报社印刷厂如何进行成本控制
报社印刷厂如何进行成本控制
大连晚报社印刷厂
关键词：ERP、报社印厂、成本、新闻纸、废品、费用引言：
企业实现成本控制的环节很多，但是从何入手，是企业管理者的难题，比如：如何控制印刷机台的纸张浪费？如何监控纸张克重是否超标？如何控制纸张库存损耗的产生？如何避免材料盲目采购？如何杜绝工具物品重复采购？如何控制设备维修费用？这一系列的问题都要求企业必须做到精细化管理才能实现。
“开源节流”是企业管理者熟知的道理。但是，面临当前经济形势，对于绝大多数报社印刷厂而言，则是开源无力，节流有道。为进一步加强企业成本控制，201*年下半年我们进行了《方正全略》ERP系统的二期升级。此次升级的目的就是在更大范围内，更深层次地展开成本控制，迄今为止初步取得了如下成果：
实现纸张按卷跟踪管理，有效控制缺重，提高使用率
目前企业用纸缺重率控制在纸张总用量0.2%以下,白破控制在0.18%以下,黑破控制在1%以下，纸张超克重控制在0.35克以内，纸张实际使用率接近98.75%。全面规划安全库存，控制采购数量和价格，降低库存成本
目前企业70%以上的物资采购都进行了采购高低储数量的优化调整，杜绝了盲目采购造成的成本支出。结合招标管理，严格控制采购价格与供应商选择。全面管理所有废品，加强废品工序化衔接，杜绝废品外流
以数量统计的废品出入库实现了0误差，以重量统计的废品出入库误差压缩在２％以内。管理各类废品达到20余种，预计近百万的废品收入处于监管和控制中。通过合理的资源计划配置，防止低值资产遗失和无效投资
目前通过ERP系统重新规划整理各类维修、办公工具，使企业低值资产做到管理。明确制定部门工具配置计划，跟踪工具使用，杜绝高价值工具重复购买、丢失行为。建立设备维护管理体系，实现设备故障和零配件寿命分析，降低维修成本
依托ERP结合企业设备状况，制定合理机台保养计划、定期检修计划，规范的维修流程，建立了维修验收机制，有力保障设备高效运行。通过设备故障分析以及高价值零配件生命周期跟踪，实现配件精确备货，优化采购性价比。建立日常费用立项申报、审批、报销机制，控制日常费用开支
按照ERP系统的管理流程，把企业墙上的规章制度，转化为实实大大的行为规范，改变了费用管理无流程不可控的现状，大大堵塞不合理费用支出。
上述成本控制的成果是ERP与企业实际工作紧密结合，并不断调整、完善的结果，而有效的成本控制需要精细化的管理手段才能实现。
其一，纸张管理精细化。我们管理到了每一卷纸的净重、缺重、采购白破、库存白破。对于机台我们管理到每个班组产生黑破。对于每卷纸都遵循一个等式：
缺重＝标重－采购白破－库存白破－上机净重
通过这样严格的控制，我们可以对某一供货商或者某一批次的纸张，缺重是多少，产生的破损是多少。对于缺重情况我们可以与供货商协商具体的索赔事宜；对于采购白破我们可以与运输商协商具体的索赔事宜；对于库存白破我们可以分析原因，改进管理，甚至进行相关的人员处罚；通过统计每天机台的生产黑破情况，我们可以进一步测试出每一种纸张的出纸率，以及每一个班组的节纸情况，每一个订单的节纸情况。有了以上这些数据，我们还可以综合分析出每一种纸张的实际克重，因为克重的准确与否，直接影响到出纸率，以及考核机台用纸消耗的准确性。
