XXXXXXXXXX有限公司文件
总经办?201*?1号签发人：总经理名字公文写作与管理
一、 目的
为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。
二、 适用范围
公司各部门
三、 文件种类
（一） 普通文件
普通文件一般指不涉及密级或没有紧急时间限制的文件。
（二） 密级文件
1） 分类：绝密（A密）、机密（B密）、秘密（C密）。 ? 绝密（A密）文件指内容涉及公司核心秘密，一旦泄露会使公司的利益遭受重大损害的文件。如公司及各部门生产发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料。 ? 机密（B密）文件指内容涉及公司重要秘密，一旦泄露会使公司的利益遭受严重损害的文件。如公司发展规划、财务报表、统计资料、各类操作参数、重要计划报告、重要会议记录、公司经营情况、给政府部门的各类请示及批复等文件资料。
? 秘密（C密）文件指内容涉及公司一般秘密，一旦泄露会使公司的利益遭受一定损害的文件。公司人事档案、合
同协议、职工工资等收入、尚未公开的各类信息、策划
方案等。
2） 制文：凡涉及秘密事项的文件要准确划定秘密等级，文件
的密级由制发部门根据内容涉及公司秘密的程度来划定。
3） 管理：公司及各部门的文件资料管理及保密工作由公司总
经办及各部门归口管理。秘密文件必须有严格的审批、印发、
借阅登记等管理制度，指定专人进行管理。
4） 发文：秘密文件一律由文件发出人或部门办公室打印，装
订，要严格按照核定的份数印制, 要及时删除或妥善保管电
脑里的秘密文件，草纸、废纸、多余的等要当即撕毁待销，
办公室工作人员应严守机密。
5） 借阅：若需查阅密级文件必须在办公室阅办, 不得带回家
中,不准携带出入公共场所。如借用密级文件资料，需经相
关负责人同意批准：
? 绝密（A密）文件：公司副总经理级人员可以查阅A密文
件，如需借用,报总经理批准； 副总经理以下人员确需
查阅A密文件，须经公司总经理签批后方可借阅。
? 机密（B密）文件：部门主管级人员可以查阅本部门B密
文件，如需借用，需部门经理批准；部门主管以下人员
确需查阅、借用本部门B级文件，须经部门经理批准；
跨部门查阅B级文件，须经主管副总经理批准。
? 秘密（C密）文件：部门主管以下人员需查阅C密文件，
须经部门主管批准。
备注：公司已经界定密级的文件、资料任何人不得对外泄漏。员工离职时，应交回相关文件与资料； 员工（包括试用期的员工）离职后，亦不得泄露本公司的商业秘密，否则依法追究责任。
（三） 紧急文件
根据紧急程度，文件可分：特急文件、加急文件、紧急
文件、普通文件。紧急程度是对公文传递和办理速度的要求。标明紧急程度，是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急事项的及时处理。
? 特急文件，是指事关重大而又十分紧急，要求以最快的速度形成、运转和办理的文件。办结时限为4个小时内，
不分工作日或休息日。
? 加急文件，是指涉及重要工作需要急速形成、运转和办理的文件。办结时限为1天内，不分工作日或休息日。
? 紧急文件，是指涉及重要工作需要短时间内形成、运转和办理的文件。办结时限为3天，不分工作日或休息日。
四、 文体类别
(一) 计划类：包括工作计划、项目计划、经费预算计划、采购计划、
业务计划等。
(二) 总结类：包括工作总结、项目运营情况阶段性总结、制度落实
情况总结、培训情况总结等。
(三) 通告类：包括各类通知、通报、表彰、公示等。
(四) 制度类：包括管理制度、规范、明细、标准参照、方案等。
(五) 会议纪要：适用于记录、传达会议情况和议定事项。
(六) 请示：适用于向上级单位请求指示、批准。
(七) 批复：适用于答复下级单位请示事项。
(八) 工作函：适用于平级部门或无隶属关系的部门之间商洽或联系
工作、询问和答复问题。
五、 文件写作结构与格式
（一） 页面设置
1、 页面设置
上下页边距为：2.5cm；左右页边距为：2.5cm。
2、 页码设置
1) 单面打印，页码位于页面底端居于右下角。
