工 作 汇 报-外贸团队建设草案
工作汇报
201*-4-20陈银EmmaChan
尊敬的各级领导：
外贸部新员工陈银现就入职三天以来的工作情况进行汇报：
首先是自我自主安排的工作内容：
1．在行政部蒋康丽的带领下熟悉公司环境，包括办公楼、车间、仓库、食堂、宿舍等等。
2．熟悉公司产品类别及行业的相关信息：
A公司主要产品类别：汽车防弹玻璃，建筑防弹玻璃，防爆玻璃，钢化玻璃，彩釉钢化玻璃及夹层玻璃等；其中防弹玻璃是我司的主打产品（仅凭个人感觉判断）。
B国内防弹玻璃的主要标准：
国家标准：GB17840-1999；行业标准：GA165-1997
防弹玻璃胶片厚度与防弹能力成正比；防弹玻璃本身的厚度与防弹效果成正比；由钢化玻璃制成的防弹玻璃优于普通玻璃制成的防弹玻璃C通过公司产品图册进一步了解产品特色等
在刘总的领导下，参加了外贸部门总监提供的新人培训，初步熟悉公司外贸部门的工作概况：
1.产品概况：公司主打产品是车辆防弹玻璃，利润空间大，且1.7cm厚度的车辆防弹玻璃加工技术最成熟
2.客户开发周期从客户提供车辆玻璃原片到交货通常为1个月；此类订单量一般不大。
3.建筑防弹玻璃，又称平形防弹玻璃，一般需要客户提供颜色、厚度、安全级别等要求。目前公司防弹玻璃尚未做国际权威认证
4.公司目前只接受人民币付款，外汇付款暂时无法处理；不接受信用证，贸易条款只建议客户做工厂交货，所有产品没有详细系统的报价单，没有FOB、CNF、CIF等报价核算
5.熟悉日常工作中将涉及的其他部门负责人
6.初步了解车间及各类大型机器的名称、作用
外贸部门总监交代的已完成/待完成工作：
1.接待客户。接待客户时只负责接待，不能涉及客户信息、产品、价格等等（已接待两次）
2.制作所有外贸单证，相关信息由总监提供：PI、CI、PL、合同等等（模板已经做好，尚未上交总监）
为未来外贸团队规划、建设，必须尽快熟悉产品、市场、客户群体特征、外贸部门整体情形等等所需要的材料或信息：
1.产品退税率（不清楚）
2.公司是否由自主进出口权（没有）3.产品总报价单及成本对照表（没有）
4.公司产品的详细参数表、产品突出特点（没有）5.产品设计草图或示意图等等（没有）
6.外贸部门历年开支预算及实际支出统计、年销售额、年利润率、发展规划等等（没有）
7.外贸部门工作流程（没有）
8.部门间协作联系人表（提供了全公司的联系人表格，安排了面对面的简单介绍）
9.客户信息分类汇总表：优质客户、一般客户、潜在客户等（没有）10.公司阿里巴巴、环球资源、中国制造等账户、密码信息（不提供）11.B2B平台产品推广效果统计（不提供）
以下就目前所了解的情况梳理几个比较突出的问题：
1.外贸部门的工作任务过度集中，业务员的工作更多的仅限于寄送样品、接送客户、监督装货等等；导致部门负责人工作量太大，业务员的工作量反而小，这样忙的人工作上容易出现疏忽，闲置的人力得不到充分利用
2.业务员获得的业务培训非常有限，以致长时间不能胜任业务洽谈工作，严重阻碍了公司外销业务的拓展和发展
3.客户管理不成体系，不利于公司业务的进一步发展
4.没有完整的新人培训资料及完善的新人培训体系，对公司外贸团队的发展、强大非常不利
5.名片上的邮箱等业务洽谈工具不宜显示私人信息，为规范管理，员工应有相应的以公司主页为后缀的公司邮箱
6.产品图册储备必须足量，以便到访客户翻阅、带回国内等
最后是个人对未来外贸团队的初步构想：
1.前期准备.人员配备：业务员财务/代理（货款查收、单证、运输、核销、退税）质检.建立完善的新人培训机制，从产品知识、市场情形等到平台操作、业务技能等.样品展厅：接待客户来访时便于客户短时间内直观、全面地了解公司产品.企业邮箱：提升企业形象便于管理.CRM系统：对客户管理更加系统、专业、高效避免因员工离职而带来的客户流失等等（个人推荐-浙大恩特系统：软件1.5W（5个用户）终身使用另需购买服务器一台2-4G内存500G硬盘预计7K左右次年开始收取服务费1.5K/年售后：a.系统升级b.远程维护c.上门服务）2.工作流程.报价：分为初步报价和正式报价；初步了解客户需求，按需报价；待最后产品细节、贸易条款、包装、运输等等谈妥后，做正式报价，即PerformaInvoice给客户。PI必须包含生产要求细节（（后续流程）-上交审批-发给客户确认-支付定金或开信用证）.