其二，采购管理定量化。我们对采购行为进行严格的区分：招标采购、月度计划采购、安全库存采购、临时性采购。对于招标采购的材料要求采购人员必须向指定的供货商以招标价格月度定量采购；对于安全库存采购的材料要求采购人员只要不超过确定的最高价，且在保证质量的情况下，可以向不同的供货商采购，以保证安全库存量；对于临时采购的行为必须由领导审批后，才能进行采购工作。采购行为的严格区分完全是由ＥＲＰ系统来控制，这样杜绝了盲目采购，有效降低库存，从而也避免了大量人为因素的影响，为企业减少库存成本，提高资金的周转率。
其三，工具物品定位化。以前我们的工具采购、使用、保管行为没有做到严格的监控状态。致使形成了天天买工具人人无工具的状态，各部门有多少工具，归谁管理都不清楚，工具丢失找不到责任人，工具报废不见尸首。这种现象在每一个企业都普遍存在，往往都是视而不见。通过ＥＲＰ系统，对每个部门进行合理的工具配置计划，对现有工具进行统一盘点，并指定由专人负责，工具借用、归还必须在系统中做逐一记录，丢失要追究保管人员责任，报废要有专人审批，废品要入到废品库。
其四，费用管理可控化。没有通过ＥＲＰ系统管理前，费用报销没有规范的控制流程。每笔费用是否该发生，什么时间发生，很难做到准确的记忆。上了系统中，一方面依靠系统的流程，另一方面加强费用制度的建立。每笔费用发生前必须申报，审批后方可执行，报销时，报销单与申报单进逐一勾核，费用发生情况更加明细化，可控化。
其五，废品管理清晰化。废品管理每个企业都非常重视的一件事，以前我们面临废品入库数量和出库数量差别较大的问题，手工管理难以做到精细准确，印刷企业的废品来源于多个部门多个环节，给手工收集和统计工作带来很大不便。ERP系统结合库存管理的模式，严格与废品产生环节进行衔接，全流程管理废品。
其六，维修费用节约化。一直以来我们没有一套成型的设备维修管理方法，企业借助ＥＲＰ建立建全了设备保养、维修管理体系。实现了对设备维修零配件成本归集，维修人员工时统计，外协维修人员费用统计等。这些数据对于设备的运行状况、人员修理技能、零配件使用寿命分析起到重要的作用。通过零配件采用以旧换新的管理手段，堵塞了各部门、各班组、各维修人员乱领配件的现象。
深耕细作良其地，精雕细琢塑其形，成本控制不是一朝一夕就能实现，必须做坚持不懈，持续改进。大处着眼，小处着手，管理越精细、收益越丰厚，愿在这个世界性的寒冬中，通过我们自身的努力，给企业带来更多的暖意。
扩展阅读：报社印刷厂设备的维护与管理
近几年，随着报社对报社印刷厂加大技术改造的投入，报社印刷厂的设备引进步伐
加快，高速彩印化、自动化、智能化的设备越来越多，如宽幅高速彩色报纸印刷机、计算机直接制版设备等。报社印刷厂引进一流的设备，就要有一流的设备管理。设备管理是企业管理的一个重要方面。设备管理不好，利用率就会大大下降，也很难保证报纸印刷的质量，更谈不上完成报纸印刷时效。如何做好报社印刷厂的设备的维护和管理工作呢？结合报社印刷厂的实际，谈谈我的一些办法，与同行共勉。一、报社印刷厂设备管理的重要性
报社印刷设备种类多，结构复杂，自动化程度高，价格昂贵。大部分印报机是引进国外最先进的设备，控制系统已发展到PLC自动控制、电脑控制，人机对话等，机器的运行速度和自动化程度越来越高。印报设备技术含量越来越高，综合了机械、电子、光学、液压、气动、制冷、微电脑以及化工、轻工等多学科技术，虽然设备操作越来越方便，但设备的维修难度也越来越大，维修成本也越来越高。1.设备维护管理的经济意义
设备是企业生产经营活动的基础，在当今印刷技术飞速发展的环境下，设备已成为企业核心竞争力的重要组成部分。设备管理的目的就是使设备处于最佳状态，使设备的维修和管理费用最经济。
