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最有价值的给老板的月工作总结

时间:2019-05-29 18:00:31 网站:公文素材库

最有价值的给老板的月工作总结

从今天起每月给老板送一份礼物:就是给老板写一封信,信的结构如下:1称呼与祝福

2本人上个月做的比较好的N个方面事3本人上个月需要提升的N个事宜需提高事具体措期限宜123施自我承诺4本人的六大优点是:……本人两大缺点。我保证我的这两个缺点的改进方案如下:缺点改进措改进期限自我承施12诺5、本部门本人下个月的工作计划如下:计划123措施期限自我承诺6、本人给公司提出下列建议:建议建议措建议期限我愿意承施担的那一部分是什么1237、我们的同行上个月做了些什么,下个月还要干什么,消化他们我提出的建议是:建议措施期限自我承诺1238、我们这个行业下一步的发展走势之我见9、上个月我学习收获是什么:智慧点分解点案例具体措施12310、下个月我的学习计划是:学什么耗时多预算费用收获几个长时间点12311、我最想对公司说的三句话是什么12、上个月对我帮助最大的五个人是谁(复印一份把原件寄走,将复印件终生保留)落款、签名、画押

扩展阅读:做好PPT,让你的汇报更具价值

做好PPT,让你的汇报更具价值

【编者按】

PPT是微软公司出品的办公软件PowerPoint的简称,是近年来应用十分广泛的演示文稿制作软件。利用PPT形式来撰写演示材料,并通过现场解说来宣导或汇报单项或多项工作,已成为公司内部特别是行政办公渠道工作人员采用最多的方法之一。

201*年7月,应集团公司行政人事部和战略企划部邀请,麦肯锡公司咨询专家盛海诺先生先后两次为集团公司员工开设讲座,传授如何利用PPT来向上级汇报工作。他的演讲重点突出、简明扼要,具有较强的借鉴价值,对我们利用PPT来提高工作效率、增强汇报效果都具有很好的启示作用。为了帮助公司内部员工更好地利用PPT,本报特辟此专栏,把盛海诺的讲课内容整理成文,供大家分享。

心态篇

换位思考:假如我是领导

制作用于向领导汇报工作的PPT之前,不要只从自身去考虑问题,考虑你能够提供什么,你想怎么汇报,而是要改变“以我为主”的习惯性思维方式,要明白你的受众是领导,要认真地思考坐在你面前的领导花了时间来听你的汇报,他们到底想了解什么,哪些内容能够给他们带来价值。只有清楚领导关心的关键问题是什么,才能使你的汇报百发百中。

只有一分钟时间

汇报要切中要害,抓住关键,并给自己以紧迫感,力争在最短的时间内说明你最想要表达的主题。无论你的汇报时间有多长,都要尝试设想一下,如果只给你一分钟的时间,你应当从哪里开始,说哪几个重点,又应当到哪里结束。不妨设想一下自己正在参加一个“电梯测试”:你在楼顶与领导一起乘电梯下楼,到楼底将与领导分手告别。在电梯运行的这段时间内,你必须汇报完一件事情,完整而没有遗漏。你能做得到吗?

明确目的

永远也不要忘了我们向领导汇报的目的是什么?PPT是一种演示文件,我们要通过它来介绍情况、反映问题、提出思路,并最终达到解决问题的目的。如果我们只是满足于演示PPT文件,却并不围绕最终要解决的问题,结果必然使汇报材料支离破碎,使汇报成为一场纯粹的幻灯片演示,这于工作无益。如果在汇报前你并不明确本次汇报的目的,建议你不如暂时先不要汇报。

给领导时间

用PPT形式汇报工作之前,一定要提前(一般三天以上)完成汇报材料并发给领导,以便领导能有时间事先准备。如有可能,可以事先与主要领导取得沟通。通过这样的沟通,既可以了解领导关心的关键问题在哪里,便于对PPT作及时的充实与修改,还可以使领导对你汇报的内容事先有大概的了解。内容篇

做好开场白

借用PPT演示来汇报工作时,首先要做好开场白。开场白可以围绕“4P”来进行(图一):

(图一)

Purpose(目的)告知领导我们为什么聚在这里;帮助领导尽快将你的汇报与他熟悉的背景相联系。

Payoff(收获)告知领导他们可以从你的汇报中得到什么,以及你希望从领导那里得到什么指示。

Preview(概述)把汇报内容概括地呈现在一页纸上,并用最短的时间介绍你所做报告的框架,通过“一页纸、一分钟”让领导明白你的全部要点。

Process(流程)简要说明汇报包括哪几个部分,每一部分大概需要多长时间;并说明何时接受领导提问,供大家讨论的时间安排在哪一部分。

从结论着手(金字塔原则)

