档案实习报告
关于在淮安市档案局档案学实习的报告
从201*年5月30日起，我在淮安市档案馆（业务指导处）开始了为期两周的实习，一下是我关于这两周实习工作所做的报告。
一、淮安市档案馆概况
淮安市档案馆系国家综合档案馆，是中共淮安市委、淮安市政府直属正处级事业单位，是全市永久保管档案和进行爱国主义教育的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。其主要职责是负责接收、收集、整理、保管和提供利用其分管范围内的档案资料。
淮安市档案馆成立于1980年6月，其前身为淮阴地区档案馆、淮阴市档案馆。现坐落于市委、市政府院内。201*年扩建竣工的新馆库面积4200平方米，设有阅档室、检索工具室、陈列展览室和微机室，已基本实现档案管理现代化。淮安市档案馆收藏着能反映淮安历史真实面貌的旧政权档案、革命历史档案、建国后党政机关文书档案和一部分科技档案、专门档案、声像档案以及各种报刊、杂志、图书等资料，起止年限为1865年～1990年。截止201*年底，馆藏档案资料70342卷、册。其中档案266个全宗51125卷，上架排列总长度为1054.43m，资料19217册。改革开放以来，在党的基本路线和邓小平伟大理论的指引下，淮安市档案局、馆各项工作有了长足的进步。档案和档案工作在淮安市“三个文明”建设中发挥了重要作用。201*年，淮安市档案馆评定为江苏省二级档案馆。
根据《档案法》规定，淮安市档案馆已将形成满30年的档案对外开放，我国公民可持工作证、身份证等合法证明来馆自行查阅；利用其他档案资料，必须持有单位介绍信。馆内为利用者提供业务咨询、电函代查、出具证明、查档复制等多种服务。档案资料陈列展览室常年接待参观。欢迎社会各界人士参观指导、利用档案。
馆内内设机构有：办公室、业务指导处、法规宣教处、征集编研处、档案管理处、技术保护处。
二、淮安市档案局(馆)职能职责根据《关于淮安市档案局、淮安市档案馆主要职责内设机构和人员编制的批复》，淮安市档案局为淮安市委、市政府直属正处级事业单位，依法履行档案行政管理职能，主要职责为：
（一）贯彻执行档案管理工作有关法律、法规和规章，并结合本地区实际制订具体执行意见。
（二）对全市档案工作实行统筹规划、宏观管理。组织、指导、检查、监督、协调市直各机关、团体、企事业单位以及所辖县（区）档案管理工作。
（三）负责全市专（兼）职档案人员的业务培训和初、中级档案专业技术职务任职资格评审的有关工作。
（四）集中统一管理市委、市人大、市政府、市政协、市纪委及市级机关各部门的重要档案和资料，同时征集、接收撤销单位具有永久、长期保存价值的档案以及散失在社会上的各种珍贵档案、资料。
（五）对馆藏档案、资料进行管理、编目、保护、鉴定、统计，并实施现代化、科学化管理。
（六）依法接收市级机关、企事业单位到期档案进馆，开发利用档案信息资源，按时向社会公布、开放历史档案。
（七）开展档案史料的编纂、研究工作，有计划地开展档案学理论研究。（八）完成市委、市政府及上级档案部门交办的有关事宜
三、馆藏介绍
档案是历史的记忆，社会的财富。档案馆是保证档案能够得以安全保管和世代相传的组织。档案馆不仅是收藏档案的场所，而且是组织档案信息交流的中心，是社会各方面获取历史和科学等知识信息的宝库。馆内收藏的档案分为旧政权时期档案、革命历史档案和中华人民共和国成立后档案三个部分。
馆内收藏的资料主要有清河县志、淮安府志、山阳县志、宿迁县志、盱眙县志、泗虹合志、泗阳县志和淮阴市的地方志、水利志、企业志、金融志、年鉴等各类史料书刊；有《民国日报》、《大公报》、《救国时报》等报刊；有韩信、吴承恩、周恩来、陈白尘等与淮安有关的知名人士生平资料、书籍等。
四、了解档案整理工作的内容及原则
（一）档案整理工作的内容全面地说，档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一顼重要内容。档案内容整理，主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别，对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动。档案实体整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。
档案的实体整理，它包括以下三方面的工作内容：1、系统排列和编目在正规的工作条件下，档案室主要接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆主要接收机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案室馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，在更大的范围内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工等等。2、局部调整