2) 双面打印，页码位于页面底端居中间。
（二） 眉首
眉首又称文头，红色反线以上部分，由密级、紧急程度、文件类别、发文字号、签发人组成。
１、 密级：四号黑体，右上角。
如：公司A密
２、 紧急程度：四号黑体，右上角居于密级下方。 ３、 版头：
“公司名+文体 ”
格式：28号华文中宋，红色，加粗，居中。
４、 文号
发文部门/办公室+【年份】+编码
格式：四号仿宋，位于版头的左下边。
如：总经办【201*】1号、财务【201*】23号
５、 签发人
格式：“签发人”采用四号仿宋，签发人姓名采用四号楷体，位于版头的右下边，与文号保持同一行。
（三） 主体
主体部分为红反线以下部分，包括标题、主送部门、正文、附件、落款、成文时间、印章等。
主体部分段落行距统一为22磅，采用的字体分为： １、 标题：居中，二号华文中宋。
２、 主送部门：左侧顶格，四号仿宋字体。
３、 正文：首行空两格，四仿宋字体。
４、 附件：四仿宋字体。
５、 落款：四仿宋字体。
６、 成文时间：用汉字，四号仿宋字体，如“二○一三年
八月三日”。
７、 印章：文件除了会议纪要和以电子版形式发文外，均
要盖相应的印章。
（四） 版记
版记包括主题词、呈送、报送、抄送。字体采用四号黑体。 １、 主题词：一般由关键词、文件类型组成。
例如：公司销售部会议纪要
主题词：销售、纪要
２、 呈送对象：一般指高层管理，即总经理、副总经理等。 ３、 报送对象：一般指文件涉及的公司各部门。 ４、 抄送对象：一般指公司总经理办公室。
六、 文件管理
（一） 发文管理
1、 发文部门将文件送至其他部门，或通知其他部门领取
文件，都需做收文登记。
2、 密级文件资料必须根据批示传阅范围由公司机要文书
专人传送；密级文件要在当天内阅读，阅读之后交回公司机要文书保管，以确保文件的安全。
3、 发文部门要负责催办，做到紧急文件、重要文件跟踪
催办，一般公文要定期催办。
4、 各部门发文登记表可参考附件，也可自行制定。
（二） 收文管理
1、 公司及各部门收到文件后，应及时做登记。
2、 凡是急件、会议通知或时间性较强的文件，必须随收
随送，尽快送到有关领导和部门；其他文件亦要抓紧传阅，一般不超过3天传阅完成；要做到急文急办、密级文件专送专管、紧急文件不压误、常规文件办理不拖拉。
3、 公司及各部门需当日批复紧急文件或重要文件，其他
一般文件需在3个工作日内批复。如不能及时对紧急文件或重要文件作出批复，应及时向发文部门说明原因。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的文件，应当及时退回发文部门并说明理由。
4、 各部门收文登记表可参考附件，也可自行制定。
（三） 借阅管理
1、 借阅非机密文件，可以不经领导审批，而由各部门经
理掌握。但必须办理借阅登记。
2、 借阅密级文件，必须由各部门经理同意，并报副总经
理或以上的领导审批后，方可借阅。
3、 涉及公司核心机密文件，必须由总经理批准，才能借
阅。
4、 借阅文件时，文秘人员和借阅人应当面查清文件类别、
份数，然后在文件借阅登记表上登记签字。文件退还时，根据借阅登记表检查、核对，无误后予以销帐。
5、 对借阅的文件在限定的时间内还未归还者应及时催
退，以防文件散失或影响他人借阅。
6、 各部门文件借阅登记表可参考附件，也可自行制定。
（四） 存档管理
１、 公司级发布的文件由总经理办公室存档。
２、 部门级发布的文件由各部门自行存档。
３、 部门联合发布的文件由总经理办公室存档。
七、 常用表格参考模板（详见附件）
１、 发文登记表
２、 收文登记表
３、 文件借阅登记表
４、 文件处理呈批表
八、 常用文体参考模板（详见附件）
１、 通知
２、 请示
３、 会议纪要
４、 工作函
５、 工作报告
６、 方案
九、 附则
本制度属于暂行规范管理制度，在实际使用过程中将会有所修改，同时，鼓励并支持各部门提出建议或意见。
xxx公司
总经理办公室
二○一三年八月一日
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