部门组织架构意见-供应部12.3.6
TO：总经办CC：张总李顾问
针对上周部门经理例会中提到的有关公司及部门组织结构图的问题，现就本部门的人员岗位配置、架构计划及利弊关系说明如下：
一、为响应公司发展需求与新的组织结构计划，做好上市的准备工作，引进新生能量、培养后备
力量，而不是到了需要用人时，才方知未提前做好人力计划，致使一些工作开展受挫。
二、为配合达成公司新年度各项营业指标及公司与部门的相关流程制度，引进与充实部门的整体
力量。
1、201*年营业目标为8000万元，201*年营业目标为2亿元，任务艰巨,需做好充分准备。2、201*年度采购任务与201*年度之比：序号12工作类别采购合同金额配合投标项目配合在建项目其中：新开工201*年27646335.8490个64个48个36个28个751份2583笔36家167家17个47件201*年30384103.1851个37个26个33个4个776份2098笔15家160家（未统计）（未统计）同期比率↓9.00%↑76.47%↑72.97%↑84.62%↑9.09%↑600%↓3.22%↑23.12%↑140%↑4.38%备注单位：元含灯选、报价项目3施工供货45678其中：材料异常件数采购合同份数出入库办理数批、月结厂家数合作供应商数配合维修项目从以上对比表可看出，201*年配合投标或报价的项目有90多个，在建项目有64个，且很
多项目的工期延长。故今年的业务方向如何走，将直接影响到所有职能部门人员架构，市场是龙头，头如何游，尾就如何摆。
3、采购工作是个敏感、严谨的职业，为此公司、部门也一直在不断地完善相关流程及采购管理制度，以利求各项采购工作做细做实、有据可寻、有单可查，各部门之间环环相扣，这样很多琐碎的事务工作就牵拌了采购主力太多的精力与时间，不能将重点工作转入到开发优质的供应资源、多亲临项目现场了解情况、多去工厂督察生产环节，监控产品品质，每个人都感
觉到心有余而力不足。为了改变这种状况，在去年的部门工作总结中，将部门组织架构调整纳入重点工作，故今年配置了采购助理一职，一是分摊事务性工作，二是储备力量。三、同行业公司采购工作性质与内容的了解与比较：虽然同行某些工程公司的采购部门只有2-6
人，一年同样要做7-8千万的业务，但公司之间的发展方向及销售模式却不尽相同，对比如下：
1、同行公司：所面对的客户群体比较固定，项目运作模式已了如指掌，一年只做那么十几个项目，项目数量少，金额大，配合相对较单纯、统一，合作供应商相对固定，力量较集中。金达公司：所面对的客户群体较多，分布全国各地，项目类型各异，项目大小不定，小则几万元，且很多项目工期拖延，合作的供应商因项目类型、地域的不同高达167家，采购力量较散。
2、同行公司：采购部门实际采购工作内容单一，只负责灯具主材的下单工作，其它以外的辅材均为现场采购。
金达公司：采购部门实际工作内容繁多：负责所有项目所有材料的订购工作，现场购买一些零星的辅材，也要经过采购部核价，细节工作较多，工作量较大。除此之外，还负责请购数量的核对、投标的配合（灯选、询价、资料、样品、样板制作）、物流运输（材料清点、配货、组织物流收发货，到货跟进、送货上门、回签送货单），还兼管了财务部架构下的仓储工作（公司总部的各项施工材料保管、出库入库手续的办理及所有项目出入库单据的输入）。3、同行公司：管理制度与执行流程相对较简单，短期内效率高、反应快，人工成本少，但不
规范所导致的隐性成本却非常高，这对于公司的长期发展是不利的。
金达公司：公司及部门管理制度较完善，采购流程较严谨细化，短期内效率相对较低，人工成本较高，但长期来看，有利于提高采购质量、并能杜绝公司各环节可能产生的漏洞，稳合公司的高速、长期的发展以及与时俱进的社会行业竞争力，这跟金达的愿景和目标也是一致的，我们应该坚定地、毫不动摇地走下去。
