公司标书制作准备工作及流程
公司标书制作准备工作及流程
投标准备真是体力加细致活，事无巨细，反复查阅，真该有个流程和核对清单，才有主线分工，并能一项项核对。
【标书准备流程】
1.捕获商机、了解招标内容，确定是否投标
2.购买标书（前期尽量多了解客户现状、项目背景和项目需求）3.分析招标文件
4.分工编写投标文件（一般分商务、技术两部分）5.打印检查，定最终报价6.装订与密封7.递送标书【3.分析招标文件】
招标书一定打印出来，将要求要点用笔标注出来，重点页折页脚，打印装订前对照检查。同时电子版方便查找，可按关键字“偏离、需求”等查找要点。
细读招标文件，将商务、技术要求和评分要点用MindManager单列出来，准备标书时参照。
【4.分工编写投标文件】
投标文件分为多个独立文件（封皮、封面、封条、报价部分(开标一览表、分项报价明细表)、商务部分、技术部分、技术附件、其他（投标授权书、投标保证金复印件等）。这样方便检查、修改和打印。
系统建设方案等放在技术附件中，技术部分对应招标文件技术应答章节要求，引用技术附件章节。这样既保证了建设方案的完整性和持续性，又确保了适应不同的技术应答文件要求。
商务文件、技术文件篇幅较长(超过200页)，强烈建议提供“标书导读”，对照评分项，给出响应篇章索引，便于专家评分。
围绕招标项目需求、技术偏离表组织和编写投标技术方案，才能做到提纲接领，响应要点。
各分项报价要符合常理，合情合理，能解释清楚。
如果项目在分公司所在地实施，且客户很在意本地服务。标书主要技术人员一定要添加分公司的技术人员，电话需留分公司电话。项目负责人的简历一定要符合本项目的规模和资质要求。如简历表在商务、技术方案中都有，需要一一对照，看有无不妥。附了人员简历材料的需要检查，如10年毕业，缺有5年工作经验等问题。
【5.打印检查，定最终报价】
几部分文件装订为一册的话，建议每部分间插半透明彩页纸一张，标示各部分内容，便于专家翻阅检索。
【6.装订与密封】
根据标书厚度、体积，用牛皮纸等包装并贴封条后，可放入纸盒保护，加透明胶条密封和作提手，应对投标路途情况。最好用硬皮纸做标书封面
【7.递送标书】
封条、电子文档光盘、质疑应答等文件可预留多份备用。
【特别注意实现】
商务部分中公司资质材料，一定要检查打印稿中公司组织机构代码等编号清晰，审计报告、验收报告、合同等需用盖章签字的扫描件。
专家组可能提的问题：
1.简要介绍下系统建设情况、工期、人员投入？2.服务器是如何选择的，是否满足应用需要，如何扩展？3.如何考虑系统运维、用户培训、技术支持？4.项目能否降价？
投标文件制作技巧
一、招标中碰到的几个问题
1．有的人在截标时间之后才送来文件，其实迟到一分钟都不允许；2．标书规定，在投标书上必须有投标人或其授权的代表签字，并加盖单位公章，但有的投标人忘了签字，造成一个不可挽回的错误；
3．制造厂授权书十分重要，但有的投标人没有此授权，或拿了授权书，但没有法人代表签字，也被看成不合格的授权书；
4．交期明显与要求不符，使用户单位不敢要这批设备；5．主要指标只有一项不合格，也被淘汰出局；
6．投标保证金不足，或开立的银行级别太低，亦成为废标理由；
7．在设备标中，如分几个包，投标人可投其中一个包或全部的包，但一个包内的配制，一定要报齐；
8；中标人的投标应当符合下列条件之一
（一）能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准；（二）能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格最低；但是投标价格低于成本的除外。
由以上可以看出，光报价低，不能成为中标的理由，有的投标人在开标时听到自己的报价低，以为十拿九稳了，这是不对的。二、制作投标文件应注意的问题