通过对设备的维护管理，调动全体与设备相关人员的积极性和主动性，力求使用人员及维修人员能排除一般故障，减少设备的人工成本及维修材料费（主要是备件）、外来维修费、停工损失等，特别是对延长设备的使用寿命，充分发挥设备的潜力，力求设备的寿命周期成本最低，最大限度地发挥其经济效益有着重要的意义。2.设备维护管理的社会意义
对于报社印刷厂来说，报纸的印刷发行是采、编和广告信息的最终产品，体现信息时效和效益的重要环节。报业竞争对出版时效的要求，决定了报社印刷厂必须以时效为先的行业特点，而报纸是通过印刷设备印刷出来的，设备时刻处于完好状态是实现出版时效的命脉。一旦设备出现故障，或者维修力量跟不上，使出报时间晚点或者设备不能运转，无法出报，其社会影响可想而知。因此，从实现印刷时效的目标来看，重要的是通过设备维护管理，保障设备的正常运转，最大限度地避免在生产过程中发生故障。二、报社印刷厂设备管理与维护办法1.设备管理和维护的思路⑴加强设备操作维护保养
要实施积极的管理和维修，首先机器操作人员必须认真负责地、实实在在地做好日常保养工作，按照使用说明书要求，严格地做好机器零部件润滑工作。以往绝大部分故障所反映出来的，就是机器润滑不良的缘故。第二，维修人员不能坐等机器出了故障再去修理，要经常巡视、检查，及早发现故障隐患，采取措施。第三，要及时修理。发现故障隐患及早报告，机器零件磨损要及时更换，不要等隐患变成故障，致使停机停产，造成严重后果。作为印刷企业生产和发展基础的印刷设备，保养工作做得好，可以减少设备的故障，提高设备利用率，创造更高的经济效益；反之，高故障率会导致维修成本和使用成本增加，设备使用寿命短，投资价值降低。因此，要增强领导和员工的保养意识，必须建立一套完善的设备维护管理制度，并制定相关的标准加以规范和引导。比如说，可依照“ISO9001质量认证标准”来管理、维护设备，在保养方面重点强调八项原则中“全员参与”、“领导作用”、“过程控制”等理念，把设备保养工作做实、做细、做好。⑵扎实做好技术培训工作
先进的印刷设备，综合了多学科知识，要求操作与维修人员经常不断地学习，才能适应技术的快速发展。因此，做好技术培训工作，对提高操作与维修人员技术水平起着关键性作用。①做好经常性的技术培训。利用业余时间组织操作与维修人员，请专业技术人员或者专家进行技术培训，学习机械、电、气、电脑等基础知识；②通过请进来走出去的方法，请专业维修技术人员进行设备维修与保养的专业培训，并经常性地送维修人员参加机器制造厂组织的技术培训，提高维修人员的维修能力；③在设备引进安装过程中，操作与维修人员要配合厂家工程技术人员工作，多做多问，更快、更好地掌握设备的性能，为以后的设备维修保养工作打下扎实的基础。2.设备的管理办法⑴严格执行设备管理制度
印刷企业必须建立和执行一套完善的设备管理制度，如设备各工作岗位的使命、工作程序、职责、工作关系，设备保养责任制度及考核办法，设备故障、事故的分类及处理规定等，做到责任到人，职责清晰，奖罚分明，杜绝不应发生的事故，使机器始终处于良好的运转状态。
针对设备保养环节要求每道工序或机台都有记录表格，随时记录设备的运行和保养维修情况，既给操作者规定了每天必须进行的保养项目，又留下了日常保养、故障发生和维修等记录。
设备维护管理的有效手段是确保能正确操作使用和维护设备，力争把设备的日常使用和保养纳入有计划、有规程、有指标、有职责、有记录、有考核的规范化、制度化的管理方式中，为保障设备的正常运转创造基本条件。
设备维护程序文件的编制与下发只是设备维护工作的开端，而真正落到实处还需要一定的措施加以控制。如制定严格有效的奖惩制度，把设备维修成本同职工的收入挂钩，促使职工主动做好设备的保养工作；同时各级主管进行必要的监督和检查，最终促使员工在生产中养成良好的工作习惯。