五、201*年，本部门的组织架构搭建及采购主力的工作内容调整如下：
供应部经理采购主管资材主管采购工程师采购工程师采购助理采购助理采购文员采购司机
采购主力的工作内容
作业性时间分配（201*年）采购部门的工作内容文书作业、电话联络及跟催亲临项目现场及材料工厂供应商及业务访谈品质问题处理开会所占用时间比50%20%15%10%5%策略性时间分配（201*年）采购部门的工作内容选择供应商、寻找替代来源亲临项目现场及材料工厂谈判与价值分析品质问题处理供应商及业务访谈文书作业、电话联络、开会所占用时间比30%30%15%10%10%5%主要时间花费在文书作业，传统采购部门工作绩效（成果）的提升受到限制。为了提高工作业绩，采购主力人员应将时间重新规划与支配，投入到策略性的工作方面。六、对于其它部门的结构图，同意在上周经理例会上大家讨论的意见，并建议请尽快确定整个公司
的新组织结构，并明确各部门的岗位职责，因岗定人。
提报部门：供应部201*年3月6日
扩展阅读：集团公司组织架构图及部门职责
广州凯峰金属涂装、汇通机械有限公司组织架构图审核：总经理批准：日期：备注：1、本组织架构图，是部门组织架构图，只编辑到业务职能部，部以下的具体科、班、组机构编制具体现在公司人员编制图中。2、常务部是公司的最高决策机构的议事机构，成员平时在各岗位工作，只在召开常务部会议时进行工作。3、副总经理在本图中是指一个部门机构，具体由副总经理，厂务部经理，及其助理、高级工程师等组成。常务部总经办副总经理副总经理厂务部（凯峰公司）财务部采购部营销部行政部厂务部（汇通公司）五金厂喷涂厂内销部售后部国际业务部人事部后勤部物料部技术部保安班生产部质检部技术部生产部质检部技术部生产部质检部喷涂业务部喷涂业务部汇通业务部司机班水电班厨师班
广州凯峰涂装、汇通机械有限公司人员编制图审核：总经理批准：批准日期：总经理说明：1、名部门把人员编制确定后，行政部再进行修改。补充。2、各部门人员具体配备由部门主管提出具体规划，报行政部审核，由总经理批准实施。副总经理采购经理厂务经理人事主管后勤主管物料主管副总经理财务经理营销经理行政经理厂务经理五金厂长喷涂厂长售后部经理内销部经理国际部经理工程师生产主管品质主管技术主管生产主管品质主管技术主管生产主管品质主管喷涂业务经理喷涂业务经理汇通业务经理保安水电工司机厨师仓管
部门职责：
常务部：
（一）权限：直接下级部门：总经办（二）部门职责：
1、决定和批准公司的重要报告。
2、决定和通过公司年度工资、年度奖金分配方案方案。
3、审议和通过公司的重要规章制度。
4、决定通过聘用、解聘公司副总经理、部门经理及其它高级职务。5、讨论修改过公司常务部的章程。6、决定通过公司其它重大事件。
总经办：（一）权限：
1、直接上级部门：常务部2、直接下级部门：副总经理、行政部、财务部、营销部、采购部。
（二）部门职责
(1)审核公司组织机构调整和重大管理制度改革方案，提交常务部审核、审批。(2)检查常务部会议决议的实施情况，并向常务部会议提出报告。
(3)提议公司副总经理和其它高层人员的聘用、升级、薪酬及解聘，并报常务部会议批准和备案。(4)根据副总经理和常务部会议的提议，审核公司中层管理人员和高级技术人员的聘任、薪酬和解聘。(5)审核副总经理提出的各项发展计划及执行结果。
(6)制定公司副总经理和高层人员的绩效考核方案，并负责监督执行。
(7)定期审阅公司的财务报表和其它重要报表，按规定对公司的重大财务支出和资金事项进行审核、审批。(8)签署公司的出资证明书、投资合同书及其它重大合同书、报表与重要文件、资料。(9)签署批准公司招、解聘中级管理人员和高级技术人员。
(10)在日常工作中对公司的重要业务活动给予指导和监控。
副总经理：
（一）、权限：直属上级部门：总经办直属下级部门：厂务部
（二）部门职责
