供电企业物资采购管理标准
Q/GXD
Q/GXD216.03-201*广西电网公司企业标准供电企业物资采购管理标准
201*-04-20发布201*-05-01实施广西电网公司发布Q/GXD216.03-201*
目次
前言................................................................................4221范围............................................................................4232规范性引用文件..................................................................4233术语和定义......................................................................4234总则............................................................................4235职能职责........................................................................4236管理的内容与要求................................................................4237统计与报表......................................................................4248检查与考核......................................................................4259回顾与改进......................................................................425
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前言
为加强和规范广西电网公司物资采购管理，全面提高公司的供电企业物资采购管理水平，按照安全生产风险管理体系建设的要求，制定本标准。
本标准由广西电网公司标准化委员会提出并归口。本标准起草单位：广西电网公司物资公司本标准主要起草人：彭林华
本标准主要审核人：邢建、王伯杨、张晓沙、陈本标准审定人：李弛本标准批准人：何朝阳
本标准由广西电网公司物资公司负责解释。
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丹、张近胜、何基斌
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供电企业物资采购管理标准
1范围
本标准规定了广西电网公司供电企业物资采购管理的职责、管理内容与考核的要求。本标准适用于公司所属供电企业，代管供电企业可参照执行。2规范性引用文件
中华人民共和国招标投标法（1999年8月）中华人民共和国政府采购法（201*年）中华人民共和国合同法（1999年3月）
广西电网公司物资阳光采购实施细则（桂电物〔201*〕3号）Q／GXD216.01201*设备材料招标管理标准供应商管理标准（桂电企〔201*〕13号）
设备材料评标专家库及评标专家管理办法（桂电物〔201*〕1号）
上述文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。本标准颁布时，所列文件版本均为有效。有修订时按最新版本执行。3术语和定义
劳动保护用品以及其他物料物品。4总则
为规范供电企业物资管理，提高物资使用效率，实现物流畅通，控制生产成本，保证供应、优质服务。促进物资管理制度化、标准化、规范化，完善物资采购管理标准。提高供电企业的整体效益和规模效益，特制定本标准。5
职能职责5.1物资职能部门
5.1.1执行国家相关法律法规和上级公司有关规定，负责制（修）订本企业物资管理规章制度，履行物资管理职责；
5.1.1负责本企业的物资采购管理工作，负有组织、协调的职能；5.1.1负责物资采购信息的收集与发布，建立和管理本企业物资信息系统。5.2财务部
5.2.1负责在其职责管理范围内协助物资职能部门做好物资采购工作，参与相关项目设备材料招标活动；
5.2.2落实项目资金，按工程进度、合同拨付项目款项，监督项目资金的使用。5.3生产技术部
5.3.1负责在其职责管理范围内协助物资职能部门做好物资采购工作，参与相关项目设备材料招标活动。
5.4市场营销部
5.4.1负责在其职责管理范围内协助物资职能部门做好物资采购工作；参与相关项目设备材料招标活动。
5.5工程建设部门
物资是指企业在生产经营过程中购入的原材料、燃料、辅料、零部件、设备、配件、办公用品、
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5.5.1负责在其职责管理范围内协助物资职能部门做好物资采购工作；参与相关项目设备材料招标活动。