对于已经整理入馆、入室保存的档案，经过管理实践的检验或专门质量检查，档案馆和档案室需要对其中不符合要求的档案进行一定的加工以提高其质量；另一方面，某些档案材料由于保存的时间校长，其自身或档案整理体系发生了变化，因此也必须对其进行整理。3、全过程整理档案馆、档案室有时也接收和征集一些零散的文件，这就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、组卷、案卷排列、编定档号编制案卷目录、全宗档案的系统排放等。（二）、档案整理工作的原则
1、整理档案必须保持文件之间有机的历史联系。2、整理档案应当充分利用原有的整理基础。
3、整理后的档案必须便于保管和利用。
五、实习结果
（一）、明确掌握档案整理的方法一是以“案卷”为单位整理。
按“卷”整理是一种传统的方法，一般可分以下几个步骤：（1）分类。常用是年度分类法和问题分类法。
（2）组卷。它是档案整理的最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。（3）卷内文件材料排列；
（4）根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页面逐页编号；（5）编制卷内目录和备考表；
（6）按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内；
（7）拟写案卷标题，填写案卷封面。文字上要简练通顺，标题字数一般不超过50字为宜；
（8）案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性，一般可按先永久，长期，短期来进行排列，然后按排列顺序每年编一个流水号；（9）编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、年度、页数、保管期限、备注等组成，案卷目录可以多年编成一本或一年多本。
二是按“件”整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有：（1）对归档文件逐件装订固定；
（2）对归档文件以“件”为单位进行年度——保管期限分类；
（3）对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；
（4）根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”，并填写有关栏目的内容；
（5）编制归档文件目录；
（6）将归档文件按连续件号顺序装入档案盒。（二）、档号的编制
1、全宗号的编制全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号。
2、目录号编制。填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。
（三）案卷号、页号的编制
1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。
2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。
3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。
六、实习总结
在这次实习中，我对档案工作有了更深刻的理解，我们掌握档案整理技能，完成高质量的档案整理工作，成为档案整理的行家里手，必须掌握几项要诀：
一、学习理论
学习档案管理基本理论，掌握和熟练运用档案整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。贯彻“强化收
集、简化整理、细化检索、深化利用”的指导思想。
二、掌握标准
掌握国家和地方档案行政管理部门的标准、要求是档案整理的必要前提。常用的标准有：《归档文件整理规则》及《江苏省实施办法》等。
三、了解历史
必须对本单位的历史演变、机构设置、工作职能、工作流程等尽可能多地了解，掌握文件材料的产生、运转的流程和规律。
四、结合鉴定
整理时要结合档案鉴定环节，准确界定文件材料的保管期限。五、知晓逻辑
掌握一定的形式逻辑知识，有助于提高分类整理的科学规范性。特别是要准确运用形式逻辑的分类要求，达到分类的统一性、包容性、排斥性、发展性等要求。
六、分析利用
要分析档案利用特点、规律，预测未来档案利用趋势，在整理档案时充分考虑编史修志、办理退休、工作查考等不同的利用需求。
七、洞察背景
要学会大尺度地考量、深刻认知和了解档案与文件材料的本质和相互关系，熟悉本单位工作情况及社会背景。
八、严格操作
按照国家和地方档案行政管理部门规定的档案整理技术标准，按规程严格操作。
扩展阅读：档案专业实习总结
实习报告
201*年的七月十日，跟随着两位老师和四位学长学姐走进了省委大院，组织部办公室的程主任和戴主任接待了我们，安排好住宿后，我的实习生活就开始了。在实习期间，我们在组织部罗处长和机关档案室陈姐的热心指导下，进行了档案室文件的清理和查缺、1990年至1993年的永久卷档案的电子归档文件目录的输入、1992年至201*年的机要文件的整理归档、201*年和201*年的办公室部务会议纪录整理等工作。能被分配在中共湖南省委组织部进行实习，我一直觉得很幸运，所以我认真努力的工作。实习期虽然比较短暂，但我全身心全方位地体验了紧张而有序、学习与实践同步、机遇与挑战兼备的上班族生活,很大程度地丰富了工作经验，增加了生活阅历，增长了见闻见识，锻炼和提升了各方面能力和素质。