⑵掌握设备的磨损规律和故障规律
设备的磨损大致可分为三个阶段，初期磨损阶段、正常磨损阶段和剧烈磨损阶段。在初期磨损阶段爱护使用，在正常磨损阶段精心维护使用，在剧烈磨损阶段前及时修理。设备的故障变化规律大致也可分为三个阶段，即初期故障期、偶发故障期和磨损老化故障期。在初期故障期，精心安装，认真调试，强化试运转，严格验收；在偶发故障期，加强维护保养；在进入磨损老化故障期，及时进行预防维修和改善维修。⑶有效控制和提前排除设备故障，将事后维修转变为预防维修
报社印刷厂设备维护的突出问题之一是，在生产过程中要避免出现突发性的设备故障。如何控制设备故障的发生，也就是抓住了印刷设备管理的要害。可以说，再先进的设备、再完善的设备管理，也不能保证设备永远不出故障，其关键问题是力争做到有效控制故障和提前排除故障。①掌握故障点
设备出故障一般都是由于某部位的零件磨损或功能失效所致，这些易出现问题的部位，常称为故障点。对故障点的判断和掌握是有效控制设备故障的前提条件。每类设备都存在由于设计和工艺原因所形成的共性薄弱环节，厂家在操作技术手册中特别警示的要点或提示必备零配件的部位，一般都暗示设备共性的问题；每部设备又由于其自身原因或操作条件的不同，在使用中会暴露出个性的问题；随着设备使用期的延长，设备问题还会不断地增加和变化。面对各类设备问题，管理人员和技术人员的首要任务就是要通过对设备技术性能的研究，对每一次故障的分析，不断积累和总结规律，正确判断出设备的故障点，制定有重点、有针对性的应对措施。
②有针对性地常备零部件
排除故障最直接的措施就是及时更换零部件。在故障点被确认后，常备零部件的工作就会更有针对性。属设备制造厂的专用部件，必须根据其供货周期提早向厂家订购；属可替代的常用标准部件，可选择更便捷的供应或加工渠道；因设备自身或质量问题引发的故障点，可考虑在条件允许的情况下，及时采取技术改造措施。与此同时，把加强对故障点的重点监控列为日常例行的工作项目，做到掌握重点，有备无患。
③创新管理方式
过去，维修队伍基本上是一支抢修队。平时工作量不饱满，一遇设备出故障便紧急动员，突击抢修，连续作战。这种忙闲不均的工作方式显然无法满足有效控制故障，提前排除故障的要求。为保障设备的正常运转，必须变被动抢修为主动控制的管理的方式，做法是：a.信息采集
设备在运行中，每一个部位、每一个控制点、传动点都会发出如振动、声音、温度、电信号、动平衡等相应的信息。在正常情况下，这些信息有一个合理量化指标范围。超出正常量化值范围的信息，往往表明工作过程异常，预示可能出现故障。根据这一思路，可在设备的重要部位设置测试点，测定其在正常状态下的数据。维修人员一项重要的日常工作就是随机对各测试点做跟踪测试记录。b.故障诊断
设备异常信息如不断延续，说明该部位零件有可能开始磨损或变化，其继续累积的结果会导致最终发生故障。因此，将出现异常情况的测试点列入重点监控目标，由维修人员做进一步的观察、测试和分析。其过程类似于医生对病情的诊断，目的是要在设备故障发生前及时分析判断出故障点。c.计划维修
通过定点采集、故障诊断的工作，一般故障点可以在故障发生前被提前发现，这就为计划维修创造了条件，并做到把排除故障的工作安排在非生产时段来进行。属消耗性的易损部件可根据其使用期限安排提前更换，暂不会影响
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