5.6监察部门
5.6.1按照监察相关规定，有权对本企业物资采购活动全过程实施监督和必要的责任追究。5.7审计部门
5.7.1按照审计相关规定，有权对本企业物资采购活动全过程实施审计、监督和必要的责任追究。
6管理的内容与要求
6.1物资采购管理原则
6.1.1物资采购应遵循计划采购原则；物资采购坚持先利库、后采购和直达、短距、批量的原则，适用、及时、经济原则。减少中间环节，努力降低采购成本，减少资金占用和降低库存积压；
6.1.2在物资采购工作中，要坚持比质比价、择优采购的原则。坚决杜绝人情货、关系货，确保物资采购质量。必须坚持按计划采购，实行采购责任制，责任到人，谁采购谁负责；
6.1.3物资采购工作必须严格遵守国家有关法律法规和公司相关规定，遵循公开、公平、公正、择优和诚实信用的原则。
6.1.4招标工作应遵循“三分离”原则：推荐投标人与评标与定标分离。6.2物资采购管理内容
6.2.1物资采购管理工作包括：选择采购方式，选择供应商，选择评标专家、采购实施、合同管理和采购档案管理。
6.2.2选择采购方式采购方式包括招标采购与非招标采购两种方式。
6.2.3建立健全本企业招投标组织机构，成立本企业招标采购领导小组和招标采购工作组。6.2.4按照广西电网公司《供应商管理标准》及有关规定选择供应商。
6.2.5参照广西电网公司《设备材料评标专家库及评标专家管理办法》制定本企业的评标专家库，按照有关规定组织物资招投标活动的评审工作。
6.3招标采购
6.3.1由本企业组织采购的大宗设备材料且金额较大的物资，具备招标条件的应实行招标采购，报本企业招标机构组织招投标。招投标工作须按照国家《招投标法》及广西电网公司《设备材料招标管理标准》的有关规定执行。按照公开、公平、公正的原则，贯彻执行供应商推荐、评标、定标三分离。
6.3.2对同一批次且同一类型的物资采购金额达到１０万元及以上的，应按照《中华人民共和国招投标法》、广西电网公司《设备材料招标管理标准》有关规定，采用招标采购的方式进行采购。
6.3.3非招标采购可采取以下方式：竞争性谈判、单一来源采购、询价采购。6.3.3.1竞争性谈判采购
符合下列情形之一的货物或者服务，可参照《中华人民共和国政府采购法》采用竞争性谈判方式采购：
a招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；b技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；c采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；6.3.3.2单一来源采购
符合下列情形之一的，可参照《中华人民共和国政府采购法》采用单一来源方式采购：
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a、只能从唯一供应商处采购的；
b、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
c、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的。6.3.3.3询价采购
对同一批次或同一类型的物资采购金额在１０万元以下的（公司规定需要招标的设备除外），采购的型号规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资，可按照《中华人民共和国政府采购法》（201*年）进行询价采购，实行集体会审（会签）制度。坚持货比三家的原则，除仅有唯一供货单位或企业生产有特殊要求外，物资采购应当选择三个以上的供货商，从质量、价格、信誉等方面择优采购。由物资职能部门根据询价采购情况，编制采购清单，注明设备材料的生产厂家、数量、价格，经相关部门（生技、工程、营销）、财务、审计会签，经本企业领导批准后进行采购。
6.4采购人员要做好采购物资的提货、结算、运输、进库验收工作。提货过程中，按提货单验明设备材料的型号规格及参数是否符合，同时与供方及时进行结算，在设备材料进库验收后7天内与财务进行报账，不得拖延。在运输过程中，要确保设备材料安全运输，严防丢失。设备材料进库后3天内配合保管员完成设备材料的验收工作。
6.5合同管理
6.5.1在物资采购过程中，必须按照《中华人民共和国合同法》条款与供应商签订物资买卖合同，杜绝口头协议或不规范的订货行为；
6.5.2对合同的履行和执行情况要及时跟踪，及时与供货方联系，对已履行的合同要及时注销，装订归档保存；
6.5.3建立合同台帐，做好合同的催交、付款和合同质保金的管理工作并做好记录。6.6采购档案管理
6.6.1在物资采购活动中，对采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。
6.6.2采购文件包括采购活动记录、招标文件、投标文件、评标标准、评标报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及采用非招标采购方式其他有关文件、资料。7统计与报表
7.1收集、汇总、整理招标采购和非招标采购资料，按有关规定及时统计编制报表，按要求按时逐级上报。8检查与考核
