业务、船务及生产部门工作衔接指引
业务、船务及生产部门工作衔接指引
1、业务接到订单后通知船务，告知订单交期、产品规格型号数量
等详细信息；
2、船务接到业务订单后综合所有业务信息制成生产排期表；3、船务将生产排期表经副总审批后通知生产及业务部门；4、业务根据生产排期订购和跟踪物料，确保物料准时、足量入库；5、生产部门根据生产排期组织安排各组各线进行生产；（注：备料员在没有上线前就须根据生产排期将所有相关物料跟踪到位，确保物料准时准量。）
6、生产部门在做一款产品前须做一两个产前板，经业务确认后方
可生产大货。
7、船务根据生产排期跟进生产部门按计划进行生产，确保准时按
计划出货。
各部门工作衔接简易图：
业务备料
船务生产仓库车间核准：
扩展阅读：最详细的船务工作流程
船务工作流程
1、客人把订单下到公司，经公司各部门的产能评估后，作出的生产日期和出货日期的安排。
2、船务部接到业务部下达的订单后，根据订单出货日期录入出货排程。2.按PO
数量排柜
按可以拼柜的货算出总材积再分别看能装多少个柜，什么柜型？一般货柜有20’GP--（L）591*（W）234*（H）238CM=32.91CBM40’GP--（L）1204*（W）234*（H）238CM=67.05CBM40’HQ--（L）1204*（W）234*（H）268CM=75.50CBM45HQ--（L）1360*（W）234*（H）268CM=85.28CBM
以上为理论尺寸,即完全没有空隙的地方,实际因为箱子的大小不同,不可能装柜率达到100%一般货柜实际尺寸为20’GP-----28CBM40’GP-----56~59CBM40’GP-----65~67CBM45’GP-----75~77CBM
(PO----PurchaseOrder采购订单,长X宽X高（米）=CBM
长X宽X高(inch英寸)/1728/35.315=CBM1inch=2.54CM3.BOOKING(订舱)
BOOKING一般做FOB的客户都会指定它的货代来帮他出货，不同的客户向不同的货代订舱，现在网络通讯发达，一些比较大的货代要求客户在网上系统中订舱。比如马士基（MEARSK）要求在MPS上订舱，NKY要求在它的NYKE-BOOKING上进行订舱。其他的小公司一般要求填写他们公司的BOOKINGFORM。然后E-MAIL或传真给它就行。BOOKING需填写的内容有：SHIPPER（出货人），CONSIGNEE（收货人）NOTIFY（通知人）；PORTOFLOADING（装运港）PLACEOFRECEIP（收货地）；PORTOFDISCHARGE（目的港），MARKS&NUMBERS唛头；NOOFPKGS（件数）DESCRIPTIONOFGOODS（产品描述）KG（总重）CBM（总材积）
若付款条件是L/C是话，以上内容必须跟L/C一致，（最好大小写，标点符号也一致）还要在FREIGHTPERPAID（预付）或FREIGHTCOLLECT（到付）后面打个V，DOCUMENTREQUIRED后面选择是文件要出B/L，还是FCR形式的提单。（B/L表示BILLOFLOAD，FCR表示FORWARDERCARGORECEIPT，二者都叫提单，这要看L/C上要求要的是BL还是FCR）
填完BOOKING后发给FORWARDER（货代），一般一个星期内会跟你确认，
注意，一般BOOKING要在货期前2~3个星期向FORWARDERBOOKING，如果太晚向他BOOKING，会拿不到船位，因为在旺季的时候经常爆舱，要提前预订。（客户指定的FORWARDER一般都很拽，你要对他客气一点才会及时给你S/O,而自已选择的FORWARDER你就可以对他们拽一点，他会毕恭毕敬滴。常常被人凶的人这时可以报仇啦！！！！
4.确认BOOKING拿到S/O.收到FORWARDER的S/O，要检查的是，S/O#（SHIPPINGORDERNO或BOOKINGNO）柜型与货柜数量是不是与你所订的一致。CYCLOSING（DATE）（结关日）；VESSEL/VOYAGE（船名/航次）SICUTOFFDATE（截补料时间）美洲线补料在开船前3~4天。欧亚线在开船后也可。
（附：SI是ＳＨＩＰＰＩＮＧＩＮＳＴＲＵＣＴＵＲＥ（提单补料）的意思在出正本提单之前，要将提单上所要需要显示的资料提供给船公司或货代，由做单员根据你提供的资料做出提单确认件，并经你检查无误后出正本提单。而你提供给船公司货代的这些资料就是提单补料。）
5.在结关前安排拖柜，补料。
把S/O给到拖车行到堆场去提柜。装货即可出货。
补料即把货柜资料传给FORWARDER，FORWARDER再传给船公司。补料内容一般包括，货柜号码，封条号码，所装货物的品名，数量，才积。重量
（马士基的补料FORM为CONTAINERLOADPLAN，内容要填出货港，目的港，船名/航次，船公司名称，货柜号码，封条号码，所装货物的品名，数量，才积。重量6.报关
7.货已上船，对提单
8.做出货文件。
一般有COMMERCIALINVOICE，PACKINGLIST；C/O（美国）；FORMA（欧亚，加拿大）
