计算机打印，案卷标题统一，卷盒和卷皮经档案局监制，结实整齐，但个别卷皮有手工填写（扣分）3.收集。（标准分7分，自检得分分）
（1）各业务档案文件收集和归档均由科室按月完成，及时移交档案室，由档案室负责打印目录、装订、入库、上架。（2）我局按规定对文件收集、整理在科室形成。4.整理。（标准分6分，自检得分分）
（1）按照省上要求，结合我局实际情况对社会保险业务材料进行分类。分类方案采用：保管期限－业务环节－年度的方法、档号采用全宗号－分类号－案卷号。我局严格按照此方案整理。
（2）按照业务档案管理规定，档案室在接收完各业务科室档案资料后统一编号。入库上架。
（3）我局历年业务档案在库房内统一保管，也正在整理过程之中。
（4）我局各门类档案按永久、100年、50年、30年、10年保管期限，分别排列存放。5.保管。（标准分5分，自检得分分）
（1）我局建立了规定的全宗卷。我局编写移交清册、销毁清册、业务档案查询记录、案卷定期检查情况记录、档案保管期限表、档案数量利用情况统计表。
（2）定期检查库房温湿度。（扣分）
（3）定期检查业务档案受损情况，并有记录。
（4）对受损的档案按时检查、修补。
6.鉴定销毁统计（标准分4分，自检得分分）
（1）成立了鉴定领导小组，但因业务档案规定自201*年下发。不存在销毁相关业务。
（2）还未销毁相关档案。
（3）业务档案进出登记，并有记录。
（4）每月对业务档案进行通报，按半年统计上报。7.移交。（标准分3分，自检得分分）
（1）按规定永久档案每10年向档案馆移交一次，目前还不符合移交条例。
（2）没有符合移交档案馆的档案。三、利用服务（标准分15分，自检得分分）
（1）严格按照不同业务、不同门类，和永久、100年、50年、30年和10年的保管期限编制目录。（2）实现了机读目录。（3）按要求编制目录。
（4）我局将在201*年上半年实现业务档案电子化管理。2.利用。（标准分5人，自检得分分）
（1）业务档案管理人员熟悉室藏，调卷迅速准确。（2）建立了借阅登记制度，同时有利用效果反馈登记。（3）形成了服务实例，并形成了文字材料。（4）实现了计算机查询利用。3.查询。（标准分2分，自检得分分）
我局业务档案多年来积极为个人提供查询，为单位和个人查询个人信息。
我局社保业务档案管理工作将根据人力资源和社会保障部、国家档案局和甘肃省有关档案管理的规定，达到标准化、规范化和信息化的要求。
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社会保险业务档案达标验收自评报告
达标验收自评报告全省社会保险业务档案达标验收工作领导小组：
为了提高我市社会保险业务档案管理水平，使档案工作不断走向科学化、规范化轨道，在市人社局和市档案局领导的高度重视和指导下，全局各业务部门为全面落实《社会保》，开展了险业务档案管理规定（试行）（以下简称3号令）卓有成效的工作。最近，我局对照《社会保险业务档案达标，对档案管理工作进行了全面的自检、验收内容和得分标准》自评，自评得分分，现申请省验收，申报等级为优秀。下面，将我局自检情况报告如下：
一、组织管理（一）管理办法（标准分5分，自检得分5分)
1、3号令颁布实施后，我局立即按照《辽宁省社会保险（以下简称省实施细则）业务档案管理实施细则》，着手研究制定本单位本系统的业务档案管理办法。我局在制定管理办法的过程中十分慎重，组织专业人员多次深入基层了解情况、探讨业务、倾听建议，经过反复细致的调研，我们结合实际制定并下发了《本溪市社会保险事业管理局业务档案管》理办法（试行），并从201*年7月正式启动了市本级业务档案规范管理工作。根据省实施细则，我局结合经办职能和工作流程的实际特点，调整增加了业务环节，补充完善了分类方案，使我局业务档案管理工作更加有章可循、有法可依。
