销售部文员工作规范(参考)
广州市吉亚隆鞋业有限公司管理资料岗位工作规范之一：业务接待文员岗位工作规范
广州市吉亚隆鞋业有限公司
员工岗位工作规范
岗位：业务文员部门：销售部直接上级：销售部经理
此岗位设编文员壹名。具体的职务能力要求是：具有中专或中专以上文化程度，36#脚，能熟练操作电脑，工作责任心强，细心认真，具有文员工作的基础经验。其岗位工作的具体项目及内容列述如下：一、办公室工作1．考勤
（1）严格执行公司考勤制度，监督每个员工做好上下班考勤、加班及请假登记，以及加班申请条、请假条的管理。
（2）员工因事外出必须要求其说明外出事由，经审定事由合理者方可放行，并要求其出门前登记。（3）安排星期天值班人员。
（4）每月末把员工全月考勤情况报部门经理审核批准签字后，于次月初的两个工作日内上报公司人事。
2．卫生组织安排本部门员工每日的卫生清洁工作，保持办公环境美观整洁。3．办公用品管理
（1）做好办公用品日常的领用登记、入库登记工作。
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（2）每月月底必须对办公用品的库存进行实盘，依实盘结果拿出下月预算报部门负责人审批签字后，向公司申领。对一些专用需自购的用品必须办理申购手续后，才可购买。4．员工用餐安排
（1）安排部门员工中午用餐。
（2）对每天用餐情况及时登记，对当月用餐费用在次月2号以前与统计核对无误后报批。
5．负责外联公关负责与外部(如物业管理处、纯净水公司、IP公司等)的联系及相关信息咨询（如机票、火车票、酒店等）。二、日常业务工作
1．日常开单及交货期登记传真
（1）协助统计做好日常开单工作，注意按制单的流程步骤操作：①要根据客户要求的款号、颜色面料、配码、印唛、数量制单，订单上应注明单价、总数量、总金额、单号、日期、客户地区、名称等，缺一不可。开好的订单必须核对无误后方可签名；②所有订单必须经统计复核确认才可传真回厂。
（2）收到工厂传真过来的交货期后，先交给统计核对货期是否可以接受，经统计确认后把交货期登记在订单上，及时传真给客户。2．传真件
（1）所有的传真件（如“物料配送”、“更改通知”等）必须要注明接收人和传真时间（在右上角注明），并分类装订、保存。
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“更改通知”单必须经统计确认后才可以传真到工厂或客户。（2）销售明细单必须在第一时间传真给客户，具体步骤如下：①先将货运单的托运单号注明在销售明细单上。②核对销售明细单上的数量、日期是否与货运单一致。③核对销售明细单上的款号、颜色面料、印唛、数量、单价、总金额是否与订货单一致。
④经核对无误后在订货单上注明发货日期、数量（用红色水笔登记，已发完货的款式在该款数量旁打勾）。
⑤发现实际出货期与交货期有出入时，马上通知统计跟进。⑥经核对无误后必须在销售明细单左下角签名认可，并把红单联和货运单留本部门，黄单联交给财务部作帐；
⑦将销售明细单（红单联）传真给客户，盖注“已传”字样印章并标明传真时间，然后把销售明细单交与统计。⑧将货运单分客户装订、保存。
（3）对客户要求的物料要及时填写物料配送单，单上必须详细注明客户名称、物料名称、数量、单价、发送方式、日期、制表人等。物料配送单必须经统计确认后方可传真回厂，并跟进物料发出情况。
3．负责收货、发货通知及跟进
（1）接到货运部收货通知电话后，在“收货通知”单上详细填写发货地址、收货地址、收货人等，及时传真回厂，并跟进工厂是否有收到货。
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（2）当客户收货地址或收货人等有变动时，在“客户发货方式通知”单上填写清楚，及时通知工厂司机及发行文员修改客户档案资料。
4．协助其他同事电脑制表制单
5．负责各种函件、通知、文件等文稿打印
6．部门资料、文档的管理，对部门所有文件资料必须分类存档，该备份的一定要定期备份，以便查阅和备案。三、日常接待
1．做好接听电话、传话、收发传真、邮寄信件、EMS等工作。2．对来访客户要提供热情周到的服务，没有预约的来访客户，要询问有关的同事，然后做出适当的处理。3．建立并维护所有客户档案
