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秘书处201*年度工作总结

时间:2019-05-26 21:11:05 网站:公文素材库

秘书处201*年度工作总结

管院学生会秘书处201*年度工作总结

从去年9月学生会换届以后,在07级主席团领导下,我们秘书处已经走过9个月的时光。在过去的时间里,秘书处刚起步就遇到了从未接受过的任务,准确给自己定位,经过这么长时间摸索,我认为秘书处应该这样定位:

首先,秘书处和其他兄弟部门一样,作为学生会的一个常务机构,负责处理档案、文件、日常会议、各种申请、办公室及仓库的物品管理等工作;

其次,秘书处应该是一个监督管理机构,通过各项制度的制定、实施、监督三个环节,协助主席团对学生会工作进行监督管理;

最后,秘书处还应该是服务机构,是主席团和各部门的情报机构,咨询机构,各项活动的全程参与者,协助者。

一切的工作开展都得在此定位的基础上开展。下面我总结由秘书处具体负责工作:一,制度建设:

秘书处两学期共制定了《办公室值班制度》、《档案管理制度》、《办公室物品管理制度》、《学生会例会制度》、《学生会委员考核制度》、《部长级干部考核制度》、《学生会部门量化考核制度》、《义务劳动参与办法》等八项制度。这些制度都是以前管理学院学生会所没有的,单不说制度实施情况,就在学生会制度化规范化上也迈出了前进的一步。存在问题:但是任何组织管有制度是不行的,管院有了制度,但没有强有力监督组织的任何结构存在,制度形同虚设。把制定制度和监督制度的职能都交给和其他部门同级的秘书处,这显然让制度的实施情况大打折扣。

在固有模式的惯性作用下,各部门主管主席说了算,不遵从学生会大局,部门内部自成一体,从来都是应付制度。例会制度制定后,就是能每次多收一张例会记录表;考核制度做好后,就是期末打打分,显得很正规,从未想到制度是为了让大家朝那方向奋斗。在部门疆界观念浓厚的一个组织里,任何从全局出发的制度都是行不同的。比如说《义务劳动参与办法》,的确要改,要从管院实际出发,可是学生会这个学生课余参加的组织,怎样做到强有力。委员同时也是学生,也是有感情的个人,有时他会考虑自己前途,有时他要看部长、主席脸色,这就是他所理解的制度全部。所谓懒惰和部门观念这时候成生了,现有条件下无法全部实现的规范,我们只能让他们朝着制度要求靠近,而不能单纯考察她的实施效果。

设想:

在以后的学生会工作中,制度必须要继续改进,并且长期固定,从思想上和行为上慢慢扭转。应把学生会的方方面的制度、条例、表格都用统一的程序固定下来;而且应该在制度监督上由主席团成员(一个或几个)专职负责,并赋予秘书处特殊且高于其他部门的监督权利。二,日常工作主要在办公室值班和仓库物品管理,以及每次的通知,和材料收集。

存在问题:

1、办公室要其他部门委员值班,效果很不好,没人及时去,去了也没有按要求打扫卫生等;

2、仓库物品的拿、取时间很不规范,任意性很大,占用仓库保管员大量时间,而且大量物品在多次出借外院后损耗严重,并且也没有按照《物品管理制度》实施;

3、由于部长级以上干部人少,能保证每次正常通知到,在突发情况下也能及时联系上,而委员人数众多,部门分离,专业分散,从而委员有时不能及时接到通知;

4、所收集材料格式很不规范,不符合《档案管理制度》要求,材料上交也不完整和及时;设想:

1、每周固定两到三个时间段,由固定的几个委员值班,并且固定尽量在此时间段出借和归还仓库及办公室物品,并严格按照制度规定执行;

2、在每个专业中安排男女各一名学生会委员为联络员,由秘书处领导,及时传递学生会通知等其他信息,并能积极和班委取得密切联系,便于工作顺利开展;

3、有学生会统一各种资料,文件格式,包括签到表、策划书、

总结书等等。建议:

1、在保证安全的情况下,办公室钥匙和仓库应该多配发几把钥匙,保证任何紧急情况下,能及时打开门;

2、在安排各种事项前(紧急情况除外)计划、安排好,并提前

告知秘书处,以保证能有充分时间通知各部及委员。三,内部建设:

A、委员发展:也许是巧合,秘书处的委员都有个共同特点:内

敛,但思维活跃。从一开始纳新时,一个个紧张的表情和稚嫩的想法,到现在的成熟和稳重,大家都有了很大转变。我从一开始就一直培养他们独立思考,独立完成事项,现在7个人基本都能完成秘书处常规工作任务,交代的任务也能按时,按质完成。在我安排委员去各部当联络员后,7个人也都很注意交际和礼貌,能力得到更大提升。而且秘书处不存在其他部门委员存在的问题:部门观念强、积极性下滑。设想:

1、在各部长纳新前就应该进行纳新培训,并写出部门纳新计划,保证能找到最适合的同学当委员;

2、应该由院学生会定期组织各方面培训讲堂(电脑应用技能、文案写作技能、日常礼仪等),也可以不定期播放电影,组织集体郊游或运动比赛(拔河、篮球、足球等),在安排委员学到一些实用的知识的同时,让委员树立学生会整体观念和集体荣誉感,也保证了委员的兴趣和积极性;