1、执行常务部会议决议，主持所属分公司的全面工作，保证经营目标的实现，及时、足额地完成常务部会议下达的利润指标。2、组织实施经常务部会议批准的公司年度工作计划和财务预算报告及利润分配、使用方案。
3、组织实施经常务部会议批准的新上项目，抓好公司的生产、服务工作，搞好所属分公司的生产经营。4、组织指挥公司的日常经营管理工作，在总经办的指导下处理有关协议、合同、合约和事宜。
5、决定总经办的总经理助理，各职能部门和下属各关联公司部门经理以及其他高级职员的任免、报酬、奖惩，建立健全公司统一、高效的组织体系和工作体系。
6、根据生产经营需要，提出聘请专职或兼职法律、经营管理、技术等顾问，并决定报酬。7、决定对成绩显著的员工予以奖励、调资和晋级，对违纪员工的处分，直至辞退。
8、审查批准年度计划内的经营、改造、基建项目和流动资金贷款、使用、担保的可行性报告。9、健全财务管理，严格财经纪律，搞好增收节支和开源节流工作，保证现有资产的保值和增值。
10、全面抓好公司的生产安全、消防工作，及时处理中等工伤，集体罢工及其它群体性、突发性事务。
11．搞好员工的教育培训工作，加强员工队伍的建设，建立一支作风优良、纪律严明、训练有素的员工队伍。12．积极培养训练下属，及时为公司储备，培养人才中高级管理人才，技术人才。
13、坚持民主集中制的原则，发挥“领导一班人”的作用，充分发挥员工的积极性和创造性。14、积极完成总经理交办的其他工作任务。
财务部：
（一）权限：1、直属领导：总经办2、直接下属部门：无（二）部门职责：
1、负责公司日常财务核算，参与公司的经营管理。
2、根据公司资金运作情况，合理调配资金，确保公司资金正常运转。
3、搜集公司经营活动情况、资金动态、营业收入和费用开支的资料并进行分析、提出建议，定期向总经办报告。4、组织各部门编制收支计划，编制公司的月、季、年度营业计划和财务计划，定期对执行情况进行检查分析。5、严格财务管理，加强财务监督，督促财务人员严格执行各项财务制度和财经纪律。
6、负责全公司各项财产的登记、核对、抽查的调拨，按规定计算折旧费用，保证资产的资金来源。7、参与公司及各部门对外经济合同的签订工作。
8、负责公司现有资产的管理工作，制定公司财务报销流程制度。
9、原物料进出帐务及成本处理。外协加工料进出帐务处理及成本计算。各产品成本计算及损益决算。预估成本协助作业及差异分析。
10、经营报告资料编制。单元成本、标准成本协助建立。效率奖金核算、年度预算资料汇总。
11、收入有关单据审核及帐务处理。各项费用支付审核及帐务处理。应收帐款帐务处理。总分类帐、日记帐等帐簿处理。财务报表及会计科目明细表。
12、统一发票自动报缴作业。营利事业所得税核算及申报作业。营、印税冲退作业及事务处理。资金预算作业。财务盘点作业。13、会计意见反应及督促。税务及税法研究。14、核算并按时发放员工工资。15、完成总经理交办的其它工作。
营销部：
（一）权限：1、直属上级部门：总经办2、直属接下级：售后服务部、内销部、国际业务部（二）部门职责：
1、严格执行公司营销战略，制定具体营销方案，认真履行其工作职责；
2、制定销售管理制度。拟定销售管理办法、业务的薪酬方案、物流及售后服务管理制度、明确销售工作标准、建立销售管理网络，协调、指导、调度、检查、考核。
3、编制年季月度销售计划，奖惩办法，并及时上报领导审批。同时，负责销售计划的完成。
4、负责组织年度在库产品及物资的期末盘点工作。在盘点中发现问题，要查明原因，并弄清责任，做好原始记录，分别按程序办理调整账目手续。
5、负责编制销售统计报表。做好销售统计核算基础管理工作，建立健全各种原始记录、统计台账，及时汇总填报年、季、月度销售统计报表；
6、负责驻外分公司、营销网点销售调度及运输工作。及时汇总编制产品需求量计划，合理的平衡产品供货计划，做好对外销售点联络工作，组织产品的运输、调配，完善发运过程的交接手续；
