行政单位实物资产管理的现状及对策
【摘要】多年来,行政单位实物资产管理不规范,利用效率不高,对资产疏于维护保养,国有资产的隐性流失现象严重,管理比较混乱。其原因既有客观原因,更主要的是思想上重视不够、责任意识不强、工作不到位等主观方面的原因。因此,行政单位在实物资产管理方面要制订和完善实物资产的购入、使用、报损、核销、报废等工作流程,使各个环节能够衔接,每个环节都有章可循;严格按照规定履行手续;及时对实物资产的购入、调出、报损、报废进行会计核算。
【关键词】实物资产;登记备案;责任主体;盘点;核销
1行政单位实物资产管理的现状
总体而言,行政单位实物资产管理基础工作不如资金管理基础工作那样被重视。主要表现在:
1.1实物资产管理不规范:长期以来,行政单位对资产的管理往往存在着重钱轻物、重购置轻管理的思想,资产管理基础工作薄弱,一般只设置总账,没有设置明细账和资产卡片,购置的资产不及时入账,不对资产进行定期盘点,对资产的管理也没有明确责任人,导致部分行政单位实物资产账实不符,大量实物资产游离于账外,正常资产处置无法下账,不正常的资产损失也无人追究责任。
1.2实物资产利用效率不高:目前,行政单位实物资产管理还处于初级阶段,不同程度存在着浪费和利用效率低的问题。购置固定资产不讲求效率,很少评价资金效率及固定资产投资的可行性,导致固定资产配置和布局不合理,缺乏共同配置、调剂使用机制。部分单位对办公设备一味求全、求新,部门、科室之间相互攀比,造成不必要的资产浪费,降低了资产使用效率。1.3对资产疏于维护保养:行政单位对资产进行保养、检修、维护不及时,致使许多资产无法继续使用或超常规、破坏性地使用,造成设备快速老化,影响了资产的使用寿命和效果。1.4国有资产的隐性流失:有的行政单位将自己使用的资产诸如房屋、车辆等对外出租,收取一定的租金,用于改善单位的办公条件和职工福利等。有的单位虽然对大宗设备以公开拍卖方式统一处置,但低值易耗品的变卖没有进行有效管理,造成这部分资产出现流失和损失。
2行政单位实物资产管理存在问题原因分析
行政单位实物资产管理存在的问题,有客观原因,如行政单位性质特点、财务会计核算制度等,更主要的是思想上重视不够、责任意识不强、工作不到位等主观方面的原因。
2.1有关领导和管理人员对资产管理工作重视不够,存在重货币资产、轻实物资产,重资产购置、轻资产管理,重部门业务、轻内部管理思想,管理制度不健全,责任不明确。从行政单位管理看,各单位长期以来对资金管理高度重视,规章制度健全,而资产管理方面的规章制度比较缺乏,有些单位虽有制度,但不完善,缺乏可操作性,难以执行或没有很好执行,造成管理效果不理想,使行政单位的实物资产得不到有效的管理与控制。
2.2缺乏责任意识:行政单位在加强实物资产管理的意识方面比企业薄弱。由于行政机关的经费由财政负担,其性质与自主经营、自负盈亏的企业存在本质区别。购置的资产直接列支,固定资产不提折旧、不计成本,导致行政单位在资产的购置和使用方面不能厉行节约,损失浪费严重。
2.3会计核算与监督不到位
2.3.1会计核算制度存在缺欠。在财务管理规定和会计制度中对行政单位资产管理有要求,但不详细、不具体。行政单位实行收付实现制,行政单位财务规则规定单位价值500元以上的资产才登记固定资产账,就是说500元以下的资产直接列支,不需登记资产账。对固定资产不提取折旧,无法全面准确地记录和反映其财务状况及运营效果,难以真实、准确地反映行政单位提供公共产品和公共服务的成本耗费与效率水平。从而引起资产配置不合理、闲置浪费及低效使用等诸多问题。
2.3.2会计核算不健全,资产清查不及时、不彻底。多数行政单位仅登记总账而不设明细账,外单位调入或接受捐赠的资产没有及时入账,调出或毁损报废的资产也没有及时销账,致使账实严重不符;许多资产的账面价值因历年没有核对调整而无法确定,特别是一些单位的房产长期没有体现其账面价值。
2.4管资产部门与管财务部门的工作不能有机结合:长期以来,多数行政单位没有设置专职部门或人员具体负责实物资产的管理,导致使用管理职责不清、出租及处置随意、资产流失等问题的产生。
3加强行政单位实物资产管理的对策
行政单位在实物资产管理方面要优化作业链,使各环节连接合理,高效运转。要制订和完善实物资产的购入、使用、报损、核销、报废等工作流程,使各个环节能够衔接,每个环节都有章可循;严格按照规定履行手续;及时对实物资产的购入、调出、报损、报废进行会计核算。目前,各单位要在对现有资产包括固定资产和一般性资产全面清查的基础上,落实四项制度:3.1登记备案制度。对达到固定资产标准的资产,要登记固定资产总帐、明细账和固定资产卡片。对达不到固定资产标准的资产,要设置一般性资产辅助账,实行备案制。