2、去年11月初全省社保业务档案管理工作会议后，我局立即召开了领导班子会议，及时传达了全省会议精神，并对贯彻落实工作进行了全面部署。会议议定，今后要把档案管理作为一项长期、重要的专项业务，列入议事日程，并在经办规程中加以明确。会议明确，由展伟副局长分管档案工作。
3、为进一步加强社保业务档案管理，明确工作职责，我局结合3号令和省实施方案，制定下发了《关于印发本溪（市社保局业务档案整理实施方案的通知》本社险发201*12号），以文件的形式成立了市社保局业务档案管理工作领导小组，领导小组下设办公室，负责管理局档案室并具体落实业务档案管理有关工作。同时，在局办公室工作职责中，把业务档案管理工作作为一项重要内容加以明确。
4、全省社保业务档案管理工作会议之后，我局领导班子把业务档案工作列入重要议事日程，在每月召开的工作调度会上都要通报各部门业务档案工作进展情况，为全面完成达标验收工作，分管局长和局长在点评重点工作时，都把档案工作作为一个专题进行安排和部署。
5、我局已将业务档案管理纳入年度工作计划，并把此项工作列为重点工作之一，同时，结合人力资源和社会保障2事业发展“十二五”规划制定了档案管理工作发展规划。
（二）管理人员（标准分8分，自检得分8分)
1、为切实加强档案管理，完善机构建设，我局成立了社保业务档案管理工作领导小组，健全了档案管理网络。目前，我局分管档案工作的局领导1人，档案管理部门负责人和档案中心主任各1人，专职档案员2人，各部门档案工作负责人19人、兼职档案员19名，形成了专兼职相结合、健全的档案管理网络体系。目前，我局室藏档案总计61525卷，今后每年预计增加50000卷（件）（件)
，档案工作人员与管理的档案数量相匹配，能够适应档案工作未来发展的需要。
2、我局自成立档案管理机构以来，由于建立健全了档案管理各项规章制度，档案管理人员能够严格遵守规章制度，因此，未发生任何违反档案法律法规问题。
3、年初，我局根据档案工作发展需要，针对部分兼职档案员岗位变化的实际下发了《关于重新选聘兼职档案员的通知》，确立了兼职档案员的任职条件标准，并登记备案，由局办公室审核批准。新的档案管理网络专、兼职档案管理人员共21名，学历均在大专以上。
4、我局自组建新的档案管理中心以后，形成了有专业机构、专业队伍的档案管理新格局，也保证了档案管理人员的相对稳定，对各部门兼职档案员也明确提出了相对稳定的3要求。
5、为不断提高我局档案管理人员的业务素质和专业技能，档案管理中心对专、兼职档案员制定了完善的培训计划，对专职档案员，有计划地安排他们参加市档案局“岗位继续教育”培训；对兼职档案员，每年要进行至少两次业务培训。今年，为了保证业务档案归档质量，我们开展了4次集中培训，并多次邀请市档案局的专家深入业务部门做现场指导。
（三）管理措施（标准分7分，自检得分7分)
1、我局结合工作实际制定了《档案主管领导岗位职责》和《档案管理人员岗位职责》，明确了分管领导和档案管理人员的工作职责，并上墙公示。
，并以图版方式2、我局制定并下发了《档案工作流程》上墙公示，实现了档案工作的条理性、规范性，增强了档案工作的透明性。
3、今年，结合业务档案规范管理，我局重新修订和完》善了《本溪市社会保险业务经办规程（试行），业务档案工作成为新规程中一项重要内容。