8、积极开展市场调查、分析和预测。做好市场信息的收集、整理和反馈，掌握市场动态，积极适时、合理有效地开辟新的经销网点，努力拓宽业务渠道，不断扩大公司产品的市场占有率。
9、负责对公司业务员人、财、物和业务工作管理、监督、协调、考核等工作。
10、负责做好产品的售后服务工作，经常走访用户，及时处理好用户投诉，保证客户满意，提高企业信誉。
11、负责拟订本部门工作目标。抓好对所管辖范围内人员的考核、考评与管理教育工作，关心营销人员的生活及思想动态，做好耐
心细致的思想教育工作，杜绝经济犯罪的事件发生；
12、负责做好广告宣传，正确编制年度销售费用及广告费用计划；13、按时完成公司领导交办的其他工作。
采购部：
（一）权限：1、直属上级部门：总经理2、直接下级部门：各采购单元（二）部门职责：
1、充分跟技术部和生产部进行业务沟通，根据公司可能采购的所有材料进行详细的市场调研，明确不同供应商可能供应的材料的质量、价格及供应商的供货能力，制定采购战略并为总经理提供决策依据。2、每种原材料采购必须有多家供应商，并优选2～3家做相对固定的供应商。3、根据研发部和生产部及其它部门报批的《采购需求报批单》实施采购。4、应急情况电话请示总经理后应急采购，事后补办《应急采购补批单》。5、保证供货及时性。
6、减少原料的差额比率，降低运输成本。
7、对每个供应商所有资料建立详细档案。建立供应商往来明细。
8、建立完整、有序、详细的采购档案，做到账目准确无误、方便查阅。
9、通过与供应商之间的合作，定期对每个供应商的货物品质、交货期限、价格、服务、信誉等进行分析，确定优先合作伙伴。10、多与供应商联系或定期与供应商会面，多了解信息，增加双方信任。11、供应市场制定分析、评估。
12、随时关注国际和国内相关形势，便于掌握市场动向。
13、对供应市场每月进行分析，掌握市场情况，及时应对措施。14、定期在港口或原料供应地进行考察和调研，掌握第一手资料。
行政部
（一）权限：1、直属上级部门：总经办2、直接下属级部门：人事科、后勤科、安全科、物料科。（二）部门职责
1、负责服务、协调总经理办公室工作，检查落实总经办安排的各项工作。并及时反馈总经办，保证总经办各项工作的正常运作。
2、负责安排公司的年度工作会议、月度及每周工作例行等会议，做好记录，编写会议纪要和决议，并督促各部门贯彻执行，及时了解和反馈有关信息。
3、负责公司相关文件的起草、印制和分发，上级和外部来文的签收、登记和领导批示后的传阅、催办、回复。做好公司行政类文件的审核、编号、立卷、存档工作。
4、根据公司物料采购的品种、规格和批量，负责进行市场调查，选择合格的供方并定期进行市场调查及供方资质评审。5、负责各类物品的采购工作，确保按时完成各项采购任务，并保证所采购的物料质量符合要求。6、完善公司行政管理制度，管理公司资产，做好物品的管理工作及各项后勤保障工作。
7、负责建立员工制服管理制度，并不定期对员工着装情况进行检查，对不符合着装要求的按相关制度进行处理。
8、拟制公司组织架构及人员编制，根据公司不同时期的发展状况，对公司的组织架构及人员编制做出调整，报公司领导审批。9、根据各部门对人力资源的需求，作好员工的招聘、考核、选拔、培训、调配、离职等工作。
10、负责制定公司绩效考核办法，组织各部门对公司员工的任职情况进行考核，并在此基础上提出任免、奖罚建议，供公司领导决策时参考。
11、调查了解具竞争力企业的薪酬水平，制定具有竞争优势的薪酬制度，报经公司批准。12、根据公司员工的培训需求，在每年12月底负责编制公司下一年度培训计划和预算。13、负责公司年度培训工作及临时性培训工作的组织、协调、实施。14、负责检查各部门年度和月度培训计划的实施情况。