3.2责任主体制度。资产使用部门和使用人(责任人)要承担相应责任,要按人、按处室设置实物资产使用卡片。实行实物资产管理问责制,要将每一件实物资产确认到具体使用人(责任人),并明确各单位领导、资产管理员、资产使用者的职责范围,即:一般人员直接对自己使用的资产负责;处室负责人对本处室所有资产的管理负责;单位负责人对本单位资产管理工作负总责。
3.3定期盘点制度。定期盘点资产的范围不仅包括登记入账的固定资产,还应包括达不到固定资产标准的一般性资产。行政单位财务部门要严格履行实物资产的价值核算管理职责,做好实物资产账卡定期核对工作,期末会同资产管理部门进行实物资产清查盘点,保证账、卡、物相符;还要做好编制实物资产预算、计划采购、验收入库、登记入账、领用发出、维修保养、处置等各个环节的实物管理和财务核算。3.4报废核销制度。对清查盘点中发现的不需用的资产要及时收回,对损毁、报废的资产要在分清责任的基础上,履行销卡、销账手续。
行政单位实物资产的管理是一项繁琐、细致的基础性工作,要做好这项工作,需要资产管理人员树立正确的思想意识,转变管理理念,建立有效的管理机制,加强和完善会计核算与监督。资产使用人员要树立责任意识,提高资产的使用效益,让其更好地为履行行政职能服务。
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摘要加强行政事业单位固定资产管理，维护固定资产的安全和完整，提高资产使用效益，是行政机关事业单位应当履行的职责。现阶段固定资产管理存在一些薄弱环节，主要有有物无账、有账无物、核算不规范、处置随意、无偿占用等表现形式。究其原因是管理缺乏有效的约束机制，忽视资产管理的重要性，财经纪律观念淡薄，财务人员不专业。应当从加强资产管理，健全约束机制，强化制度建设，促进依法管理，加强业务培训，提高科技含量等方面入手。推广使用固定资产软件不失为一种行之有效的办法。关键词资产管理问题对策
行政事业的固定资产是指由行政事业单位占有、使用的、在法律上确认为国家所有、能以货币计量的各种经济资源的总和。行政事业单位固定资产是国家政权建设不可缺少的物质基础，它们分布在行政管理、公检司法、科教、文卫和部队等各个系统，如何管好，用好这些资产，对国家政权建设和深化经济体制改革都有着十分重要的意义。
近年来，从国家到地方普遍加大了对行政事业单位的固定资产管理工作力度，相继出台了一批法规，采取一系列措施，有效地解决了在固定资产管理中存在的一些突出问题。但也必须清醒看到，行政事业单位固定资产管理工作存在一些薄弱环节：
1固定资产管理混乱的表现形式
1.1有物无账。资产游离于账外，失去控制，主要有：一是基建工程验收与财务决算脱钩，固定资产不及时入账。行政事业单位的资金来源主要依靠财政拨款，由于拨付资金的不足，部分单位基建工程匆忙上马，资金缺口得不到及时补充，施工单位代垫款项过多，发生的财务纠纷较多，不能及时进行工程决算，发票不能及时开出，以致于有部分固定资产已完工多年，还没有入账。导致固定资产的账实严重不符。二是接受捐赠资产成为账外账，如一些单位接受捐赠，只在总务处简单登记，而财务没有入账；三是有的单位违纪、违规购置资产，如以账外资金，摊派购买，违控购买等不敢入账。
1.2有账无物。有的资产早已出售、转让或报损、报废，但由于部分单位对于固定资产的管理意识不强，长期不予盘点，形成有账无物。1.3核算不规范。这在行政事业单位中较为普遍，主要有：一是只设总账，而没有实物明细账和卡片账；二是总账金额与明细账金额不符；三是新购置的资产只在"经费支出"科目中记录，而未在相应"固定资产"和"固定基金"科目反映。四是管理不规范，固定资产出租收入漏缴房产税，一些行政事业单位的房租收入没有上缴房产税，造成国家税源的流失。五是将抵债来的固定资产列在账外管理，造成资产及收入不真实。六是固定资产产权不明晰，出租收入列在账外，造成国有资产的增值收入流失。
1.4处置随意。有些行政事业单位领导法制观念淡薄，认为资产属本部门、本单位所有，想怎么处置就怎么处置。也有部分领导对于固定资产的处理过于轻率，有部分可以追回的资产或是碍于情面、或是怕麻烦不予追回，大笔一挥加以报损，造成资产的严重流失。
1.5无偿占用。一是被行政事业单位下属的企事业机构无偿占用办公用房或经营场所。二是本单位个人无偿占用。一些行政事业单位对收缴或没收的固定资产和以收取固定资产实物的形式变项收取的赞助费，不按有关规定上缴财政，直接留用或被有关人员占为已有。单位对此没有任何管理，在财产清查时形成账外财产。