3、提升学生会干部的领导技能和素质,同时部长应该和委员之间建立私人友谊,多联络,多沟通,经常集会或活动,用个人感情和魅力凝聚委员。B、内部分工

秘书处内部分为内务组和涉外组,由两个主任分管,并且往各部安排了联络员,从而在理论上形成了高效的办公机制。设想:

1、秘书处针对工作,应该分为:制度组、常务组、涉外组,三个工作小组具体分工,权责清晰。制度组负责学生会档案,以及制度的制定和监督、考核;常务组负责办公室值班和物品出借;涉外组负责通知和联络各部门,收集各部上交和下发资料(协调负责联络员)

2、既然一个部门用两个或三个部长级干部,每个部都要形成分工和统一,避免多头领导,在部长级干部分工具体分管工作的情况下,还要遵从部长统一领导的原则。四,活动组织

秘书处上学期组织了学生会内部联谊活动,本学期组织了风筝节活动,两个活动的具体总结这里不赘述了。

设想:针对秘书处的职能和特点,应该多举办像内部联谊和培训讲座、座谈会等密切联系各部门委员,提高学生会内部凝聚力的活动。以后要由秘书处组织办公技能讲座、礼仪讲座、学生会内部联谊、学生组织联谊等活动。五,学生会整体

建议:1、各部门进行重新定位、分工,明确权责;

2、建设好管院的各种代表队,如:足球队、篮球队、辩论队、排球队、舞蹈队、田径队,这些队伍有好多都归一个部门主管,必然导致精力分散,应该有学生会干部牵头,由固定的一个学生会干部与该队队长共同负责该代表队,保证在非比赛期内的训练,保持良好的竞技技能和状态;

3、在活动方面避免急于扩张和别的学院攀比,守好自己已经形成的大型特色活动,如风筝节等;多组织一些小规模的精品活动,积累人气和经验。

扩展阅读:秘书处201*年度工作总结

10/11学年第一学期机械系秘书处

工作总结

首先,秘书处和其他部门一样,作为团总支的一个常务机构,负责处理档案、文件、日常会议、各种申请、秘书处物品管理等工作;

其次,秘书处应该是一个监督管理机构,通过各项制度的制定、实施、监督三个环节,协助团总支对各部门工作进行监督管理;

最后,秘书处还应该是服务机构,是团总支和各部门的情报机构,咨询机构,各项活动的全程参与者,协助者。

一切的工作开展都得在此定位的基础上开展。下面是秘书处具体负责工作:

一、常规工作

主要在值班和资料整理存档,以及每次的会议通知,会议记录和工作证的制作。

存在问题:1、值班方面存在早退、未到等现象。2、有时通知还不够及时。3、收集材料格式不规范。4、值班没人开门。5、值班的反馈无用处。

建议:1、在安排各种事项前(紧急情况除外)计划、安排好,并提前告知秘书处,以保证能有充分时间通知各部门及相关工作人员。

二、内部建设

1)干事发展:对于自己部门的干事进行培养,对部门加深了解,熟悉工作。建议:1、进行纳新培训,并写出部门纳新计划,保证能找到最适合的同

学加入部门;

2、应该由部门定期组织各方面培训讲堂(电脑应用技能、文案写

作技能、日常礼仪等),也可以不定期播放电影,组织集体郊游或运动比赛(拔河、篮球、足球等),在安排干事干部学到一些实用的知识的同时,让大家树立整体观念和集体荣誉感,也保

证了大家的兴趣和积极性;

3、提升干部的领导技能和素质,同时干部应该和干事之间建立私人友谊,多联络,多沟通,经常集会或活动,用个人感情和魅力凝聚部门。

2)内部分工:秘书处内部工作要分工明确,从而加大工作效率。对于每项

工作,根据干事干部的能力正确的分配好工作,使工作更加准确而有效率的完成。

建议:秘书处针对工作,具体分工,权责清晰。

三、活动组织

秘书处这学期组织、协助了以下几个活动:1、2、3、4、

团代会。知识竞赛。

“争创先进集体,争当优秀团员”的系列活动。机械系、船舶系、应用设计系交流会。

设想:针对秘书处的职能和特点,应该多举办像内部联谊和培训讲座、座谈

会等密切联系各部门干部干事,提高团总支内部凝聚力的活动。以后要由秘书处组织办公技能讲座、礼仪讲座、内部联谊、学生组织联谊等活动。

10/11学年第二学期秘书处工作计划

1、不要把工作只停留于常规工作上,扩展秘书处的工作。2、活跃部门的内部气氛,提高工作效率以及自身的能力。3、做好本职工作外,开展大家的思维进行创新。

4、使机械系团总支认识到秘书处的意义,提升秘书处的潜在意义。5、每月进行部门例会,增进彼此感情以及探讨工作中的问题。希望秘书处全体成员的工作和努力,能给各部门带来方便,并能加深各部门的沟通联系,为各部门的合作打好基础。

机械系团总支秘书处

201*年01月05日

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