例会制度V.4
例会制度
第一条为加强工作追踪及沟通协调，规范公司例会的组织开展，配合公司会议制
度的实施，特制定本制度。
第二条本制度适用于月度工作计划总结例会、品质分析例会、费用检讨例会、绩
效考核总结例会、生产调度例会及部门例会的召开情形。
第三条月度工作计划总结例会
1.月度工作计划总结例会由总经理助理负责召集和主持，如总经理助理因特殊原因不能履行本职时，可由其指定其他人员负责召集和主持。2.月度工作计划总结例会一般由公司A、B级管理人员参加，必要时，由会议主持人决定召集其他相关人员参加。
3.例会于每月第一个星期五（如当月五个星期，则为第二个星期五）18：30在A座109会议室召开，如有变动由总经理助理提前通知。4.会议一般议程：
1)检讨各部门上月工作计划完成情况；2)各部门经理汇报本月工作计划情况；
3)主持人协调和处理各部门在工作中存在的问题；4)主持人对与会人员发言做简要总结。
5.会议记录由总经理助理秘书负责，并于次日整理出会议记录，交会议主持人审核，由会议主持人电邮给各与会人员。6.由总经理助理负责对会议决议进行跟进检查。
第四条品质分析例会
1.品质分析例会由品质部经理召集和主持，如品质部经理因特殊原因不能
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履行本职时，可由品质部经理指定其他人员召集和主持。
2.品质分析例会一般由总经理、副总经理、PMC、生产部、采购部、市场部、开发部的经理及主管参加，必要时各部门决定与此有关的工程师或代表参加。
3.例会于每月第二个星期五（如当月五个星期，则为第三个星期五）18：30在A座107会议室召开，如有变动由品质部经理提前通知。4.会议一般议程：
1)追踪以前例会决议的执行情况；
2)汇报、总结上月来料检查及生产品质状况；3)讨论分析品质事故（问题）；4)研究决定品质改进措施；
5)主持人对与会人员发言做简要总结。
5.会议记录由品质部经理指定人员负责，并于次日整理出会议记录，交主持人审核后，由主持人电邮给各与会人员。
6.会议主持人或指定专人负责对会议决议进行跟进和检查。
第五条费用检讨例会
1.费用检讨例会由会计部经理召集和主持，如会计部经理因特殊原因不能履行本职时，可由会计部经理指定其他人员召集和主持。
2.费用检讨例会一般由公司A、B级管理人员参加，必要时，由会议主持人决定召集其他相关人员参加。
3.例会于每月第三个星期五（如当月五个星期，则为第四个星期五）18：30在A座109会议室召开，如有变动由会计部经理提前通知。4.会议一般议程：
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1)主持人汇报公司上月预算与实际费用的使用情况，说明本月预算安排；2)与会人员汇报本部门上月预算与实际费用的使用情况；3)分析、讨论及制定各部门“开源节流”的措施；4)主持人对与会人员发言做简要总结。
5.会议记录由会议主持人指定人员负责，并于次日整理出会议记录，交主持人审核后，由主持人电邮给各与会人员。
6.会议主持人或指定专人负责对会议决议进行跟进和检查。
第六条绩效考核总结例会
1.绩效考核总结例会由人力资源部经理负责召集和主持，如因人力资源部经理特殊原因不能履行本职时，可由人力资源部经理指定其他人员负责召集和主持。
2.绩效考核例会一般由公司A、B级管理人员参加，必要时，由会议主持人决定召集其他相关人员参加。
3.例会于每月第四个星期五（如当月五个星期，则为第五个星期五）18：30在A座109会议室召开，如有变动由人力资源部经理提前通知。4.会议一般议程：
1)总结上月绩效考核成绩；
2)检讨上月绩效考核工作中存在的问题及提出解决方案；
3)各部门提交本部门上月绩效考核管理目标中存在的问题及解决方案；4)主持人对与会人员发言做简要总结。
5.会议记录由绩效考核专员负责，并于次日整理出会议记录，交会议主持人审核后，由会议主持人电邮给各与会人员。
6.会议主持人或指定绩效考核专员负责对会议决议进行跟进检查。
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第七条生产调度例会
1.生产调度例会由分管副总经理负责召集和主持，如副总经理因特殊原因不能履行本职时，可由副总经理指定其他人员负责召集和主持。2.生产调度例会一般由生产部、品质部、PMC的经理和主管，采购部经理和采购代表、综合管理部、人力资源部、质量体系管理中心的主管参加，必要时由会议主持人决定召集其他相关人员参加。