领导不希望听到怎样的汇报?我们来看这样一个事例:

“为您在预定旅馆会议用房出了问题。现在我只能预定周二及周三晚间的客房,因为周一晚间该旅馆已经客满。我已尝试了其他几家旅馆,但是因正举办电子交易会而一无所获。根据夏季时刻表,周二上午有个9:30的航班。到达时间为当地时间10:30。由于会议在中午举行,而从机场到会场的路程只需1小时左右,因此您仍然可准时到达。旅行社已为您预定了座位,以防万一。顺便问一下:您的结婚周年纪念日不是正好在周一吗?”

在上述例子中,领导能够明白你想告诉他什么吗?领导知道他应该做什么吗?

这是汇报者往往容易犯的错误:不厌其烦地向领导汇报工作的过程,以表明自己做了大量的工作,而没有马上让领导了解他真正关心的部分。有效的汇报必须让领导立刻明白主要的建议方案。我们可以比较一下提出建议方案的两种路径,孰优孰劣一目了然(图二)。图二图三

从汇报材料结构到具体汇报的语言使用,我们必须有意识地使用金字塔原则实现自上而下的沟通。

金字塔中的论据需要满足MECE原则(MutuallyExclusive,CollectivelyExhaustive),即“相互独立,统一完整”原则(图三)。这是麦肯锡思维过程的一条基本准则。“相互独立”意味着问题的细分是在同一维度上并有明确区分、不可重叠的,“完全穷尽”则意味着全面、周密。对于一个重大的议题,能够做到不重叠、不遗漏地分类,而且能够借此有效地把握问题的核心,并快捷地找到解决问题的方案。

根据目的设计故事(ACCA概念)

最为成功的汇报方式是根据具体情况向领导讲述一个故事,这种“讲故事”式的汇报不仅会使汇报更加生动有趣,而且能更有针对性地打动领导,收到实效。我们可以使用ACCA概念来分析听众对汇报内容可能的反应,并确定说故事的重点和次序。ACCA即Aware(意识)、Conviction(信念)、Courage(勇气)、Action(行动)四个方面。对没有意识到问题的存在的听众,我们采取的沟通方式首先应当表述情况,通过提供数据、详细地举例、对比等手法,让听众意识到问题的重要性;对已经意识到问题的存在,但是不确认自己能否解决问题的听众,我们要直接提供解决方案,并给出理由,还可以比较其他方案,并排除不可行的;对缺乏勇气去解决问题的受众,我们要为他们建立良好的愿景,强调收益,加强价值宣传,并解释如何排除障碍,给出激励措施;对缺乏行动方向、不知道下一步应当怎么做的听众,我们详细描述下一步应当怎么做,向他们传达信息和热情。对于不同风格的领导,讲故事的方式也有所不同。一般“经理型”和“领袖型”听众对于故事的期望重点不尽相同。前者对故事的关注重点在于过程,后者对故事的关注重点首先在于未来的结果,然后才会回过头来关注导致这一结果的过程(图四)。图四图五

基于对听众类型的分析,考虑使用如下几种常用的“故事线”。

举例说明:如果我们选择第三种“故事线”来向集团经管会汇报“集团客户生命周期管理战略规划”这个内容。我们会采取的步骤是:为什么:

1.夯实战略基石:客户生命周期管理是公司实现战略愿景和企业价值的基石。

2.实现集团优势:客户资源的统筹是建立集团化优势的关键抓手。3.创造业务价值:初步估计每年可创176亿元保费收入;产险3.4亿元额外利润;寿险10.6亿元额外新业务价值。做什么:

1.明确客户资源权属:所有权、管理权、使用权归属清晰,资源共享机制有效。

2.提升客户数据质量:明确数据管理职能区分;建立数据质量督导体系和管控流程。

3.挖掘存量客户价值:围绕存量客户增收节支制定各项举措并进行优先排序。

怎么做:

1.集约化的治理模式:组建集团及子公司客户关系管理体系,各司其职。2.以项目方式全力推进:成立集团客户生命周期管理项目组统一规划、统筹及监控;分集团、产险、寿险三个项目模块分头执行具体项目。3.合理投入资源:作为集团一项重要战略专项投入,第一阶段直接投入0.33亿元。