8.1按照企业内部经营责任制考核办法对物资采购管理进行年终考核。9回顾与改进
本标准由供电企业物资职能部门针对执行情况按照每年一次进行总结回顾，并提出改进或修订意见报广西电网公司物资分公司。
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扩展阅读：关于电网企业物资采购与管理策略探讨
关于电网企业物资采购与管理策略探讨
随着电源和电网的大力发展,电力建设处于新一轮的高潮期,电力物资的需求量相应增大。目前,我国电网已进入超高压、远距离、大容量、交直流输电并存的发展阶段,电力生产建设对电力物资质量的要求不断提高。电力企业物资采购管理工作直接影响到电力生产成本和电力建设工程造价,关系到电力生产的安全稳定与经济运行,关系到电力企业的整体经济效益。当前电力安全生产非常严峻、电力供应紧张的形势下,一方面,电力生产建设对电力物资需求的质与量的要求不断提高,电力物资供应的任务十分繁重。本人在长期从事500kV输变电工程建设和生产物资采购中,对如何防范物资采购风险,确保生产、建设物资及时准确到位做了一些思考,不足之处,望广大同仁批评指正。
二、电力物资采购风险识别
1.电力物资采购风险概念。电力物资采购风险是指物资采购的预期目标与实际结果出现偏差的可能性。电力物资采购风险是广义的概念,采购风险贯穿于整个采购过程的各个环节,涉及到采购计划的制定、供应商选择、采购决策、订单处理、采购运输、验收入库、直到使用寿命结束为止的过程中所面临的各种风险,而不仅限于向供应商购买物品的过程。2.电力物资采购风险的分类。根据电力物资采购风险的形成机理,常见的采购风险可分为外因型风险和内因型风险两大类。2.1外因型风险。主要包括意外风险、市场风险、社会风险和供应商风险。2.1.1意外风险。物资采购过程中,严重的自然灾害和灾难(如台风、洪水、地震、火灾等)、战争、叛乱、动乱等不可抗力因素,以及无法控制和不可预测的信息系统和设备故障、通讯故障等都可能导致物资订购、运输和存储等工作无法正常开展进行,从而出现意外风险。2.1.2市场风险。虽然物资采购遵循公开、公正、公平的原则,但受客观条件限制,市场变化的不确定性会导致不能完全保证采购到质优价廉的商品,难以实现预期采购目的,形成市场风险。包括:市场信息虚假、货币汇率变化、国内外经济形势变动。2.1.3社会风险。电力物资采购活动的过程会受到社会的影响,包括有关社会经济制度、物资采购有关的法律、法规及相关政策等诸多因素的影响。包括:政策变化、体制改革。2.1.4供应商风险。由于市场环境的复杂多变,物资采购相关法律环境的约束与保护薄弱,执法手段力度不足,供应商不规范行为会带来价格、合同和质量等方面的风险。包括:支付风险、价格风险、合同风险、质量风险。2.2内因型风险。主要包括决策风险、计划风险、采购订货风险、运输风险、验收风险和存量风险。2.2.1决策风险。管理层或主管人员由于管理或业务水平,以及责任心方面的原因,针对各种情况作出不利或错误的决策,会引发决策风险。包括:立项论证不足、屈从领导意见、人员专业水平不高。2.2.2计划风险。物资采购主要是通过编制和实现物资供应计划来进行的,物资计划的编制和各类集中采购物资的需求计划上报等环节出现问题都可能带来计划风险。首先,电力市场需求实际走势和调查预测的偏差会从宏观方面直接影响到生产、基建计划,并间接影响采购计划制定的适应性。其次,因工程项目设计时缺少相关完整具体技术指标、后期设计变更和应急项目未经严格审批等会造成采购计划频繁调整,影响到前期按照招标结果签订合同和后期顺利地执行订货合同。因此,计划管理技术不科学,计划管理工作不严格会导致物资需求计划编制和上报过程出现问题。由于以上原因,采购数量、规格型号和技术参数、交货进度、运输计划、使用计划、质量计划等与采购目标发生较大偏离,出现计划风险。2.2.3采购订货风险。采购订货风险源于物资采购业务人员不能正确理解管理人员的意图或未按物资采购程序规范操作等。一是选择供应商风险,物资采购供应没有遵循国家和本企业的相关法律、法规和程序选择供应商,出现采购信息不公开、采购政策不合理、采购程序不规范、采购过程不公平等问题。其次是采购订货合同风险,主要是对合同风险管理不严格,在物资采购订货合同正式签订时,未对合同中的条款进行深入研究,查找是否有潜在的合同风险,对物资采购产生不利影响。2.2.4运输风险。电力工程技术资金密集,所用物资设备品种多样、数量巨大,生产周期较长,供货厂家遍布各地,采购范围广泛,运输距离远,专用设备较多,并且运输方式有公路、铁路、水路、空运等多种方式,受外界影响较大,在运输中会出现各种风险。2.2.5验收风险。物资运输到仓库或工地现场前要进行数量、品种、规格、质量、价格、单据等多方面的审核和验收,符合合同要求,手续齐全,才能接受,但是在验收过程中,往往存在验收风险,数量、质量和品种规格等问题是物资验收过程中较易发生的风险。验货时未能严格按规章制度进行操作,接收不符合合同规定要求的货物,从而引发产品验收风险。
三、电力物资采购风险评估