3.例会于每周星期一18：30在A座107会议室召开，如有变动由分管副总经理提前通知。4.会议一般议程：
1)追踪以前例会决议的执行情况；
2)与会人员汇报生产、品质、物流及技术方面存在的问题；3)主持人协调和处理各部门在工作中存在的问题；4)本周三发货情况。
5.会议记录由总经理助理秘书负责，并于次日整理出会议记录，交副总经理审核后，由副总经理电邮给各与会人员。
6.会议主持人或指定专人负责对会议决议进行跟进检查。第八条部门例会
1.部门例会由各部门经理召集和主持，如部门经理因特殊原因不能履行本职时，由部门经理指定其他人员召集和主持。2.部门例会的参加人员由部门经理决定。
3.例会召开时间由各部门根据本部门具体情况合理安排，每周至少召开一次。4.会议一般议程：
1)检讨总结部门上周工作的开展情况及安排部门下周工作；
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2)宣传公司的规章制度；
3)传达生产调度例会、绩效考核总结例会及其它例会的相关决定及指示。
5.会议记录由部门文员或部门经理指定人员负责，并于次日整理出会议记录，交主持人审核后，由主持人电邮给各与会人员。6.会议主持人或指定专人负责对会议决议进行跟进和检查。
第九条各与会人员于例会召开前一个工作日将会议议题输入《会议记录》UTD001
的格式表格，并提交给会议记录员，会议记录员将所有议题汇总于《会议记录》UTD001于会议召开前分发给所有与会人员。
第十条例会要按规定定期召开，不得无故中断，因特殊原因需取消或延期召开例
会，须提前一天通知所有相关人员。
第十一条例会属公司会议的一种形式，《会议管理制度》的通用条款适用公司各类
例会的管理。
第十二条执行本制度过程中，如遇本制度与《会议管理制度》的同类条款规定存在
不同表述时，以本制度为准。
第十三条本制度最终解释权归公司所有。第十四条此制度自颁布之日起正式实施。
优利德科技（东莞）有限公司
总经理：洪佳宁
201*年9月1日
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扩展阅读：会议制度
*********有限公司1目的企业管理手册会议制度文件编号G/JYH-A-01版本页码V/201*1/1为改进工作风，减少会议，缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。2会议分类及组织2.1公司会议归纳为四类。（1）公司级会议：主要包括公司领导会、公司员工大会，公司技术人员会以及各种代表大会，应分别报请公司董事会或总经理批准后，由负责人分别组织召开。（2）专业会议：指公司的工程、技术、业务综合会（如施工进程分析会、工程质量分析会、设计准备会、工程技术协调会、安全工作会等），由公司分管领导批准，主管业务部门负责组织。（3）部门工作会：各部门召开的工作会（如部门办工会、业务会、部门员工会等），由各部门领导决定召开并负责组织。（4）班组（小组）会：由各部门小组长或业务主管决定并主持召开。2.2上级或外单位在公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或公司级业务会（如洽谈会、座谈会等）一律由行政部安排，有关业务对口部门协作作好会务工作。3例会的安排为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。3.1总经理办公会：研究、部署行政工作，讨论决定公司行政工作重大问题。3.2公司业务会：总结评价当月工作情况，安排布置下月工作任务。3.3业务主管以上干部大会（或员工大会）：总结上季（半年、全年）工作情况、部署本季（半年、全年）工作任务，表彰奖励先进集体、个人。3.4施工、运营活动分析会：汇报、分析公司计划执行情况和施工、运营成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，找出不足，提出改进措施，不断提高公司效益。3.5质量分析会：汇报、总结、上月施工质量情况，讨论分析施工质量事故（问题）、研究决定质量改进措施。3.6安全工作会（含治安、消防工作）：汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。