生产单：收到客户定金或信用证原件后，根据客户要求出相应生产单到生产部门.验货：生产结束后，公司须安排自我验货，确保货物数量、质量符合客户要求若客户要求亲自到访验货或者指定验货人员验货，则让客户提前预约时间，同时与公司相关部门协调、安排，务必给客户/客户指定人员留下满意的印象.出货：与货代、公司相关部门沟通，约定好时间等.报关单证：因公司暂无报关员，这部分工作交代理.商检：（不知特种玻璃是否为国家要求商检类目，若需要商检则联系代理处理或公司相关负责部门）.报关：联系代理.出口收汇：待与财务进一步确认。前期若不便接收外汇，可与阿里巴巴旗下代理合作，负责公司收汇、核销、退税等等.客户清关单证：必须确保PL、CI、BL以及制定原产地证等单单一致，避免给客户清关造成麻烦甚至损失.所有单据扫描存档3.外贸业务部门的工作要求.公司新产品或者客户订单生产出的精美成品（客户允许），须拍照留作网站推广用所有照片处理为统一格式和尺寸.完整统一的产品报价单，价格须包括工厂交货价及广州离岸价；主管须有上下浮动允许范围，确保在面对面、电话洽谈合作场合中的灵活性，把握主动权，把
握时机促成交易.公司有专有电话线及传真线给外贸团队，配备打印复印扫描一体机.外贸所有成员必须当天工作当天完成，所有资料必须分门别类整理.订单确保按合同要求，按质、按量交货，这一点其他部门必须处理到位.上班时间私人/私事(紧急事件除外)电话一天不得超过两次每次不得超过2分钟.外贸办公区域禁烟，上班时间不得闲聊4.外贸部门的相关贸易问题.通常报价为FOB广州价，若客户要求CNF或CIF报价，须根据相关费用另行核算．打样样品单：A、量小现货由客户支付运费我方免费提供样品B、样品定制客户承担成本费用+运费；若因我方缘故样品未达到客户要求第二次可免费制样且运费由我方承担；若因客户方提出新的方案要求制样则按首次制样操作（若客户不同意且僵持不下则承诺正式下单时可在总货款中返还第二次的制样费用）．合同/PI一旦签署或成交严格按照双方共同约定执行A．客户依据PI付款则PI为实际合同因此PI必须包含买卖双方公司名称联系方式、联系人产品型号/规格单价数量包装运输交货期贸易条款支付方式受益人生产要求等等提交审核审核通过再发给客户确认若有审核不通过处则与客户协商修改B.签署由我方提供的合同注意核对好价格、数量、产品要求、交货时间等C.不轻易签署由客户提供的合同注意检查有无不合理条款再请示上级．付款方式（外汇若公司目前不能接收，过渡阶段先找代理）现金付款（数额低于2万美金）前T/T即期L/C西联收到定金/信用证正本安排生产收到尾款发货有特殊情况/要求，须向上级申请。另外，如果是信用证收款，必须做好审单工作，确保单单一致，以免因个人工作疏忽而造成公司损失。
以上是从4月18日（本周四）入职以来的工作汇报情况，请领导批示。因对公司实际的外贸情况了解非常有限，关于未来外贸团队的建设，以上仅为个人的初步构想，希望各级领导能给予多方支持，丰富、完善未来外贸团队的建设方案。
此致
敬礼
外贸主管陈银201*年4月20日星期六
扩展阅读：201*工作总结及团队建设计划书
某部门201*年度工作总结与团队建设活动草案
前言：
为了喜迎201*年新年的到来，增进内部的交流沟通，总结某部门09年度工作，展望10年度工作重点，深入汲取员工建议，加强某部门团队融合，进一步促进公司的企业文化建设，某部门拟定于201*年12月26日、27日两天在某山庄举办某部门新年度工作总结与团队建设活动。
一、活动地点：
某山庄（暂定）
二、活动时间：
201*年12月26日(一天一晚)、27日(上午)
三、参与人员：
某部门全体成员（参会人员暂定30人，原则上不携带家属）
四、活动进程：
201*年12月26日（周六）：
8：00参会员工全体到公司集合；
8：10参会员工全休到楼下集合乘坐大巴车到山庄；9：30分到达团队活动场地；
10：00-12：00展开某部门团队户外合作活动（拓展或CS）；12：30-13：30山庄午餐；
14：30-17：00召开某部门工作会议；17：30-19：30晚餐；
20：00-21：30在山庄KTV进行部门内活动和小游戏。21：30-进行山庄内各类活动，回房休息。201*年12月27日（周日）：
8：00-9：00早餐；
9：00-9：50餐后自由活动或酒店内休息；10：00-10：30办理退房等手续；10：30-11：30乘车返回市内。