4、年初，为确保完成社保业务档案达标验收工作，我局对各部门档案工作实行目标责任制管理，与各部门签订了《业务档案工作目标管理责任书》，把档案工作与分管领导、部门负责人以及兼职档案员的年度考核评比挂钩。对全面完成档案工作目标任务的，年终依据本局有关规定进行表彰，4并在评先评优、提职晋级等方面给予优先考虑；对违反档案管理制度、未按规定立卷归档或未按时限要求移交档案等，实行一票否决制，取消所在部门年度评优资格，相关责任人不允许参评先进工作者并不得被提拔任用。
5、我局对两县社保局的档案工作实行业务垂直管理，两县社保局档案工作与市局实行统一管理制度、统一工作流程、统一分类标准。市局每年都定期到两县社保局对档案工作进行指导和检查。
二、设施建设（一）档案用房（标准分10分，自检得分10分)
1、为适应档案管理的需要，我局新建了400多平方米的档案专用库房，并在经办大厅改造规划中，已确定将目前个体保险处的经办大厅整体划归档案管理中心。同时，我局计划在明年继续扩大档案设施场所建设，在市区选择合适地点建设一座新的档案室，以适应档案未来发展的需要。
2、我局现有档案专用库房的总面积为488.5平方米，其中221.5平方米用于业务档案。目前，业务档案的存放量为，库房面积符合达标所规定的标准。48870卷（件)
3、为实现档案安全管理，我局档案库房配置了防盗门、电子监控系统、温湿度表、除湿机、防磁柜、消防设施等，各种设备设施运转正常，为档案安全提供了坚实的保证。因此，不存在安全隐患问题。
54、我局档案《库房管理员工作职责》和《库房管理制度》对库房卫生有明确的管理要求，库房管理员能够严格执行库房管理制度，使库房常年如一日地处于整洁、干净状态。
5、我局原档案室已实现了办公室、阅档室、库房“三室分开”。在经办大厅改造规划中，我局已决定将个体保险处经办大厅全部划给档案管理中心，重新建设与档案管理工作要求相适应的办公室、阅档室、整理室、扫描室和服务大厅。但此项工程需待四楼经办大厅改造完成、个体保险处整体迁出后才能实施，工程预计在明年3月全部完工。此项是否扣分，请评委斟酌。
（二）档案用具（标准分5分，自检得分5分)
1-2、我局档案专用库房分为A、B、C三区，其中A区安装密集架143节，目前存放业务档案；区安装密集架118B节，用于存放企业退休人员档案；区87节密集架尚未使用。
C目前，A区可以满足34年业务档案存放需要。
3、我局所使用的档案装具质量和规格均符合国家标准。档案盒式样是由我局和市档案局按照省实施细则的要求印制的，盒正面上有市社保局标识，盒脊背及封面印有全宗号、机构（险种）、保管期限、年度、档案类别、业务环节、室号、盒号、起止件号等信息。
（三）设施设备（标准分10分，自检得分10分)
1、我局档案保管达到了“九防”要求：一是在库房两6侧通道安装了防盗门和监控摄像头，达到了防盗要求；二是将档案库房设在地下，达到了防光要求；三是库房四周均设有排风通道，与地面天井相通，满足了通风和防高温要求；四是库房内、外均配置了数量相符的灭火器，达到了防火要求；五是配备了3台去湿机，达到了防潮要求；六是配备了吸尘器，达到了防尘要求；七是配备了防磁柜，达到了防磁要求；八是定期投放灭鼠药，达到了防鼠要求；九是投放了杀虫药，达到了防虫要求。另外，由于档案库房位于地下，我们安装了自动排水系统，可以预防和避免水患。
2、我局档案室设施齐备，包括12台计算机、7台扫描仪、1台DVD光盘刻录机、2台复印机、11台打印机、1台数码摄像机和1台数码照相机，可以满足档案工作需要。
3、为实现档案管理信息化和数字化，改变传统的管理模式，我局与东软集团签订了档案管理信息系统应用软件开发协议，经过几个月的研制、开发，目前除电子扫描程序外，其它程序已投入应用。我局201*年的归档工作完全通过新的档案信息系统管理软件，实现办公自动化管理。
4、我局的档案信息系统管理软件，是目前正在研发的“金保工程”软件中的一个组成部分，与社保业务经办系统是统一的整体，能够达到资源共享。