15、定期检查、监督公司食堂的伙食状况，并提出改善意见。
人事部
（一）部门权限：1、直属上级部门：行政部2、直接下级部门：无（二）部门职责：
1、公司各部门人员的招聘。
2、公司员工的培训、考核、建议。
3、公司人事制度的拟定、实施、监督、完善。
4、公司员工社保、对外居住证及对外事务联系和办理。5、公司企业文化的建设，内部宣传的管理。6、公司员工相关证件的办理。7、公司对外的宣传。8公司员工档案的管理。
后勤部
（一）部门权限：1、直属上级部门：行政部2、直接下级部门：无（二）部门职责：
1.执行上级的命令和指示。
2.全面负责行政后勤部的工作。
3.负责制定职责范围内的相关管理制度并督导管理执行。4.负责做好与有关业务单位和部门的沟通、协调工作。5.做好员工的政治思想工作，关心员工生活。
6、管理好公司车辆、食堂、保安、固定资产的工作。6.做好行政经理安排的其它工作。
物料部
（一）部门权限：
1、直属上级部门：行政部2、直接下级部门：无（二）部门职责：
1、做好与技术开发部、生产计划部和采购部、的协调工作，确保物料需求和消耗信息链畅通。2、对退货进行处理。
3、对材料、辅料、部件、机械、工具等的库存进行检查。4、对现场物料消耗进行调查、研究、分析，并写出调查报告。5、制定标准存量制度，实施标准存量控制。6、编制呆料、滞料、废料报表，经批准后处理。7、编制物料补充计划，并传递给采购部。
8、办理物料入库手续，进行物料检查和入库记账核算。9、编制物料入库日报、周报、月报、季报。10、办理物料出库手续，进行出库记账核算。
11、编制物料出库日报、周报、月报、季报。’12、进行退货记账核算。
13、进行物料盘存，填写盘存报表并进行核算。
14、其他相关职责。
售后服务部
（一）权限1、直属上级部门：营销部2、直接下级部门：无（二）部门职责
1、收集所有与客户有关的信息资料，以便根据信息及时作出相关处理，并进行存档备案。2、在做好客户售后服务的同时，与财务及销售部门协调、催收余款事宜。
3、与销售部协调，定期拜访客户，了解客户的使用情况和客户的新的要求，并做好客户拜访记录表。4.、与客户交流时，应热情、细心了解设备发生故障时的状况，提出解决问题的方法。
5、如果需要到外地服务，应及时和生产部门、销售部沟通。在尽可能不影响本公司正常生产的情况下，选派合适人选，快捷、迅速的提供维修服务。
6、在选派的维修人员出发之前，应向其仔细讲解、分析设备故障以及提供参考解决方案，并让服务人员带全相关资料及客户服务回单；
7、在维修过程中，应及时与选派的维修人员联系确认机械故障的状况，考证先前分析问题是否恰当；如果不相符合应及时与有人员商讨争取尽快提出解决方案。并赋予实施，同时做好维修记。
8、机械设备在质保期内，在节约成本的情况下，无条件的快捷、迅速、保质、保量完成客户机械维修、维护服务。如果机械设备超出质量保质期，应及时告知客户设备已超出保修期，客户需要购买机器配件以及配件价格和维修费用，并在确定所需费用到帐之后安排发货或派员前往维修；
9、每一次的售后服务，都要有客户设备故障及处理的方法的详细记录，记录必须按月整理成册存档，交一份技术部存档；10、在售后服务中发现的问题要及时汇总，与技术部、质管部、生产部讨论，提出确当的解决方案以便技术部门及时改进；11、无条件执行公司领导以及公司有关利益为目标的售后服务指示。
厂务部职责：
（一）权限：1、直属上级部门：副总经理2、直属下级部门：生产部、技术部、质检部（二）部门职责：
1、根据业务部提供的订单拟定各生产线生产计划。2、对生产计划信息进行落实并反馈。
3、负责执行生产计划，密切配合销售和采购部门，确保生产计划保质、按时的履行。4、负责执行生产设备的日常保养、维护和检修，并填写相关记录。
5、组织拟定生产、设备、安全、卫生等规章制度，并执行、检查、监督、控制.