五、工作总结会议安排细则
时间：14：30-17：00(2.5小时)地点：租用山庄内会议室形式：随意座谈型内容：
14：30
全体员工到场入座，会议开始
14：40-15：00**讲话（全年工作总结、新一年某部门工作发展方向）
15：00-15：30**讲话（某部门业务和技能的工作总结，以及待解决和主意问题）15：30-16：00**讲话（某部门09年度绩效考核评述，各项目组工作情况，其他）16：00-16：10总结发言
16：10-17：00内部讨论，汲取建议和想法
发言人1：主要站在全体某部门经理角度对某部门09年的工作失误进行一下点评，主要采用以自我批评方式。最后强调新年度某部门的一些工作重点。以贬为主
发言人2：结合绩效考核偏重个人取得的成绩进行评说，尽量涵盖到每个人比较突出的成绩。并结合如何在新年度取得个人好的绩效成绩进行点评。（肯定个人成绩）。最后再对某部门新年度员工分级办法进行重点技能要求说明。以褒为主
发言人3：主要立足在项目组的角度阐述取得成绩和问题，选择2－3个项目为例把需要说明的情况一一列举，最后对项目组需要重视的问题提出要求。褒贬结合
发言人4：偏重结合质检报告，分类说明点评完成了多少项目（以Project为主），占用了多少时间。以及典型项目的差错类型，同时强调技术规范要求，以及管理措施。并把工作纪律和个人加班情况做一个说明。结合说明老总：最后做总结发言
六、晚会活动安排细则
主持人：男女
时间：20：00-21：30（共1.5小时）地点：KTV厅形式：互动联欢晚会现场安排：
1、晚餐前全体员工排队依次把准备的礼物统一交到处，并领取一个号码，以备抽取互换礼物活动中使用。（每人仅限1张，主持人协助监督并记录）；2、员工入座；
3、伴随着吉祥喜庆的音乐，主持人登台宣布活动开始；
(20：30-21：30)为活动时间，建议在饭桌上自由组合小组，5人一组编好，方便进行团队活动。
①互换礼物：
根据游戏情况分阶段进行。细则：
要求某部门每人准备一件礼物，建议估价不低于30元，并写上自己的名字和一段祝福，包装好统一交到×××处进行登记，并领取一个号码；
号码箱内放置所有礼物的号码，主持人随机抽取，员工领取的号码对应的领取相应的礼物，并当场宣读。
目的：增进某部门内部交流，增加相互认知度，表达新年祝愿。
凡是受到惩罚的同事，罚酒一杯。自己不喝的必须找到一名异性同事替喝。②传数字
五个人站成一竖排，不许回头，不许说话，最后一个人看到一个以数字为主的字符串以后，将这个字符串传递给第一个人，第一个人写下来交给主持人，如果字符串总共的长度是8位，前三位传对了得3分，只要第4位错了，即使后面的都对了也不得分。
可以进行若干论，最有得分最高者胜利，胜利组可以随意要求失败组表演一个节目。目的：可以穿插需求调研重要性的认知，锻炼每个小组组织者的整合能力③猜猜看
每个小组写4个以内的字，要求可以是成语、人名、物品、电影等等，只要是有意义的即可。然后其他组选择一个代表上台，看完后然后通过描述、表演等手段让下面的其他组员猜出来是什么字。
要求：语言描述的时候不能用4个字中的任何同音字。限定3分钟时间。
目的：锻炼语言表达能力和理解力。
4、晚会结束，自由活动
七、某部门须知：
1、某部门员工无特殊情况必须参加会议。2、活动时所有参加员工也可自由表演。
3、住宿以2人一组。由固定一人领取并妥善保管房间钥匙。活动结束后统一收回。
八、附件文档：
项次附件1附件2附件3附注1：
文档名称经费预算统计表活动通知参会人员名单年会经费预算统计表(待确认)
项次123456项目租用会议室租车费住宿费用活动消费卡租借卡拉OK、音响等设施中餐餐费29300元/人人数3030经费600元半天1500元30座跟车往返大巴暂订14间，2人/间含饮料89
备注7晚餐餐费早餐餐费晚餐酒水1500元自带或酒店提供（其中酒店价格：啤酒10元、可乐1元；自带加收酒店价格15%的服务费）6箱啤酒、8/瓶白酒、可乐雪碧各8瓶10111213活动鼓励奖品晚会用品团队户外互动其它11291300元游戏获胜者获纪念奖；100元气球，花，纸笔等80元待议，资金有限200元糖果、水果、小食品、矿泉水、等项目费用合计：
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