1．对招标人的特别要求要注意，再决定是否投。如招标人在业绩上要求投标人必须有几个业绩；如土建标，要求一级以上的施工资质；再如，要求投标人资金在多少金额以上。再如，参加国际标的必须获得有进出口经营权的企业方可参加，等等。2．应认真领会1）前附表各要点2）招标文件各要点
3）投标文件部分，尤其组成和格式
4）保证金应注意开立银行级别，金额够不够，币种，以及时间5）文件递交方式时间地点，以及密封签字要求6）几个造成废标的条件7）参加开标仪式；8）积极作好澄清工作
3．投标文件应严格按规定格式制作，如开标一览表，投标函，投价表，资格声明，授权书等，包括银行保函格式亦有统一规定，不能自己随便写。
4．技术规格的响应
投标人应认真制作技术规格响应表，主要指标有一个偏离即会导致废标。次要指标亦应作出响应；
认真填写技术规格偏离表，优多少，差多少5．价格的选择
应报出有竞争力的价格
6．服务维修网点与承诺，一定要写齐，包括备件供应与价格，有的报几年内不变。
培训人员，时间、内容、培训用仪器、地点是免费还是收费应分清。7．编制要点
①注意签字与加盖公章②正本每页小签③报价不能缺项④正本与付本数量
⑤制造厂授权应正规，以制造厂的信函出具⑥修改地方要签字
⑦打印，装订成册，密封
⑧开标一览表与投标保函单独封存⑨提前送交投标文件
⑩有效期的计算，若60天，保函有效期则应为90天。
扩展阅读：标书的制作流程
标书的制作流程
BiaoShuDeZhiZuoLiuCheng
201*年
总体来说,一个项目大致可以分为以下几个阶段:获取招标公告、投标报
名、外地企业进市备案、资格预审(资格候审)、甲方考察、组织投标、正式投标等。
如下图所示:
当然，每个项目都不尽相同，有些项目只涉及到上面的某些环节。下面就对以上部分做总结性阐述:一、获取招标公告
对于我们投标人而言,及时获取本行业相关项目的招标信息,显得尤为重要。获取招标信息可以说是展开项目的第一步,因此得知项目信息的时间越早就越能够为自己争取到尽可能多的时间,项目的可把控性就越大。而获得招标信息最为常见的途径就是招标公告,因此应密切关注招标信息的发布。
在取得招标公告之后,我们最好积极与业主或招标代理机构建立联系,通过联系,一方面我们可以及早了解业主或建设单位制定的项目的详细要求,包括:招标项目概况、招标对象、招标说明、技术方面的要求和对工作的特殊要求等.如果在交流中我们能尽早的掌握这些信息那就可以有针对性的做好前期的工作,及早开展投标的准备工作,争取比其它投标者领先一步.
另一方面也可以对业主的要求有更深刻的理解,以便在编制投标文件时准确
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获取公告项目报名资格预审/后审进市备案组织投标（甲方考察）正式投标
响应或着重加以说明.
另外,在与招标代理机构接触和交流的过程中,我们要积极配合业主或招标代理机构,努力为他们留下良好的印象,为将来的合作打下良好的基础.二、报名
取得招标公告后,首先应该仔细阅读招标公告,找出报名的截至日期、招标文件的售价、报名的具体时间和地点尤其是报名时要求携带的证件(通常会有:公司的营业执照、资质证书、授权书等)注意查看是否要求我们投标者提供这些证件的原件,另外应在购买招标文件的前几天与财务部门打好招呼,以便准备购买招标文件的资金.
按招标公告的要求把所需的资料装订成册后,在招标公告规定的时间和地点前去报名,购买招标文件.
注:购买招标文件/预审文件时，如果招标代理机构同时提供文件的电子版那最好随身携带U盘.这样可为日后投标文件的制作节省不少时间.
三、资格预审
资格预审和投标报名基本相差无几,往往需要我们准备一些资质、证书等材料(如:授权书、公司营业执照、资质证书等.由于每个项目详情不一,所以以招标公告的要求为准)同样需要注意的是:查看是否要求我们提供这些证件的原件.按照要求把所需资料装订成册后,被授权人携带有效证件将资格预审资料递交至规定地点.