6、负责抓好生产安全教育，加强安全生产的控制、实施、严格执行安全法规、生产操作规程，即时监督检查，确保安全生产，杜绝火灾、设备、人身伤害事故的发生。7、制生产人员并提高作业技能。8、组织安排返工作业生产。
9、负责组织生产现场管理工作，抓好劳动防护和5S管理
10、负责做好生产协调管理工作。平衡综合生产能力，合理安排生产作业时间。11、提高效益，减少损耗、降低生产成本。12、采取纠正和预防措施，确保实施持续改进。
13、及时编制年、季、月度生产统计报表。认真做好生产统计核算基础管理工作，重视原始记录、台账、统计报表管理工作，确保统计核算规范化、统计数据的正确性。
14、抓好生产统计分析报告编制。定期进行生产统计分析、经济活动分析，总结经验、找出存在的问题，提出改进工作的意见和建议。
15、抓好生产管理人员的专业培训工作，并对其业务水平和工作能力定期检查、考核、评比。16、负责拟定本部门目标、工作计划。组织实施检查监督及控制。17、遵守公司各项管理制度。
18、按时完成分管领导交办的其他工作任务。
质检部：
（一）权限：直属上级部门：厂务部2、直接下级部门：无（二）部门职责：
1、建立健全质量管理体系。
2、主持制订公司全面质量管理工作的长远规划和年度计划，报批后执行。
3、及时与售后服务部沟通，督导并协助生产部门改善质量，建立质量管理制度，推行全面质量管理。4、组织公司全面质量管理工作的考核、验收及质量管理奖的申报工作。5、负责技术部工程图纸的审核。6、其他有关质量管理事宜
技术部：
（一）权限：直属上级部门：厂务部2、直接下级部门：无（二）部门职责：
1、.负责对新产品的设计和开发的控制及编制各类技术、图纸文件资料。
2、负责制订所设计产品的材料清单，不断断优化产品结构、工艺技术，及时提出技术改选。3、参与合同评审和对供方的评价及报价。
4、负责对质量管理体系的日常管理工作，包括内部审核工作。5、负责产品的监视和测量控制管理管理工作。6、负责对质量管理体系过程的监视和测量管理。
7、负责数据分析管理工作及纠正、预防措施的评审工作。8、贯彻执行国家及行业主管部门的有关法律、法规。
9、负责并组织公司各项工程的设计、会审、建设与竣工验收工作。
10制定并组织实施施工工艺操作规程、技术标准，并在施工过程中对有关人员进行技术培训、技术指导和检查。11、拟定、审核设备及购料采购计划。
12、参与公司的质量体系文件评审及公司的合同评审工作；
13、负责组织对不合格的控制，对质量问题的调查、分析和处理以及纠正和预防措施的检查落实；14、负责总经理交办的其它工作。
岗位职责：
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