2固定资产管理混乱的原因
针对上述的问题，究其原因主要有以下四个方面：
2.1管理缺乏有效的约束机制。由于以往许多行政事业单位资产的购置都是采用财政拨款、单位自选购置使用、以拨代核的管理模式，造成行政事业单位的主要领导对本单位占有、使用的国有资产底数不清。同时，单位部门之间的资产划转没有严格的制度规定，单位内部对国有资产的使用缺乏严格的责任制，导致了国有资产管理混乱和管理不到位。
2.2忽视资产管理的重要性。目前行政事业单位资产购置主要依靠财政拨款和单位的预算外资金，对资产的使用无需计提折旧，也不需要进行成本核算,往往使人忽视了其管理的重要性。
2.3财经纪律观念淡薄。有些单位领导财经纪律观念淡薄，单位之间相互攀比，在经费不足的情况下，采用拉赞助、搞摊派等办法，违规购建。同时采用不入账的办法，以逃避审计财政的监督检查。
2.4财务人员不专业。财会人员素质差，对国有资产概念不清，责任不明，对所购置的财产不清楚是否要进行固定资产核算管理。还有的财务人员责任心不强，工作马虎，将固定资产作为一般办公用品，不通过固定资产账户核算。
3加强固定资产管理的建议
要加强行政事业单位国有资产管理，确保国有资产合理、节约、有效的使用，保证资产的完整和安全，必须建立健全各项规章制度，明晰产权关系，保障资产的安全和完整，推动资产的合理配置和有效使用。
3.1加强资产管理，健全约束机制。一是要建立健全固定资产登记制度。凡使用各种资金购置、自置或者无偿捐赠的固定资产以及基建投资，都应登记入账、分类造册、记入卡片，做到账卡相符、账实相符。二是要建立健全固定资产各项管理制度。对单位的固定资产要定期和不定期进行清点，每年必须清查一次，对存在的问题要根据不同情况分别进行处理。对精密贵重设备要按制度操作，专人使用维护，提高其完好率和利用率。三是要建立健全固定资产损坏、损失赔偿制度。四是严格报批制度。对国有资产产权的变动转移，应严格按照有关规定报经批准，办理变动转移手续。五是要加强日常管理。建立健全单位内部各项资产管理制度，将管理责任落实到部门和个人，做到家底清楚，防止流失。
3.2强化制度建设。完善行政事业单位产权登记、产权界定、产权纠纷以及资产使用处置、报告和监督等法规制度，规范资产管理行为，建立一套行之有效的管理模式。同时应出台具体、操作性强、规范化的制度来强化对行政事业单位国有资产的监督管理。
3.3促进依法管理。要按照国有资产管理体制改革的目标和要求，建立健全适应事业单位国有资产管理的法制体系，做到依法治理、规范管理。加大对行政事业单位国有资产管理使用的监督，对违反国有资产管理有关规定造成资产流失的，要严厉查处，确保国有资产不受侵犯。
3.4加强业务培训。会计管理部门要加强对财会人员的教育和业务培训，提高财会人员工作责任感和业务水平，规范会计核算，加强国有资产管理。3.5提高科技含量。随着社会发展的需要，也要求我们必须用科学的现代化的手段进行管理。结合财政部门的要求,推广使用固定资产软件。对于固定资产的规范管理，合理安排固定资产资金的投放，提高资产的使用效益，确保固定资产的安全完整，防止国有资产流失，摸清固定资产的底数，都具有十分重要的意义。
张家口地税系统经过近一年的开发并试运行，固定资产管理软件已基本完善。软件包括了从申请、审批、验收、形成卡片、记账、查询、报表、账簿等一系列资产管理过程。从使用的效果来看：
一是实用合理、安全可靠。软件分级维护、菜单分级显示，操作简便、灵活实用。能够在处理大量数据的情况下，保持极高的运行速度，保证数据的可靠与安全。
二是动态管理，效率提高。软件明确了资产管理部门、资产使用部门、计会（财务）部门等各部门的责任，使其相互之间有机配合又相互制约。通过共享数据源，可以及时直观地掌握最新数据，解决了信息传输不畅的问题，实现了对固定资产的动态管理，确保了固定资产的安全完整，为管理和决策提供有效依据。同时，还可以取消手工记账，计会部门和管理部门不再需要投入大量的人力整理账目，摆脱了繁重的手工劳动，提高了工作效率。
例如：每件物品都有一张卡片，有一个唯一的编号，并有相关的责任人。同时，使用数码相机或扫描仪采集资产照片，为每件资产存档。软件采用分级、分菜单对用户权限进行控制，市局领导可以对全市所有固定资产进行查询；县局领导可以对全县所有资产进行查询。部门领导可以对本部门资产进行查询。每个部门可以清楚的了解本部门的资产，为资产使用单位和资产管理部门提供一个随时掌握和了解资产动态变化的平台。
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