资格预审关乎我们是否有资格进入最终投标环节，所以对资格预审应该格外注意。
四、制作标书
标书在我们的投标过程中起到了至关重要的作用,这一点毋庸置疑,所以我们对标书的制作应该高度重视起来.
注:那投标文件应该怎么做呢?什么样的投标文件才能称得上完美呢?说到这里我觉得很有必要说一说招标文件.
招标文件
招标文件是招标企业的行动指南，也是投标企业须遵循的规则。它应提供投
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标人在参加投标时所需要的一些情况，其繁简程度与招标项目的规模有关。招标项目复杂而且规模较大的，招标文件的叙述就会准确、详细、清楚；招标项目简单而规模较小的，招标文件的叙述可能相对会简单一些。1.招标文件一般包括的内容
招标文件主要内容可分为三大部分：程序条款、技术条款和商务条款。主要包含下列几项内容：
招标邀请函；投标人须知；
招标项目的技术要求及附件；技术标准、规范；投标文件格式；投标企业资格文件；投标保证文件；合同其中:
⑴投标人须知
投标人须知是招标人向投标者告之关于投标的注意事项，使投标者清楚的了解投标的注意事项，投标须知中通常包含以下内容：项目名称、业主名称、资金来源、招标代理机构的名称联系人及联系方式、投标文件份数、投标报价方式、投标地址、截标日期、投标有效期等主要内容。⑵投标人资格文件；
在招投标过程中,一般业主都会对投标人做出一些要求,不能达到这些要求的则被视为没有投标资格.这些要求通常是针对投标人的公司规模、资质、业绩等方面来提出的.
⑶投标保证文件：是投标有效的必要文件。保证文件一般采用三种形式：支票、投标保证金和银行保函。
投标保函由银行开具，是借助银行信誉投标。
若在投标有效期内放弃投标或拒签合同，则招标公司有权没收保证金以弥补招标过程蒙受的损失。
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(4)另外,招标文件中还主要包括以下内容:投标要求、投标报价说明、投标文件的编制、投标文件的递交、投标文件的密封和装订、开标、评标、合同的主要条款等等.
2.正因为业主的需求是完全从招标文件中体现的，所以能否真正把握业主的需求，招标文件是最直接的途径。
一本合格的投标文件可以是各个投标书模块的简单集合，但一本优秀的标书应是完备、专业和具有个性化的。完全针对业主需求提出方案并帮助业主解决问题的标书才是最完美的标书。
投标文件
在上面已经简单的介绍了投标文件的重要性,在此不再重复,下面就投标文件的制作着重说明.
制作投标文件的前期准备工作
1.拿到招标文件后就要仔细阅读招标文件,确保招标文件的每一页甚至是每一行中的每个字都要看到.一本招标文件应仔细的反复阅读,要保证无漏项并能正确的理解招标文件的内容及要求.
2.在看完招标文件后要及时找出其中的问题,如:明确了解投标文件的截至日期、招标代理机构的名称联系人及联系方式、投标文件递交的时间和地点、投标保证金的金额、投标保证金的递交形式(银行支票、汇票、现金还是其它?)、投标文件份数、投标报价方式、预算编制中应注意的事项、技术部分中是否有特殊的要求、需要的资质及是否需要这些资质的原件、开标时的出席人、是否需要项目经理同时出席等等事项都应熟记于心.
之所以特别关注这些问题是因为:一方面,我们在做标书时会以其中的某些问题作为制作标书的指导性原则,如:招标文件中若规定投标文件中所提供的人员证件须为彩色扫描输出件那我们在做标书时就绝对不会插进黑白的复印件.另一方面,只有及时了解招标文件中的需要,我们才能为日后的准备工作留出时间.如:假如招标文件中规定,开标时项目经理必须出席那我们就必须要提前与公司联系,协调之间有可能出现的一些问题.
3.上述准备工作完成后确定制作投标文件的时间表.