*********有限公司企业管理手册会议制度文件编号G/JYH-A-01版本页码V/201*1/13.7工程技术协调会：调度平衡生产进度、研究解决各部门不能自行解决的重大问题。3.8部门办公业务会：检查、总结、布置工作。3.9班组会：检查、总结、布置工作。3.10部门班前会：对头一天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。4其他会议的安排凡涉及多个部门负责人参加的各种会议，均须经部门或分管领导批准后，分别报行政部汇总，并由行政部统一安排，方可召开。4.1综合办应将公司例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并订印发到公司领导和各部门及有关服务人员。4.2凡行政部已列入会计计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前报请综合办调整会议计划。未经行政部同意，任何人不得随意打乱正常会议计划。4.3对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，行政部有权拒绝安排。4.4对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，行政部有权安排合并召开。4.5各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外）。应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。5会议的准备所有会议主持人、召集单位和与会人员都应分别作好有关准备工作。6会议管理规定6.1公司、各部门根据本企业经营管理的需要确定相应的会议，会议定期、定时、定人召开。6.2会议必须要有纪要，重要会议必须会签确认。6.3会议纪要应编号、及时、规范，按分级管理要求分发、存档、上报（条件允许可通过电子邮件传递）。6.4与会者到会必须有准备，发言坦诚、有序，严肃、精炼。6.5与会者必须对会议内容贯彻执行，做到有布置、有落实、有检查。*********有限公司企业管理手册会议制度文件编号G/JYH-A-01版本页码V/201*1/16.6会议不得无故缺席、迟到。迟到每次20元，无故缺席每次罚50元。7会议规程7.1目的本规程旨在明确本公司会议的运营原则，确定会议运营的基本事项，以提高会议的效率与效果。7.2适用范围本规程使用于公司内部的所有会议。7.3一般原则（1）减少会议次数原则①对各类会议是否有必要召开，应严格审查，如通过个别联系、协商或请示，能够解决的问题，原则上不召开会议讨论。②严格限定出席会议人数。（2）严守时间原则①会议主持人会前须向与会者通报有关事项，听取有关人员意见。主持人和会务工作者提前进入会场。②按通知时间准时开会。③按通知时间准时结束会议。（3）会议通知的明确性原则①在会议通知上，必须明确写明：日期、开始时间、结束时间、场所、出席人、会议议题和准备事项。②利用内部通信系统（广播、电话等）下达会议通知，须在会前由总务科下达。（4）缺席、迟到的事前联络原则①因客观原因而缺席或迟到的，必须事先与主持人（或召集人）联系。②会前尽量不安排会客和接打电话，以免影响按时与会。（5）效率性原则①事先安排好会场，确定座序，确定会议记录人。②事前向与会者分发有关会议资料（一般应提前两天）。③必要时需限定发言时间。④主持人有权中断游离会议议题的发言。*********有限公司7.4召开会议要领决定会议时间与场所。企业管理手册会议制度文件编号G/JYH-A-01版本页码V/201*1/1（1）会议决定。下月会议日程，原则上依照“例会一览表”，由各科科长向总务科提出申请，每月20日前由部长会议作出最终决定。（2）公布月度会议安排。依据会议日程，由总务科编制“月度会议预定表”，在公司公告栏上公布，并分发各科。“月度会议预定表”需列示会议时间、场所、主要议题和与会人。（3）会议日程变更通知。当会议时间、地点等发生变化时，总务科必须迅速发出变更公告，或个别通知有关人员。7.5会议记录要领会议运营的核心是提高会议的效率。7.6会议记录要领。（1）明确机密事项。会议主持人需向会议记录人明确机密事项的范围及处理注意事项。（2）统一记录用纸。会议记录用纸应统一编号，便于装订和复制。（3）会议记录保管。会议记录元件应由专人负责保管。