第一次实习，第一次接触档案，才感到理论知识和现实工作的距离。原以为自己学了两年的档案理论知识，基本的档案整理应该可以应付，但当我真正面临一大堆文件的时候，真的是有点不知所措。幸好在实习初期，实习单位就组织我们学习了新下发的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》和省档案馆业务指导处编制的《公文办理和归档整理》一书。而且请来省档案馆业务指导处的黄主任给我们进行了全面的指导。这对于我很快融入工作有很大的帮助。
在实习初期，我们首先进行的是档案的清理查缺和文件目录的输入。在查缺过程中，当我们很自信的把缺失数据交给老师时，没想到老师核对了一下，就让我们重新来过。于是我们又不得不把1990年
到201*年的档案重新核对。结果，有两个数据出现错误。可见，做档案工作要细心，而且得认真的对待每件所做的事，这样才会避免错误。在文件目录的输入过程中，由于很多都是手写体，我们就不得不重新翻开原始档案去查找，这也需要有足够的细心。面对烦琐的档案工作,细心是必须的。
在实习中，我们也出现了一些问题。例如，与指导老师的联系不是十分密切。由于是在组织部实习，我们认为文件都比较重要，所以不敢轻易乱动。另外，我们对单位指导老师的意愿也不是很明确。这就大大减缓了我们的工作进程。在老师与单位进行了沟通后，我们才明确了我们的任务。促进了我们的工作进程。
实习的日子，平淡而充满乐趣。在整整一个月的实习生活中,我们五人一直在一起工作,这让我学会了怎样更好的合作。在组织部实习的学生,一般都是学生党员,这对于我来说,是一个很好的学习机会。在与他们一起工作学习生活的过程中,我看到感知到很多他们的优点。他们对工作的认真负责,他们的热心助人,他们在实习空隙间的努力学习,他们的很多地方都值得我去学习。
实习的日子也让我对档案工作有了一些思考，思考我的工作前景，思考我们档案工作存在的问题：
1、对档案工作的重视
当我们7月10日走进机关档案室的时候，那里的环境让我们明显感到对档案工作的重视不足。我惊讶！作为省委的机关档案室，原以为是一个比较重要的部门，却灰尘满桌，桌子上的日历还显示着
201*年8月10号。所以，我们那天的工作就是清扫房间，为自己清理出一个工作的地方。实习的第二天，我们从库房搬来两台电脑，可是，实习结束的那天，电脑又回到了库房。我就在想，又不知道过多长时间这个档案室才会有人来。在实习期间我们也发现，201*年以后的档案就没有，可见这几年的档案工作就处于瘫痪状态。而且在库房里上交上来的文件，就装在编织袋里，根本没有进行归档整理。这让我想起了那篇文章《失望中的奋斗》。我觉得，档案工作要做好，首先就必须重视档案工作。只有人们重视档案工作，人们才会想着怎样去做档案工作，怎样去做好档案工作。
2、文件管理部门和档案管理部门的脱节
自从我们一进入档案室，陈姐就告诉我们说：这两天可能有处室交档案上来。可是直到我们实习完，也没有人交档案上来。而且，上面也说过，201*年以后的档案就没有。这就反映出文件管理部门和档案管理部门的脱节问题，有文件规定：机关档案要在第二年的六月上交给档案部门。而我们现在已经是201*年了，却连04年的档案都没有。下面的部门说，把文件交给档案馆自己利用不方便。或许这可以成为一个理由，但是从另一个方面不就是反映了我们的档案利用工作就没有做好吗？另外，我们整理的201*年和201*年的部务会议纪录基本上处于原始状态，而且201*年八月份以后的会议纪录竟然丢失，文件形成部门没有进行初步的文件整理，而我们在档案收集这一环节就没有做好。所以我觉得，我们也要注意档案的全程管理，要进行前端控制。
3、档案人员专业素质问题
在具体的实习期间，我们的指导老师是陈姐。可是她说，自己对档案也不懂，有什么专业问题可以直接找省档案馆的业务指导处。信息处的一个技术员给我们维修电脑时说，他是前两周从下面借调上来工作的，在和我们聊天的过程中，知道我们是学档案管理的，就问我们怎么保管档案。原来，他现在的工作兼任他们处的档案管理工作。而且，据我们调查，整个组织部的档案管理方面，没有一个档案专职人员。我们于是就不得不发问，没有一个专职人员，我们的档案怎么管理？而我们每年的档案专业的毕业生到哪里就业去了？我在思考。
实习的日子是快乐的，体会到了把知识运用于实践的愉悦，也体会到了他人的关心和温暖。实习的日子是新奇的。体会到了档案整理归档的一些操作流程，学到了一些书本上学不到的知识，也让我有了一次和更多优秀的人接触的机会。但实习的日子过后，我的感觉也搀杂着些许失望与忧虑。我们档案的管理现状，我的未来的生活。所以自己得更加努力，努力去改变一种生活。
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