信访事项有关文书格式
一、信访事项答复意见
（一）文本格式
1、发文单位。用本单位正式便笺。
2、发文字号。要在标题的右上方标注发文字号。如：*县信复[201*]1号。
3、标题。关于X X X信访事项的答复意见（处理意见）
4、正文。
第一部份：信访人反映的具体信访事项的受理情况。包括：（1）收到信访事项的日期。如果是由其他单位转送、交办的，要写明转送、交办单位和本单位收到日期。（2）受理的信访事项。如受理多个信访事项，应逐一写明。
第二部分：信访事项的事实认定情况及处理意见。包括：
（1）对信访事项发生的时间、地点、主要事实的认定。（2）作出处理意见所依据的法律、法规和政策。（3）处理意见。对多个信访事项要逐一答复。
第三部分：告知对答复意见不服的救济途径。告知信访人如对答复意见不服，可自收到本答复意见书之日起30日内向上一级行政机关申请信访复查。
5、附件。如有附件，在正文下空一行左空2字标识“附件”，如“附件：1.****”，附件名称后不加标点符号。
6、落款。包括作出答复意见的单位名称及日期，并加盖单位公章。
7、抄送。如有抄送，在最后一页最底行左空1字标识“抄送”，如“抄送：***、***”。
（二）有关要求
1、信访事项答复意见书必须由有权处理机关作出，不能以机关内设机构或信访办的名义答复信访人。答复意见书加盖单位公章，不能盖单位内设机构业务章。
2、信访事项答复意见书要有针对性。对信访人所提出的问题不能避而不答，多个信访事项要逐一进行答复，答复意见要明确具体。
3、信访事项答复意见书要有准确性。用词造句通俗易懂，表述准确，简明扼要，不使信访人在理解上产生歧义。
4、信访事项答复意见书的形成要有严格的报批审查程序。信访事项答复意见书由单位分管领导审核，单位主要领导签发。
5、信访事项答复意见书使用A4纸。
6、信访事项答复意见书须送达信访人，送达方式一般包括直接送达、挂号邮寄送达等。答复意见书应抄报上一级机关和同级政府信访工作机构。上级机关或同级政府信访工作机构交办的，要向交办机关报送办理情况报告。
二、信访事项调处情况报告
（一）文本格式
1、发文机关。用单位的便笺报送。
2、标题。关于X X X信访事项的调处情况报告
3、正文。
第一部分：有注明上级交办的信访信访案件的时间、函号，如果是市领导批转的案件要注明是哪位领导。如“***同志**年**月**日接访批示的关于****的问题”。写明收到批示信访件后领导的重视情况，以及有关领导的批示内容、
落实领导包案、成立调处工作组、深入调查了解等情况。
第二部分：信访人基本情况及对信访事项进行调查处理的基本过程。包括：（1）基本案情、信访人基本情况、信访人反映的主要问题。（2）调查核实、会议研究、领导审批、确定处理意见等调处工作过程。
第三部分：对信访事项的事实认定结论及处理意见。包括：（1）经核实认定的主要事实。（2）作出处理意见的法律、法规及政策依据。（3）处理意见。多个信访事项的处理意见要逐一写明。
第四部分：将信访事项处理意见向信访人进行答复的情况。包括：（1）书面答复意见的送达方式及日期。（2）信访人对书面答复意见的态度。
如信访案件已妥善解决或者信访人已表示息诉罢访，应在信访人文末注明案件已办结并上报信访事项的结案报告；如到期限不能办结，应说明原因以及下一步采取的调处方案。
4、附件。
5、落款。包括信访事项承办单位名称及日期，并加盖单位公章。
6、抄送。
（二）有关要求
1、信访事项调处情况报告要事实清楚、定性准确、用词恰当、言简意赅。
2、信访事项调处情况报告使用A4纸。落款加盖单位公章，不能盖单位内设股室章。
3、信访事项答复意见书作为办结报告的附件一并上报
交办机关。
三、信访事项结案报告
（一）文本格式
1、发文机关。用单位的便笺报送。
2、标题。关于X X X信访事项的结案报告
3、正文。
第一部分：有注明上级交办的信访信访案件的时间、函号，如果是市领导批转的案件要注明是哪位领导。如“***同志**年**月**日接访批示的关于****的问题”。写明收到批示信访件后领导的重视情况，以及有关领导的批示内容、落实领导包案、成立调处工作组、深入调查了解等情况。
第二部分：信访人基本情况及对信访事项进行调查处理的基本过程。包括：（1）基本案情、信访人基本情况、信访人反映的主要问题。（2）调查核实、会议研究、领导审批、确定处理意见等调处工作过程。
第三部分：对信访事项的事实认定结论及处理意见。包括：（1）经核实认定的主要事实。（2）作出处理意见的法律、法规及政策依据。（3）处理意见。多个信访事项的处理意见要逐一写明。
第四部分：信访人对书面答复意见的态度。如信访案件已妥善解决或者信访人已表示息诉罢访等。
4、附件。
5、落款。包括信访事项承办单位名称及日期，并加盖单位公章。
（二）有关要求
1、信访事项结案需有以下几种情况之一方可结案：信
访人反映的问题已经得到解决，在收到答复后表示满意，签订息诉罢访协议书，30天后没有申请复查，走完三级信访程序，信访事项已经或者依法应当通过诉讼、行政复议、仲裁等法定途径解决的。
2、信访事项结案报告要事实清楚、定性准确、用词恰当、言简意赅。
3、信访事项结案报告使用A4纸。落款加盖单位公章，不能盖单位内设股室章。
4、信访事项答复意见书作为办结报告的附件一并上报交办机关。
5、信访事项结案报告需经本级主要领导审定签名后方可上报。
附件：
1、关于X X X信访事项的答复意见
2、关于X X X信访事项的调处情况报告
3、关于X X X信访事项的结案报告
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