公文，作为上传下达，与人直接交流沟通的载体，因此，它除了要符合申论的语言要求外，还有其自身的特点，主要表现在四个方面：准确、规范、简明和得体。
一、准确
准确就是指用词造句准确贴切，句子与句子之间的逻辑关系严谨，让阅卷老师一看就能看懂，不会产生误解。具体的要求：
1. 概念清楚，不会产生歧义，不能模棱两可。在公文撰写中，但凡容易产生歧义的句子或词语都要限制使用，用的过程中一定要斟酌；要慎用多义词或“大约”、“也许”、“大致尚可”等这样模棱两可的词语。而我们同学写出来的公文，有时候需要带个翻译在旁边，老师经常会看不懂。这样的情况一定要避免。
2. 禁止误用某些词语或句子，尤其是近义词。注意辨析近义词语的区别，在引用成语、俗语、歇后语、名言警句时必须要透彻词句的含义，严禁望文生义、俗语误用之类的错误。这就告诉我们一定要准确使用词语，要遵守语法规范和基本的语文常识，不能出现病句。病句也是我们考生在写作的过程中经常犯的毛病。
3. 把握分寸，褒贬恰当。要掌握词义的轻重和感情色彩，肯否恰当，避免过分贬义或过分褒义等语句的出现。通常，大家在写文章的时候要以中性词为主，适当增加褒义词，但是贬义词尽量避免。
二、规范
规范是指公文的语言除了要遵守基本的语法规范外，还需要遵守公文的语言自有的一套标准。这套标准是由中共中央、国务院统一规定，必须按规撰写。具体的要求：
1. 符合规范的现代汉语的书面语，禁用地方话。有些考生在写文章时，会情不自禁地将地方方言代入到文章中，那么这种情况在公文撰写中必须要避免。
2. 使用规范的文字，不写错别字，不写不规范的简化字。错别字是目前大家经常出现的文字错误。现在电脑和手机的普及，大家动笔写字较少，文字有所生疏，因此经常落笔就有错别字，希望大家在平时练习的时候多动笔写字，不要过于依赖电脑或手机。
3. 使用规范的词语，尤其是专业术语，禁止半文半白、中文中夹杂着不必要的英文单词、生编硬造的词语或网络语言。随着网络的发展和中外文化交流的频繁，部分考生在写文章的时候经常会夹带着英文单词、网络语言或生编硬造的词语，这些都是禁止出现在公文中的。
4. 正确使用标点符号并按照国家标准使用汉字数字和阿拉伯数字。这一点是大家最容易忽视，也是公文必须要遵守的语言规范。我们国家对标点符号的使
用、数字的使用都有明确的规定，大家在撰写公文的时候必须严格按照规范使用，尤其要注意那些与日常生活习惯有出入的规范。
三、简明
简明是申论语言的要求，也是公文的语言要求。简明包含两点，一是简洁，言简意赅；二是明了，既要简洁，又要清楚。两者缺一不可，既不能字少了，但是看不懂；也不能文意清晰，但是很罗嗦。具体的要求：
1. 开门见山，直陈其事，不要兜圈子。撰写公文，不必像文学作品那样，还需要做个铺垫或者设置谜题，引人入胜，我们只需开门见山，直截了当写明公文的主要内容即可。
2. 使用规范化简称。凡不是人人周知或只在特定领域、特定人群中使用的简称，首次出现的时候要全称，以后再出现就可以用简称。例如“加州”是“加利福尼亚州”的简称，首次出现就需要用全称，“加利福尼亚州（下称加州）”；另外，使用简称要使用约定俗成的规范用法，例如中纪委、中组部等。
3. 多用陈述句、祈使句，少用描写句、疑问句和感叹句。当撰写报告、交代问题时，尽量使用陈述句，将问题表达清晰；当布置任务，传达精神的时候，应尽量使用祈使句，动词开头，说明具体怎么做。换句话说，上行文应尽量使用陈述句，下行文尽量使用祈使句。而对于描写的句子，带有个人感情的疑问句或感叹句应该尽量少用。
四、得体
语言得体是指申论的语言要恰当，符合时宜，所谓“见人说人话，见鬼说鬼话”。基本上可以包含两方面，一是庄重，二是通俗。
庄重一般是针对上行文和平行文，指文雅庄重，严肃认真，不能油腔滑调，胡吹乱侃，词语要谦虚恭敬，诚挚恳切，体现出对对方的尊重。具体的要求：
1. 要用专用语。为了体现庄重，在公文撰写中要尽量使用公文的专用语，例如“特派”、“惊悉”、“兹”、“请予审批”、“妥否，请予批复”等。
2. 要用书面语，慎用口语，要体现端庄、郑重。这一点要求应该比较容易理解，就是要使用书面语而非口语，因为书面语的语感要比口语更加正式，这符合庄重的要求。例如口语中的“没有”，在公文中我们应该用“未”，“没有签订劳动合同”可以说“未签订劳动合同”；“到了”可以用“至”代替，“偷运到了国外”可以说“偷运至境外”。
通俗一般是针对下行文，要求语言通俗易懂，用语肯定明确，平易朴实，要让下级机关明确发文者的意思。具体的要求：
1. 少用专业术语，尽量使用人人都知晓的词句。专业术语一般都是专业领域中使用的语言，这些语言不见得人人都能懂，例如社保金中的“老人”、“新人”、“中人”这样的词语不见得人人都懂，因此我们在写公文的时候就要尽量少用这些语言，如果必须用到，需要对此进行解释。
2. 少用艰涩难懂的词语，尽量使用人人都能听懂的词句。尤其是对于“致广大**的一封信”、“宣传材料”、“公告”这种针对广大群众的文种，语言就需要朴实，简单，要保证“妇孺皆懂”，因此像古文或不太常见的词语就应该少用。
3. 可以考虑使用带有口语色彩的词句。下行文可以考虑适当使用口语色彩的词句，这样增加文章的亲近感，拉近撰文者与阅读者之间的距离。
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