三、专业建设（一）相关制度7我局按照档案管理有关规定，结合3号令的要求，及时修改完善了档案管理各项规章制度，建立了一整套较为完善的制度体系，形成了新的《社保局档案管理制度汇编》，主要包括：
、、《档案归档制度》《档案保管制度》《档案保密制、、、度》《档案移交接收制度》《档案查阅利用制度》《档案鉴、、定销毁制度》《档案管理人员岗位职责》《档案库房安全管理制度》等16项规章制度，使档案管理工作从材料收集、整理、编目到归档、移交、利用等每一个环节都有章可循、有据可依。
（二）立卷1、我局在今年9月中旬前完成了201*年业务档案的立卷归档工作，各部门移交档案完整有序。
2、我局业务档案主要涉及16个部门、8大类（不含失、91个业务环节，在业务经办过程中形成的所有档业保险）案材料，均由业务部门统一整理、装订、组盒，由档案中心统筹安排验收、入库和上架。
3、按照省实施细则和本局管理办法规定，各业务部门负责人是本部门业务归档的第一责任人，各岗位工作人员负责随时收集整理本岗位业务经办中所形成的档案资料，及时立卷保管，确保了档案资料的齐全、完整和安全。
4、经过多次档案业务培训和现场指导，我局各岗位工作人员都能按规定对档案资料进行分类、排列、装订，经对201*年归档案卷审核，达到了分类准确、排列合理、保管期8限划分准确的要求。由于档案整理工作完全由各业务部门独立完成，在案卷质量方面按国家和省要求还有一定差距。
（三）收集1、在制度的规范下，通过专兼职档案管理人员的严格管理，我局业务档案资料实现了随时收集、及时整理、定期移交，保证了档案资料的齐全完整。目前，按3号令的要求，我们已将201*年收集整理的业务档案资料全部归档，并及时移交到档案中心。
2、按档案管理规定，我局业务经办环节中产生的有关信息数据定期制作成光盘，移交档案中心归档管理。目前，业务台账和计算机数据均实现了光盘保存，档案信息数据随信息中心计算机数据“每日备份、每月异地备份”进行管理。我局的电子文件、影像声像等电子档案统一在档案中心库房保管，存放于防磁柜内。
（四）整理1、按3号令和省实施细则的要求，我局结合业务经办流程实际特点，通过逐个部门、逐个环节的细致调研，编制了切实可行的分类方案，使各业务部门在归档过程中能够依据分类方案，及时、完整地收集业务材料，达到了规范管理的要求。
2、我局业务部门按照档案管理规定和工作流程，能够在业务档案整理工作中，对归档材料进行规范的分类、排列、编号和编目。
93、目前，我局包括历年档案在内的所有业务档案全部按要求分类整理，移交档案中心库房统一保管，不存在零散存放现象。
4、我局业务档案按编码方案在库房内统一保管，各类档案按照永久、100年、50年、30年、10年保管期限依次排列，同一保管期限的业务档案，做到了同年度、同险种、同环节集中存放。
（五）保管1、市档案局为我局分配了全宗号239。为建立规范的全宗卷，在市档案局的指导下，我局编写了全宗介绍、全宗目录、档案查阅利用情况记录、案卷定期检查情况记录、档案移交销毁清册等。
2、我局设计并制作了档案中心库房平面示意图，并且按要求和规章制度一并悬挂上墙。
3、为随时掌控档案库房温湿度情况，我局在库房内配置了精确、可靠的温湿度标准测量仪，由专职档案员定期检查并做好温湿度记录；为控制好库房内温湿度，保持库房通风良好，我们还配备了3台去湿机，保证了库房温度和相对湿度始终在标准范围之内。
4、我局专职档案员能够按照《档案保管制度》要求，定期对库房档案进行全面检查、清点，几年来，未发生档案破损、丢失、霉变等问题。