（4）注意事项。会议记录除记载会议时间、场所、出席人、议事内容外，还要简洁地记录会议结论、主要意见和议事过程。*********有限公司1目的企业管理手册会议制度文件编号G/JYH-A-01版本页码V/201*1/11.1实现有效管理，促进公司上下的沟通和合作。1.2提高公司各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度。1.3集思广益，提出改进性及开展性的工作方案。1.4协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。2会议分类2.1总经理办公会（1）会议组织：行政办公室。（2）会议支持人：公司总经理。总经理若因公出差无法主持时，则由副总经理或指定公司高级干部代行职权。（3）会议参加人：副总经理、总经理助理、各部门经理。（4）列席人员：视需要，可让其他有关人员。（5）会议内容。①听取各部门主管对所属工作的汇报，对完成有困难的工作集体协商，并寻找解决办法。②对工作中出现的问题及时跟踪改进，对工作中的失误找出原因并及时改正、总结。③探讨公司经营活动的最佳方案，并对各阶段经营业绩及时总结，以达到整体经营目标的实现。④对上期工作总结，并部署下期工作任务。（6）会议记录人：行政部秘书。（7）会议时间：时间为每月月末5日内。2.2管理例会。（1）会议主持人：各部门经理轮流主持。（2）会议参加人：各部门经理。（3）列席人员：视需要，可邀请其他人员。（4）会议内容。①协调各部门工作进度，使各项经营活动按照预期目标有序进行。*********有限公司企业管理手册会议制度文件编号G/JYH-A-01版本页码V/201*1/1②对涉及部门较多，对公司整体有较大影响的问题集体探讨。集思广益，寻求解决问题的方法。不能达到共识时，上报总经理办公会请总经理裁决。③追踪并改进日常管理工作。（5）会议记录人：行政部秘书。（6）会议时间：时间为每周五下午或周一上午。2.3公司全体会。（1）会议主持人：公司总经理或者总经理指定人员。（2）会议参加人：公司全体员工。（3）列席人员:视需要，可邀请公司外部人员。（4）会议内容。①公司运营状况，日常工作进度以及将要采取的重大决策向全体员工宣布，促使上下信息的沟通。②公布有关员工奖励或惩处措施，以求公开、公正、合理。（5）会议记录人：行政部秘书。（6）会议时间：时间为每月月初5日内。2.4部门工作会。（1）会议主持人：部门经理或部门经理指定人员。（2）会议参加人：部门所有人员（3）列席人员：：视需要，可邀请其他人员。（4）会议内容。①协调部门内部工作开展，对工作中的问题及时发现，及时解决。②所属工作有进展难度时，提出帮助要求，并集体讨论解决。③明确部门工作在公司整体经营活动中的进展状况，及时总结工作经验教训并制订下期工作计划（5）会议记录：部门文职人员。（6）会议时间：时间由部长自行安排，每周至少两次。3会议记录*********有限公司企业管理手册会议制度文件编号G/JYH-A-01版本页码V/201*1/13.1总经理办公会会议记录应在一天内整理完毕，送交会议主持人核阅，核阅后应在复印分发给各出席人一份，并要求阅者签字为据。该份记录最后传回会议主持人，作为下一次会议的重要资料。3.2管理例会会议记录整理完毕后，分发至各出席人一份。3.3公司全体会会议记录由行政部秘书整理完毕，先请总经理签字确认，然后分发至各部门，以备查询。3.4部门工作会议各与会人员均应记录会议要点，与本身工作相关内容应详记，以便指导日后工作。4会议纪律管理制度4.1会议实行签到制度，凡不能参加会议或不能准时参加会议者，要向主管领导请假，不请假又不按时到场者，将记工作差错一次，并责令写出检讨。4.2与会人员提前10分钟入场，不得无故迟到、早退，不得中途退会。4.3会议期间关闭通信工具或将通信工具设在振动位置。4.4不准在会场或上级领导出席的任何会议和正规场合接打手机。4.5会议期间不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡。4.6会议内不得随地吐痰，不得乱扔废弃物。4.7与会人员不准做与会议无关的杂事，不得在会场上随意走动。4.8不准泄露会议机密，妥善保管会议材料，不得向无关人员泄露会议内容。4.9会议内容要“精”、“短”、“实”。
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