商务信函怎么写 本文简介:
商务信函怎么写?国内商务信函一般包括事由、字号、发函对象、正文、落款、附件六个部分。1.事由事由,即函件的主旨,写在信笺第一行中间,让对方一看就知道信的主要内容,它好似函件的标题。因此,事由部分的语言既要能够明确地概括出全信的主旨要点,又要语言简洁。在繁忙的商务活动中,写明事由,可以节省许多时间,提
商务信函怎么写 本文内容:
商务信函怎么写?国内商务信函一般包括事由、字号、发函对象、正文、落款、附件六个部分。
1. 事由
事由,即函件的主旨,写在信笺第一行中间,让对方一看就知道信的主要内容,它好似函件的标题。因此,事由部分的语言既要能够明确地概括出全信的主旨要点,又要语言简洁。在繁忙的商务活动中,写明事由,可以节省许多时间,提高工作效率,充分发挥商函的作用。如:“事由:关于日产5~10吨卫生纸成套设备的报价”等。
2. 字号
字号中的“字”是发函单位的代称,“号”是发函单位的函件顺序。“字号”写在信笺的右上角,一般略高于“事由”。字的前面一般要写年度,年度应加上括号,如“(2004)中石油字第054号”,“中石油”代表中国石油总公司。写明字号,目的在于归档存放时便于收、发函单位分类、查询、管理。
3. 发函对象
发函对象是信函发给的接收单位或个人。为使商函发挥作用,必须写清商函接收单位名称或主要负责人姓名及职务,放置在“事由”之下的第一行左边,顶格书写,后面加上冒号。准确无误地写清行文对象,不仅能发挥商函的作用,而且也是礼貌地表示。“发函对象”可看作商函的开头,有时还可加上表示尊敬的附加成分。
4. 正文
正文是商函的主体。行文应简明扼要,直截了当,语言要文明礼貌,态度要鲜明,感情要诚挚。正文应写在“发函对象”下一行,行首空两格,表示商函内容叙述的开始。一般由三个部分内容组成:开头语、主体和结尾。
(1)开头语。开头语是商函正文的起始部分。要根据不同情况,确定不同的写作方法。开头语贵在直截了当,反对离题万里、华而不实。一般情况下,开头语有三种写法:一是直截了当说明发函的意图,使主旨明确;二是对新的商户作自我介绍,以便让对方了解本企业的业务经营范围及特点;三是说明收到信函的日期及来函所需讨论的问题。
(2)主体。主体部分是商务信函的主要内容,阐述商务往来联系的实质问题,如询问有关事宜,回答对方提出的问题,阐明自己的想法或看法,向对方提出要求等。如果既要向对方询问,又要解答对方的询问,则应先答后问,以示尊重对方。在商务信函中提出解决问题的办法时,必须摆事实讲道理,实事求是地说明情况,以便使对方信服和接受。因此,主体的写作应做到观点正确,叙述简洁,条理清楚。
(3)结尾。结尾部分比较简单,往往用一两句话,表示希望对方回复,或提出其他要求。结尾是点睛之笔,有突出主旨的作用,也是全文自然的结束语。
5. 落款
落款包括两项内容:一是写上发函单位的名称,并加盖印章;二是主要负责人的签名,而且不能以打字取代。
6. 附件
如有附件(商品目录、订货单、发货单、价格表等资料),应在落款之下注明附件的名称和件数。
商务信函怎么写 本文关键词:信函,商务
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