4.分阶段推进重点工作:围绕“战略牵引、流程驱动、IT支撑”三个阶段推进。

准备简单清楚的材料

1.把你的故事呈现出来。一旦你有了一个故事,接下来就是要通过PPT把它呈现出来。这里介绍一种咨询公司经常使用的“故事板方法”,即在纸上或白板上依次写出你的故事中每一步的关键信息作为抬头,并简单画出表达这一信息的PPT结构(图五)。这样你就可以在较短时间内准备一个有统一抬头的故事板,使他们连接成一个有说服力的故事,用来一目了然地描绘出你的论据的整体框架。

建议大家在具体做PPT每一页之前花一些时间画一下故事板,并听取领导对故事板的意见,有可能的话可以跟布置任务的领导一起做这项工作。这样能更有效率地确保结构的正确性,并充分了解领导的思路。2.使用简单清晰的图表。这一步要做到:每页一个清晰的信息(图六);选择正确的图形说话(图七);格式上要简单、统一;文字越少越好。例如:用时间序列柱状图来说明某公司新业务价值增长率自6月以来持续低于28%的目标值(图八);用饼图及柱状图来说明某公司车险是应收保费最大组成部分,其次为企财险和工程险(图九)。

3.制作PPT的一些基本的标准:一是标题字体一致,二是正文字体大小要一致,三是使用统一颜色的模板,四是尽量只使用一种结构(图十)。

图六图七

图八图九

图十图十一

技巧篇

说故事,不要被材料“绑架”

使用PPT汇报工作,很容易走入一个误区,那就是照着材料来阅读,这种被材料牵着鼻子走的做法,只能使汇报变得越来越枯燥无味。正确的做法是说你准备好的故事,让PPT变成在背景中支持你故事的工具。说好故事需要注意以下几点:一是使用平实的语言,采用娓娓道来的方式抓住领导的注意力,使汇报人性化;二是使用具体的名字、地点、时间及其他细节,使领导能够与其过往经验相联系,使汇报个性化;三是对于概念性较强的内容,需要足够的事例,帮助领导理解你要讲的内容,但无需太多的细节。回答问题,而不是解决所有问题

我们在汇报过程中或结束后往往需要回答领导的各种问题。回答好问题的重要性不亚于做好汇报本身。这里我们应当考虑以下几个方面:

首先,在汇报之前,要充分了解并准备回答领导可能提出的问题。这方面可以从这些角度来考虑:领导了解哪些背景及现状?发生了哪些情况可能触发领导脑中的问题?领导希望得到怎样程度的回答?我的回答如何与汇报的主题相联系?

其次,当领导提出问题时,要使用高度归纳的语言,并举例加以佐证。这方面,首先要对问题作出正面回答,要通过完整的句子和高度归纳的措辞,旗帜鲜明地表达自己的观点;其次,要使用“第一、第二”的方式,使自己的阐述更有层次和条理(一般不少于3个);如有需要,告知领导相关事实在汇报材料中的位置,并加以简要说明。

最后,需要特别注意的是,不要尝试“完美”地回答或解决一切问题。在汇报过程中,提出问题比解决问题更为重要。无法解决的问题,留待日后跟进。注重声形并茂

有研究表明,汇报者影响听众的途径55%靠视觉印象,38%靠声音,只有7%靠内容。可见,信息的传递往往比信息内容本身更为重要。这表明,本身质量欠佳的内容,如能通过有说服力的方式传递给听众,往往会比未能很好传递的“优质”内容产生更大的影响。

汇报过程中信息的传递主要受到声音、姿势、听众互动和手势四个方面的影响(图十一)。声音要洪亮,语调、语速要适中,用词要贴切;在讲台上最好保持站立状态,双脚与肩同宽,尽量面对观众;多创造一些互动机会,与听众实现互动交流;面部表情要随着汇报内容的变化而变化,适当地做些手势。汇报前再思考以下问题大有益处

汇报的目的是什么?领导希望得到什么?我希望得到什么?如果出版我的汇报内容,标题是什么?100字的概要怎么写?

领导对汇报内容可能的反应处于ACCA哪个阶段?我相应的重点和次序是什么?

材料中的图表及文字结构是否合理?如果脱稿,我能否抓住要点完成汇报?领导可能问什么问题?我该如何回答?(盛海诺授课,徐维礼采访整理)

(全文分上、中、下三期分别在《太平洋保险》第617、618、619期刊出,出版日期分别为201*年7月23、30日和8月6日,请查阅)

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