（１）建立一份完整的客户档案，包括客户的基本资料、货运资料、银行结算资料及税务资料等。
（２）客户档案资料有更改时，要及时地通知公司所有的有关人员。四、订货会1．订货会前期
（１）参与订货会前期的筹备工作，积极配合订货会的工作安排，完成分派给自己的工作任务。
（２）认真学习设计开发部及销售部准备好的新一季货品培训资料，积极参加公司组织的订货会产品培训。
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（３）对拟向客户推广之所有鞋板认真仔细地了解消化。（４）对拟向客户推广之鞋板，认真仔细地试穿，发现问题要马上反映，开发部修改过的鞋板要再试穿，直至问题解决为止。（５）协助形象监理布展厅。
（６）通知客户参加订货会及跟进客户到会的日期。
（７）准备好订货会期间所用的水杯、袜子等物料，并协助统计准备订货会期间所用的表单。2．订货会期间
（１）订货会期间向客户介绍产品，并根据鞋的风格搭配服装，向客户走秀展示鞋子。
（２）协助统计参与接订单工作。（３）合理安排好客户的茶水和用餐。三、订货会结束后
1．协助统计整理客户订货时的特殊要求，并记入备忘录。2．及时将订货单传真回厂，收到交货期后，把交货期登记在订货单上，然后传真给客户，传真步骤见“二、日常的业务工作之2传真单”。
3．将订单分客户、地区装订保存（包括原始订单）。五、维修鞋
1．收到客户的“退鞋明细”后，将“退鞋明细”传真回厂，并将发出日期、款号、颜色面料、数量、客户要求的处理方式、维修要求或退货原因等录入电脑。
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2．与工厂确认客户退鞋是否已收到，并跟进退鞋的交期，尽量缩短维修时间。若在正常时间内工厂未收到退货，根据货运单查询原因，直到收到货为止。
3．收到工厂传真的“成品退货检查表”后，对照之前已录入电脑资料，把收到日期、码数、工厂处理方法、交货期补充完整，并检查实际收到货品与客户之前的传真是否一致，若不一致，与客户重新核对，再通知工厂。
4．当工厂处理方法与客户要求有出入时，要及时与客户沟通，并回复工厂，根据实际情况协商处理。
5．根据维修鞋的交货期对工厂予以跟进，尽可能把维修时间控制在三至五天内。
6．收到维修鞋出货明细单时：
（1）先将货运单的托运单号注明在维修鞋出货明细单上；（2）核对维修鞋出货明细单上的数量、日期是否与录入电脑资料一致；
（3）核对无误后在维修鞋出货明细单左下角签名，白单联和货运单由本部门保存，红单联返还工厂；
（4）将维修鞋出货明细单（白单联）传真给客户，盖注“已传”字样印章并注明传真时间。
（5）把维修鞋出货明细单分客户装订、保存。六、上级领导临时安排的其它工作。
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扩展阅读：电脑文员岗位工作规范(参考)
广州市吉亚隆鞋业有限公司
员工岗位工作规范
岗位：电脑文员部门：销售部直接上级：销售部经理
电脑文员
招聘计算机应用专业本科毕业生（软件专业本科生），引进企业后安排为期三个月～半年的公司、工厂培训，大致内容如下：
（一）业务流程实习
1、
全面了解企业“开发”→“生产”→“销售”各环节详细
的实际运作流程。2、
全面搜集企业“开发”→“生产”→“销售”各环节实际
运作所用的所有表单。3、4、
吃透每份表单的内容及各联的功用。绘制企业业务流程图。
（二）操作技能强化
1、2、3、4、
办工软件强化
和网站操作有关的专业知识强化网页设计与更新知识强化电脑日常维护与管理
（三）电脑文员岗位工作规范基本项目
1、2、
公司电脑的日常维护与管理公司销售信息统计、整理、分析3、公司网站的建设、网页的设计与更新、网上信息发布、网
路信息的搜集整理分析4、5、6、
公司电脑管理系统建设之监理公司电脑应用培训及指导
客户电脑应用辅导及电脑管理系统的推广普及
（四）公司销售网络了解与分析
1、2、
公司目前销售网络的区域分布情况公司主要客户下属销售网络的分布情况
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