商务信函一般怎么写 本文简介:
商务信函一般怎么写?在商务信函中,公函和便函的信文结构有繁简之分。其中,便函的结构可参考普通信函;公函一般由信头、标题、函号、正文、信尾、附件标注、附言等组成。(一)信头信头应位于信文首页的上部,在左上方写明收件人地址、单位、职称、职衔、姓名等;在右上方写明发信人地址、法定名称、姓名、电话、传真、电
商务信函一般怎么写 本文内容:
商务信函一般怎么写?在商务信函中,公函和便函的信文结构有繁简之分。其中,便函的结构可参考普通信函;公函一般由信头、标题、函号、正文、信尾、附件标注、附言等组成。
(一)信头
信头应位于信文首页的上部,在左上方写明收件人地址、单位、职称、职衔、姓名等;在右上方写明发信人地址、法定名称、姓名、电话、传真、电报挂号、E-mail、邮政编码、寄信日期等。不过,国内商函大多没有信头。
(二)标题
标题位于信文首页上方(若有信头,应位于信头之下),居中书写,其内容是发函事由,要求概括出函件的主旨、中心,使收信人通过标题对信文的主要内容有一个大概了解。
常见的商务信函标题有两种形式:
·一是由事由和文种构成,类似于行政公函的两项式标题,如“关于××××的商洽函”。
·二是先写“事由”二字,后面加冒号提示,再直接写明该信件的内容,如“事由:货品索赔”。
(三)函号
函号即发函字号或发函编号,中文商函编号有两种常见形式:
·一种是仿效行政公文发文字号的形式,如“×函[200×]”或“(200×)×函第×号”。
·二是直接采用编号,如“第11号”。
(四)称谓
称谓是对收信人或收信单位的称呼。称谓的位置在标题或函号的左下方,单占一行顶格书写,后面加冒号。商函比较注重称谓,若收信方是单位,则应写全称或单位内的部门名称;若写给个人,要在公司名称和对方姓名之后添加职务或职衔,以示尊重。
(五)正文
商务信函的正文一般由开头、主体和结语三部分组成。
1.开头
致函开头应直截了当、简单扼要地说明发函意图、缘由。复函则要引述对方来函,以示复函的针对性。
2.主体
主体表达商函的中心内容。一般是根据发函缘由详细陈述具体事项,或是针对所要商洽的问题或所联系的事项,阐明自己的意见。主体的写作要求观点明确、一文一事、文字简明、行文礼貌。
3.结语
结语一般用精炼的词语将主体所叙之事加以简要概括,并提出本函的有关要求,如:“候复”、“特此函达,即希见复”、“特此复函,即请查照”等。有的商函以“此致”、“此复”、“见复”等惯用语结尾。也有的商函不设结语,自然结尾。
一般商函不使用祝颂语,但联系信、庆祝信等个别商函为联络感情或表示礼仪,常在结尾写一些表示祝愿或致敬的祝颂话语,如“顺祝商祺”、“恭祝健康”等。
(六)信尾
信尾一般包括落款、签章、日期等内容。
·落款:一般在正文的偏右下位置。以单位名义发出的信函,落款可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时注明写信人的姓名。有负责人姓名的还需注明职衔。
·签章:重要的信函为郑重起见要加盖公章。有发函人署名的必须亲手签具名,不能用图章代替手签;打印的信件在打印的姓名前面也必须亲笔署名,因为商函是重要的凭证。
·日期:一般写在署名的下一行或同一行偏右位置。发函日期要写明具体的年、月、日(有时还要注明具体时间)。作为凭证,日期是商函非常重要的一项内容,要求书写完整,不可省略、遗漏。
(七)附件
说明附件说明的标注位置可在落款之前,也可在落款之后,靠左侧写“附件或“附:”,然后注明附件的名称和件数,如“附件:××果园产量预测表三份”。
(八)附言
信函写完后,若发现内容有遗漏、需要补充说明或必须修正之处,可在落款左下方标写“以及:”、“又启:”、“再者:”、“再启者:”等文字,然后提行予以补叙,交代有关事项。也可以直接补叙有关事项,然后标写“又及”、“又启”等文字。若附言中需要补叙的内容很多,则应重写此函,以示尊重。
提示
上述八项中,标题、称谓、正文、信尾四项是每件商函所必备的,而信头、函号、附件标注、附件四项可依实际需要选用或弃用。
商务信函一般怎么写 本文关键词:信函,商务
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