1.电力物资采购风险评估范围。文中讨论的采购风险是指贯穿于采购过程的各个环节,包括采购计划的制定、供应商选择、采购决策、订单处理、采购运输、验收入库直到使用寿命结束为止的过程中所面临的对电力生产、技改、基建等有重要影响的各种风险。根据以上对物资采购风险的分类,采购风险评估针对外因型风险和内因型风险展开。2.电力物资采购风险分析评估。电力物资采购风险评估是指在风险识别的基础上,把风险发生的概率和损失程度结合其他因素综合考虑,得出系统发生风险的程度以及可能性和可控性、可预见性。通过评估分析可以看出,电力物资采购风险管理主要分为两类,处于高风险区的一级风险,包括供应商风险、计划风险和采购订货风险,处于中、低风险区的二级风险,包括意外风险、市场风险、政策风险、决策风险、运输风险和验收风险。
四、电力物资采购风险应对
1.采购风险的主要对策。在风险控制中通常采用的风险对策有:风险回避,风险控制,风险转移,风险自留,风险分散等。1.1风险回避。当风险潜在威胁较大,不利后果严重,又无其他有效对策,采取主动放弃,改变目标和行动方案来回避风险。风险回避是将风险影响降到最低,也不再将其他风险或获利情况作比较讨论。1.2风险控制。通过采取多种措施减少风险发生的可能来减小损失。它是建立在对所有可能风险给予明确分析测定之后实施的应对措施,主要针对已知风险和可预计风险。1.3风险转移。又称为合伙分担风险。其目的是通过若干技术手段和经济手段,将风险部分的或全部转移给其他人承担。实施这种策略的同时,也转移了可能由风险带来的利益。1.4风险分散。主要是通过增加承受风险的单位数量以减轻总体风险的压力,使得多个单位来共同承受风险,从而使风险管理者减少风险损失。2.电力物资采购风险对策的选择。通过对电力物资采购所面临的现实风险和潜在风险的分析和衡量,针对各级风险发生的可能性,损失影响以及风险承受能力,制定如下的风险控制对策如表2所示。风险因素控制对策中仅对每种风险因素给出一到两种主要对策选择,而在实际物资采购风险管理中要根据实际的情况选择几种风险对策的组合。3.电力物资采购主要风险应对措施。供应商风险、计划风险和采购风险作为电力物资采购风险的主体,成为风险管理中的监控焦点。针对电力物资采购运作的实际情况,宜采取如下应对方法:3.1供应商风险应对。加强对供应商的选择和考核,按照严格准入、量化评价、过失退出、动态管理的原则,制订出一套可操作的供应商管理办法和流程约束、规范供应商行为。首先严把供应商准入关,对供应商的质量体系和质量保证能力进行调查、审核和评价,到现场进行生产能力和技术水平的实地考察,并结合供应商的业绩权威部门、运行单位和同行评价,综合确定合格供应商准入资格;其次,在合同履行的过程中,建立完善设备监造、催交协调机制,加大设备催交力度,及时协调解决设备催交催运中发生的问题。最后,要开展对合格供应商的考评和动态管理,按考评标准要求对一个评价周期的合同供货质量、合同履约率、准时交货率、到货合格率、价格水平、合作态度、售后服务等进行综合评价,并进行指标的量化、备案记录,实施对合格供应商的动态管理,需要特别指出的是,除了常规的周期考核评价外,对于供应商出现严重质量问题、诚信危机等须立刻启动专门的评价评估和采取果断措施止险。3.2计划风险应对。物资需求计划管理工作是物资管理工作的主线,是实施物资归口管理、集中采购和集约经营的关键。物资采购必须实行计划管理,所有物资采购应有计划并严格按计划执行,根据下达的生产、技改、基建项目计划,会同工程建设和生产运营等项目管理部门,按季度、月度准确、及时地编制和上报本单位物资需求计划。在上报计划时要严格按需求计划表要求,结合各项目工程的实际需要,科学地确定合理的交货期,既保证生产厂家有合理的生产周期,又不将交货期拖的太长,尽量减小市场原材料价格波动对物资工作带来的影响。此外,因项目或计划变更,由变更单位按程序对原报需求计划进行修订,报上级审核调整后方可执行。应急物资按应急需求制定计划,并注意及时更新变动。3.3采购订货风险的应对。物资采购供应按照公平、公开、公正的原则和落实招标采购按制度化、程序化、规范化进行,确保采购信息公开、采购政策合理、采购程序规范、公平公正地评标、确定供货厂家和产品价格,尽量消除人为因素对采购决策的影响,做到技术上可靠,经济上合理。严格订货合同管理,规避合同订货风险。所有物资采购均应按审批的物资招标结果和采购计划,进行技术协议的签订和确认,及时签订合同。在合同谈判中发生的对技术方案、数量、价格、交货期有重大变动的,应及时办理相关报批手续,在得到批准后,方可签订合同。合同签订应严格执行国家法律法规和企业内部合同管理有关规定,并按流程进行合同审核,所签合同应按规定进行鉴证。
五、结语
综上所述,电力企业物资采购供应过程中任一环节出现问题,都会产生风险。从经营角度讲,可能造成资金回笼和资金周转的风险;对电力生产建设而言,可能造成交货期延误,或购进质劣价高物资,影响电力生产、建设项目的工程进度,给今后电网的安全运行埋下隐患,从而带来不利的政治、经济、社会影响。强化和规范物资采购风险管理,把好物资采购关,直接关系到电网企业安全供电、电力建设工程的优质按期投产和公司及各投资方的整体经济效益、工作效率和所能提供的最佳综合社会效益。
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《供电企业物资采购管理标准》
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