这一点相当的重要,如果各部分时间段制定的不合理,那就会产生一系列的
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不良后果,而这些不良后果的出现很可能导致整个投标项目的失败.因为在划分的每个时间段中时间过紧会使前期的准备工作不充分,所做的标书自然会有所欠缺.举例说明:在标书制作的20天过程中,如果预算部分的内容特别多,工作量相当大那么留出5天的时间给预算部完成预算的制作就会显得相当的困难,即使预算部通宵达旦的工作,那做出来的预算也只能是漏洞百出、差强人意.
反之,如果给预算部留出19天的时间那投标文件后期的工作显然就难以在投标文件递交的截至时间内完成.因为投标文件的合成及调整、投标报价的确定、投标文件的审核、装订及密封都需要时间,短短的一天是不可能做完这些工作的.所以在时间问题上能否做到统筹安排,合理划分就显得尤为重要.
投标文件的具体制作1.投标文件的制作流程:
用一组简单的框架图表示,投标文件的制作流程如下:
拿到招标文件后(含图纸),
仔细阅读并找出注意事项
是否需要答疑
商务、技术文件的制作由办公室预算部分的编制应严格按照招标文具体负责,但预算与办公室应相件中对投标文件的格式、顺序及各种辅相成，保持投标文件的一致要求制作整合商务、技术文件和预算文件,并找出问题及不足之处,及时修改调整报价最后在非标书制作人审阅后,按照招标文件的要求装订、密封.
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简述:投标文件基本上由商务标和技术标两部分组成,这两部分内容相辅相成,在投标文件中所起的作用同等重要.其中:1.商务标
商务标一般包括:法人代表授权书、投标报价、投标企业的基本情况表、拟投入人员情况表(或人员配备情况表或主要施工管理人员表)、拟投入设备一览表、项目经理及主要技术负责人简历表、企业近年内所承建工程一览表、企业目前正在履约的工程一览表、投标企业的财务状况表及其它附表等内容组成.
注:具体内容视招标文件而定,每个招标文件之间虽有相同之处,但也存在着一定的差异.2.技术标
技术标包括施工组织设计等内容，在评标分值表中一般占30-40%。标书的写作方法
一般招标方在招标文件中都会对投标文件的制作有具体、明确的规定和说明，最好的做法就是：充分响应招标文件的要求并遵守规定好的格式。按照要求的顺序完成投标文件的制作。在此基础上应把写作的重点放在评分细则的相应内容上，就此充分表达和说明自身企业的优势。
另外须注意:由于内容较多,所以投标文件的层次一定要清晰，内容祥略得当,语言简练、流畅,并且要留意防止错别字的出现,避免犯低级错误.
项目公开招标之后直至开标之前的这段时间可以说是我们的冲刺阶段,在这个过程中要注意以下几个方面:
编制投标文件的过程中应注意:
1.根据招标文件的要求制定投标文件的制作进度计划有条不紊的制作投标文件以免造成投标文件的缺失或对招标文件未做出实质性的响应.另外要仔细研究招标文件,正确理解招标文件的全部内容,尤其要注意招标文件中的一些特殊规定,如果忽略了这些要求就有可能导致废标.
2.针对招标文件中出现的问题,我们要多与业主或招标代理机构联系和沟通,如果可以答疑那就要把在标书制作过程中所遇到的问题汇总,之后以书面形式传至招标代理机构并等待答复.这样做不仅可以防止我们对招标文件的理解有所偏差,而且还可以更好的掌握业主的意图和要求.
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如果业主对招标文件中的一些问题做了补充、说明或是答疑,我们一定要做好充分的准备,以便及时在投标文件中给予明确的响应.3.在具体的投标文件编制过程中应做到:1.严格规范
在认真研究并正确理解招标文件的内容基础上,一定要按招标文件的要求编制投标文件(如各种表格形式一定要按招标文件中提供的来编制);不能遗漏或回避招标文件中必须回答的问题;并对招标文件中提出的实质性要求和条件做出明确的回答,切忌偏题,并在此基础上去细化各项条目.