105、我局在档案整理工作中，对需要修复的业务档案材料及时进行了修复和托裱，采取了有效的保护措施，保证了档案材料的整洁、完整。
（六）鉴定销毁统计1、今年，随着机构人员变动，我局及时调整了档案鉴定销毁工作领导小组，负责档案鉴定销毁工作，对已超过保管期限的财务凭证档案，经请示市审计局、市财政局，暂不能做销毁处理。因此，目前没有需要销毁的档案。
2、我局建立了《档案鉴定销毁制度》和《档案销毁清册》，由于业务档案没有需要销毁的，所以暂时不需要履行鉴定销毁手续。
3、按《档案移交接收制度》和《档案查阅利用制度》规定，库房管理员能够认真对接收的档案进行审核、入库，对查阅、借出的档案进行出入库登记，并实现了计算机软件管理。通过严格管理、定期检查，确保了统计台账数据准确，账物相符。
4、我局业务档案管理软件兼备统计报表功能，除完成常规统计外，还具备一些所需要的特殊数据的统计功能，完全能够满足档案管理工作的需要。
（七）移交1、按规定，我局目前还没有符合移交条件的档案，所以暂时不需要向市档案馆作出移交。
112、由于未发生向市档案馆移交档案业务，所以暂时没有履行任何移交手续。
“档案员工作3、我局档案管理员岗位职责中明确规定，调动或离岗，要及时履行交接手续”。到目前为止，我局档案管理人员未发生工作调动情况。
四、利用服务（一）检索工具1、我局的档案管理信息系统软件具有强大的检索功能，我们利用计算机软件对室藏档案按照不同门类、载体和保管期限编制了归档目录，还依据业务档案的整理顺序对归档目录进行了编排，目录表项目包括：件号、责任者、题名、日期、页数和备注等。
2、为满足档案管理的需要，我局按保管期限编制并打印了全引目录。3、我局室藏档案完全实现了计算机管理，新的档案管理软件应用前，旧档案信息数据已导入新的软件系统中（数据整理尚未结束）。新软件可以满足各种检索条件的需求，更好地完成档案检索工作。
4、我局各种档案目录均以“年”为单位，一年一编，做到了及时续编，且目录符合专业要求。
5、我局购置了7台高速扫描仪，并定购了100台高拍仪用于开展档案工作。由于档案管理软件电子扫描程序开发12尚未结束，目前，业务档案电子扫描工作尚无法开展，待软件开发结束后完成电子扫描业务。
（二）利用1、我局专职档案员均经过培训上岗，在我局专门从事档案管理工作多年，熟悉室藏，能够通过手工检索和计算机检索两种方式迅速调取所需档案，调卷迅速准确。
2、我局依据《档案查阅利用制度》，在档案管理软件中建立了档案借阅程序和借阅登记表，凡借阅档案的，必须履行审批、登记手续。档案管理人员对档案利用效果随时做好反馈登记。近两年来，档案中心共受理查阅档案1935人次，累计调卷2645卷，利用效果反馈126次。
，结合反3、多年来，我局依据《档案利用效果登记簿》馈情况，对档案利用过程中效果显著的事例，按时间顺序进行了收集整理，并形成了《档案利用服务实例汇编》。截止目前，共编制利用服务实例56篇。
4、我局的档案管理软件，是我局“金保工程”软件系统中的一个组成部分，通过网络与各业务部门互联互通，可以支持业务部门对档案的网络查询。
（三）查询1、我局随“金保工程”建设，建立了完善的参保信息查询系统，为方便百姓前来查询社保业务，在一楼大厅设置了4台电子触屏查询系统，工作日期间免费提供查询服务。
132、我局的信息查询系统功能全面，能够为参保人员提供养老保险个人账户、养老保险缴费、养老金待遇政策、医保药品目录、医保刷卡消费以及有关社保政策法规等信息数据，基本满足了参保人的各种信息需求。另外，我局还在各楼层业务经办大厅设立了咨询服务窗口，同样方便参保单位和个人查询、咨询业务。
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