还有一点其他的文件，各个客人各不相同。
以上文件，内容必须与L/C，还有提单一致，这就是单证中的单证一致，单单一致。
9采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，一般是15天或21天，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
10采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
11如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
不过，有的公司因为客人信用好，也可以收到订金后出货，出货后，把提单资料和其他的文件传真给客人，再收余款的。然后把提单等文件立即寄给客人。
12业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
13．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
14．单证员平时应注意收集运价变动，船期、航线等信息，为业务员报价提供帮助
另在准备货物的同时需要做商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同、发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
FORMA原产地证书：FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单、提单等文件。经香港转运的货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
前言
1.1船务和关务的工作属于国际贸易实务的范畴，至我国加入世界贸易组织以来，船务和关务的工作引起了社会各界的广泛关注。为了适应我国对外经济贸易发展的需要，进一步规范船务工作，其综合素质、产品的交付率和业务水准的高低，特制作此作业细则；
一方面直接关系关系到国家进出口率，另一方面也关系到在国际贸易出口流程中，对具有进出口经营权的公司，对出本公司出口货物实际操作流程、单证制作、贸易知识及对外贸易的出口额的实务过程。同时，船务负责华联电公司出口货物的运载（车、船、飞机等）安排及货物的全程跟踪，对文件的制作，发送及控制，执行公司所制定的质量目标和各项管理制度。
在出货方面，与相关部门进行协调与沟通，使货物顺畅的交付。记录客户在船务方面的投诉或意见并及时回复、处理，对船务的文件按次序归类存放，以便查找。
2目的
2.1为了使船务各项工作、管理系统化、作业规范化，特编制该工作作业细则。3适用范围
3.1适用本公司运务课船务所有作业。4作业细则4.1船务订单管理
4.1.1收到业务订单（内部订单）制作出货排期，（同一天出货，交同一个仓或者同一个客人的订单，同一天交货的订单排在一起，方便以后出货时计算总的重量、件数和方数，以便预计出货时根据货物的多少来订相应大小类型的车。
4.1.2应客人要求做出货相关文件装箱单、发票、商检、产地证明等相关出货的证明文件，其目的是巳有资料可做参考、可预先估计航班/船期装箱明细分发给生产部，以便生产部按照船务提供的资料包装，符合船务的文件规定.
4.2订仓流程
4.2.1填写订仓单：应客人的订单要求在出货前一周向相应的货代订仓，制定订仓单要根据客人的要求进行填写，如：客人在信用证是要求的目的港需要申请免堆期，就需要及时在订仓单上体现，特别是做信用证的客户最好能把信用证传给货代一份。再写上公司名称/目的港/柜的数量/柜型/品名/为了保护双方的利益最好盖上公章。4.2.2发送订仓单：将填写好的订仓单传真或者邮件给到货向船公司或者货代，船公司或货代接到订仓单后根据和客户谈好的情况向船公司订舱。
4.2.3向船公司或货代拿入仓号：船公司或者货代收到我司传真后,确认有舱位并直接释放放入仓号给我公司船务或者货代,再由货代传给我司船务。
4.3出货流程
4.3.1约车约柜：我司船务拿到货代或者船公司的入仓号后，与生管确认货物及验货情况，如果货物交货都没问题则就把订仓单传真至运输公司，根据货物的重量及体积来约不同型号的车辆。不同型号的车辆运费不一样。
4.3.2装货时间：通常情况下在货好前三天约车及约柜，如果当天出货当天赶结关的话，则所产生的费用将是原来的三倍以上，甚至更多的费用产生。如当遇上塞车及海关查车的等意外情况发生，有可能会导致这批货不能赶上这一班船及及当日航班。
4.3.3出货时间：如果赶当天结关的货物一定在当天早上10：00前离工厂。如果赶次日结关时间的，则必须在结关的前一天安排出货。
4.3.4根据入舱单上给予的信息提前安排订车，制作相应的内部联络单和外部联络单è生管确认è协理审核è总经理核准è复印一式三份给生管、仓库及门卫。
4.3.5一般的贸易条款：在制作外部联络单时，要注明贸易条款，并提供正确的文件联络运输公司按指定时间进行装货，我们公司通常的贸易条款有以下3种。
