公文处理培训讲义
一、公文的概念
公文是国家行政机关在行政管理的过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
企业在自身的建设和经营管理活动中也得使用这个工具.企业领导，科室负责人和文秘，内勤人员，档案管理人员等，都必须了解公文处理知识，熟识公文制度和运作程序。
二、常见文种写作
（一）决定
决定使用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定属于下行文。
决定和决议的区别：决定一般只涉及某一“重要事项”或某一问题，内容较单一、明确、具体。决议是对一系列原则性问题的决断。
（二）公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（三）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
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（四）通知
通知是所有公文中应用最广泛的一种，通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（五）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（六）意见
意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见属于多向性公文。
（七）请示
请示适用于向上级机关请求指示、批准相关事项。属于上行文。
请示应当一文一事、一事一请，一般只写一个主送机关。请示不能有两项或两项以上请示项目，为避免推诿扯皮，只能有一个主送机关（不能写给领导个人），若需要同时送其他机关，应当用抄送的形式。即使受双重领导的机关，其请示也只能标写直接处理请示事项的一个上级机关，同时抄送另一上级领导机关。一般情况下，请示不得越级行文（越级请示），如特殊情况或紧急事项，需要越级行文时，应将请示同时抄送越过的上级机关。同时，请示也不得同时抄送下级机关。
请示的写作：正文部分要写明请示缘由、事项，最后是请示的结语，如：“以上请示，请批复”、“妥否，请批复”、“当否，
请批示”。
（八）报告
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问 ，报告属于上行文。报告主要有：工作报告、情况报告和答复报告。
报告由标题、主送机关、正文、发文机关和成文日期组成，一般情况报告不需要版记部分。一般来说，报告要有主送机关，即发文机关的直属上级机关，有些报告没有主送机关。
请示和报告都是上行文，报告不得夹带请示事项，主要是反映情况，答复询问等，上级机关不一定作批示，即有报告不一定答；而请示必须要有请示事项，上级机关必须批复，即有请示必答。
（九）批复
批复用于答复下级机关的请示事项。批复与请示是相对应的一种公文，属于下行文。
若把“批复”同“请示”一起发送给呈送“请示”的下级机关，这样的行文叫做复体行文，不能把请示当成附件。批复只有一个主送机关，即发“请示”的机关。批复的开头一般要写明批复依据，应先标引请示的标题，接着用括号注明来文的发文字号，并写明“收悉”二字，然后用“现批复如下”等语言过渡。
（十）会议记录
开会时由会议指定的专职记录人员当场如实记写会议基本
情况、发言内容和决议事项的事务文书。会议记录是一种重要的档案材料，是传达和执行会议决定、贯彻会议精神的依据，是分析、研究、总结和检查工作的凭证，是撰写报告、简报、会议纪要、工作计划等文书的最可信的资料
（十一）会议纪要
“会议纪要”的“纪”就是“记”，就是记录、记载的意思，“要”就是要点的意思。会议纪要一般不需要加盖公章。用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。形成于会议后期或会议结束之后。所记载、传达的议定事项，具有行政约束力。
（十二）计划
计划是对一段时间内的工作或要实现的目标预先做出打算和安排的事务性文书（规划、安排、要点、方案、设想）。
（十三）总结
总结是对某一时期或某项工作的成败进行回顾、归纳、分析，从中引出经验和教训，用以指导今后工作的事务文书。
（十四）新闻报道
是一种用简洁明快的文字，迅速、及时地反映现实生活中新鲜而重要的事件的报道文体。
三、主要行文规则
一定要有必要的才制发公文，必须保证公文的权威性，要注重效用。上级党委可以向政府、群团、党委行文；政府机关不得
对党组织行文作指示、交任务，只能报告。一般不能越级行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。联合行文的前提是同级，并且要协商一致意见（会签）才能行文。
四、文种使用常见错误
（一）混淆文种
1.请示与报告。“请示”和“报告”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。常见的问题主要有：将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关，请求上级机关批复（答复），这样就容易贻误工作。因此，在撰写“请示”和“报告”时，要特别注意二者之间八个方面的区别。
一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。
二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事项。
三是容量不同。“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。
四是时间不同。“请示”应事前行文；“报告”可在事前、事中、事后行文。
五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关，不得多
头主送或越级主送；“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送。
六是处理不同。上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复），是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。
七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短，一般不超过1500字；“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过3000字。
八是结束语不同。“请示”在结束时用“妥否，请批示”、 “请审示”等；“报告”用“专此报告”、“特此报告”。
2．请示与函。“函”是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。“函”可分为商函、询答函、请批函（请求批准函、审批函）。“函”在公文往来中使用比较广泛。
3．报告与总结。如前所述，“报告”是上行文，其主要作用是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问等。“总结”不是公文文种。工作总结就是向上级机关汇报工作，可直接使用“报告”文种，主送上级机关（可多头主送），抄送有关机关。
（二）生造文种
依据《国家行政机关公文处理办法》，行政机关的公文种类主要有13种，除此以外均为非法定文种，在正式行文中不应使
用非法定文种。我们在制发公文过程中经常见到《关于××的解释》、《关于××的补充说明》《××实施办法》《××局2007年工作要点》、《××局精神文明创建工作实施方案》等文件标题，这均是错误的用法。正确的用法应是加用法定文种，下发的如《××局关于印发2007年工作要点的通知》，上报的如《××局关于报送2006年工作总结的报告》等。
（三）混用文种
把多种文种使用在一起。如《关于××的请示报告》《关于××的请示函》《关于××的公示公告》等，还有的在报告夹带请示事项，均是不正确的用法。
五、其他常识
一般情况下公文的页面设置为（A4型），上：3.7厘米；下：
3.5厘米；左：2.8厘米；右：2.6厘米；行间距可设为固定值28磅。
《办法》和《细则》规定公文正文内容结构层次为“一、二、
三、……”、“（一）（二）（三）……”、“1. 2. 3.……”、“（1）
（2）（3）……”，《格式》规定正文中第一层次标题使用3号黑体字，第二层次标题使用3号楷体字，正文中其他文字一般用3号仿宋体字，每面排22行，每行排28个字。
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