另外,投标文件中使用的计量单位除招标文件中有特殊要求外应采用法定计量单位.投标文件按统一格式书写.例如:正文中字体统一为宋体,字号统一为小四,段落为1.5倍行距等.2.统筹考虑
投标文件的内容会涉及到技术、财务、预算等各方面的问题,因此我们会组织相关部门的人员分头来编制投标文件,虽然各部分的制作者不同,但是我们必须确保整个投标文件的内容保持一致性和贯彻性.3.合理设置文档
一份完整合格的投标文件不仅要有详细的内容也要有封面目录页眉页脚等.且在页面安排、标题设置、图表说明的运用上合理得体,既符合项目的严谨性,又要体现自己的特色.所以在编制投标文件时很有必要在这方面下点功夫.相信一份与众不同、别具匠心的投标文件肯定会给招标单位留下良好印象的.
4.商务部分和技术部分的合成.
商务部分和技术部分都编制完成后就要把两部分合成到一起了,按招标文件中规定的顺序编排好两部分的内容.之后对整体的投标文件进行审核,如发现问题要及时做出修改或补充.
5.投标报价确定后,就需要按照招标文件的要求签字、盖章了.
注意:招标文件中要求签字或盖章的地方应格外留意,因为通常来讲如果投标文件中出现了漏章或漏签会被视为没有响应招标文件的要求而废标的.6.整个投标文件最终确定后由一个非标书制作者检查、审核,确认无误后按照
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招标文件中规定的要求密封、装订.
这个过程主要包括:投标文件的印刷、装订以及投标文件的最后包装、密封.其中:
(1)投标文件的印刷及装订
投标文件应视招标项目的具体情况决定是否精装及装订的具体方式.(2)投标文件的包装和密封
严格按照招标文件的要求进行密封，对加盖印章有要求的，一定要按招标文件要求加盖有关印章。有时招标机构会规定投标人的技术标部分不能有任何标记，并要求投标文件中商务标部分与技术部分分别装订、分别密封,可能还会规定技术标使用的字号、行距、字体、纸张型号等.对招标文件有此要求的，我们在制作、装订和密封投标文件时，一定要倍加小心.
注:如果在递交投标文件的同时须递交电子文档则应注意电子文档的制作和刻
盘,并根据招标文件中对电子文档密封格式的要求来制作光盘贴和光盘套.
开标
投标文件制作完毕后,在招标文件规定的开标时间和地点前去参加投标.开标是标书制作过程中的最后一个环节,成败在此一举所以对开标这一环节也应重视起来.
开标时应注意的问题:(1)注意投标的截止时间。
在招标文件中一般都会对投标的截止时间做出详细地规定，所以一定要在规定的截止时间之前、到指定地点递交投标文件.另外,参加投标的人员在时间上一定要留有余地，并充分考虑天气、交通等因素有可能对投标所造成的影响，因为一旦超过规定的投标截止时间,投标文件将作废标处理，没有一点商量的余地.(2)携带证件以备检验。
一是参加投标要注意携带招标文件中要求的资质或证件的原件；二是随时准备检验.一般情况下是在开标之后、唱标之前，按招标文件要求检验资格证明文件，此时，没有携带原件或招标文件规定的其他有效证明文件的将作废标
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处理。
注:如果是资格后审，则证件更要携带齐全。(3)演讲
有的招标机构会要求投标人在开标时对所投项目做一定时间内的现场演讲(如医大三院项目、安居等).为了让评委对我们的投标文件有一个整体上的了解,并在此基础上尽量争取获得评委对我方投标文件的青睐.所以演讲时一定要精练，集中体现优势，且在最大限度上煽动评委,努力给评委留下良好深刻的印象.(4)委托代理人
委托代理人应随身携带身份证等相关证件,并且在开标过程中不中途退场.因为在评标过程中,评标委员会可能会在审阅投标文件时遇到一些疑问，要求委托代理人以书面形式对投标文件中含义不明确的内容作必要的澄清或说明.所以这就要求委托代理人不要中途离开现场，随时准备就评委提出的问题进行解释或答复。
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