4.3.5.1FOB船上交货：运费到付，我司支付付货物越过船舷前的费用。4.3.5.2FCA货交承运：运费到付，我司支付货物交给承运人前的费用。4.3.5.3EXW工厂交货：客人到厂提货，运费由客人支付。
4.3.6车到厂装货：当运输公司收到我司提供的订仓单后，根据订仓单上的信息，运输公司持我司的订仓单到码头打单提取吉柜并到厂装货或安货车[吨车]到我厂收货。
4.3.7出货监督管理
当车到厂装货后，船务及生管需到出货场所监督出货。其目的是为了防止错出，漏装，溢装货物的发生。装货时，船务需到装货现场对出货产品的数量、件数、唛头进行核对，并将车牌号、柜号、封条号记下，以便做提单补料给船公司用。
4.1.9产地证处理方式
4.3.7.1需加签的：空运的司机带去香港加签后随货一起飞;海运的司机带去香港,加签后返回厂内或直接寄给客户。
4.3.7.2无需加签的：空运的，随货一起排飞。海运的，与正本提单和其它单据一起寄给客户。4.3.8货物放行管理
4.3.8.1船务放行：确认好出货数量及产品的件数、包装及唛头无误后在放行条上面签名放行。4.3.8.2仓库放行：仓库确认所出货物数量及产品的件数、包装及唛头无误后签名，给到协理签确认，然后放行。4.3.9提供补料：当车或者柜离办厂后要做提单补料，在第一次的订仓单上面的内容只是大概，所以要确认最后提单上的详细内容，将做好的资料传真或者邮件到船公司，船公司依照我司船务提供的资料做得单给我司船务审核，Ok后方可出正本。
4.3.10船公司费用付款方式：当货物上船或上飞机后，安排付款付货代或者船公司或者航空公司的代理费用，一般的船公司或者航空公司在货物上船后会向我们公司开出发票，确认无误，就安排物流公司按指定帐户付款做月结，正本提单交给我公司船务，由船务按照客人的批示，连同装箱单、发票、产地证一起寄给客人。
4.3.11文件存盘管理：当所有的出口手续办理完成后，付应该付的费用给物流公司，由物流公司出据对账单并付相应能证明此费用产生的单据于次月的3号前送达我司，由我司船务核对，上级领导审批后提交给财务安排付款。然后填写出货记录，计算每张订单所产生的出口环节费用后文件归档。
4.4快递出口流流程：
4.4.1本公司需要以快递方式寄出的货物，先填好快递申请单给到本部门主管签字批准，再到运务课领取快递单进行对所寄出货物实际内容填写。
4.4.2填好相应内容后并开放行条与货物放在前台，由前台叫快递公司到厂取货。
4.4.3货物寄出后前台将快递公司留底的运单交回运务课，以便运务课对账用，所有的快递公司费用均为月结。月底结束后，将快递公司传真过来的对账单由我司船务核对，上级领导审批后提交给财务安排付款。
4.5外购成品出货流程：
目前，供货商出货的产品主要有昆仰和勇新货交香港，其它的均为工厂交货。
4.5.1昆仰（供货商）业务在与供货商昆仰下订单时，与供货商的业务建立的贸易条款为FOB香港。4.5.1.1当供货商昆仰的货交华联电电子（深圳）有限公司时，至交货后由我司开出DEBITNOTED给昆仰签回，并提交给财务，由财务在供货商的货款里扣除中港运费、FORWARDER费及相关费用。如有两家货并货，则文件费、手续费、港口安全费需除以2，散货费按重量计算。
4.5.1.2如果货物交我司指定的香港Forwarder,则只需在货款里扣除FORWARDER费用。由我司开出DEBITNOTED并在供货商的货款里扣除。如有两家货并货，文件费、手续费、港口安全费需除以2，散货费用按重量计算。
4.5.2永新（供货商）：业务在与供货商勇新下订单时，与供货商的业务建立的贸易条款为FOB香港。
4.5.2.1当供货商昆仰的货交华联电电子（深圳）有限公司时，至交货后由我司开出DEBITNOTED给昆仰签回，并提交给财务，由财务在供货商的货款里扣除中港运费、FORWARDER费及相关费用。如有两家货并货，文件费、手续费、港口安全费需除以2，散货费以该批货的总重量&总材积计算，取大优先。
4.5.2.2如果货物交我司指定的香港Forwarder,则只需在货款里扣除FORWARDER费用。由我司开出DEBITNOTED并在供货商的货款里扣除。如有两家货并货，则文件费、手续费、港口安全费需除以2，散货费用按重量计算。
4.6文件管理
4.6.1单据的管理：船务在接收到各部门的文件后放在相应的活页夹统一管理。4.6.2受控文件：有专门的活页夹，并按照发票号依次归类存放，以便回收及查找。
4.6.3出货相关文：(装箱单、发票、产地证、订仓单、提单)按整套文件放入船务全套活页夹中。4.7船务相关单据4.7.1《船务全套文件》4.7.1.1《装箱单》4.7.1.2《发票》4.7.1.3《订仓单》4.7.1.4《产地证》4.7.1.5《提单》4.7.2《联络单》4.7.3《快递申请单》4.7.4《生产通知单》4.7.5《内部订单》4.7.6《出货通知单》4.7.7《出货统计表》4.7.8《出货跟踪表》4.7.9《受控文件》
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