在项目的管理过程中,通过组建一个团队来对项目中的风险进行评估和管理,这种方式可以帮助项目经理了解和减轻整个项目的风险。这种形式上的风险评估看起来似乎很困难,但实际上可以允许多个项目团队成员审查具体的风险并作出相应的评估和应对是一种很好的解决方案,特别是在没有更好的更先进的可替代方案之前。下面告诉项目经理如何通过组建一个团队来进行风险管理,当然这是一个简化的流程。
作为一个风险团队评估风险的第一步就是内部自评,先了解团队内部谁是谁。团队成员的设定应该根据以往的风险管理的经验来进行分配,团队成员应该来自不同的部门或不同的专业,这样有助于确保整个团队的多样性,从而为整个组织的风险管理建立强有力的联系。
要求项目风险管理团队对项目中所有的风险进行管理几乎是不可能的,但是,项目经理可以通过对具体的风险类别进行定义,通过类别来简化风险评估和风险管理,当然,这些类别是需要项目团队成员来确定,根据项目中的任务领域来进行审查并给出最终的类别区分,找出需要重点关注的类别。
有了风险类别,那么可以将项目风险管理团队按照对应的类别分成小组, 每个小组需要认领一个或两个风险类别,每个小组需要评估类别中特定的风险,并且根据风险的具体内容,提出如何解决风险的建议,然后将建议或其它相关信息反馈给风险管理团队。
项目风险小组和团队需要定期举行会议,以确保所有的项目风险得到适当和及时的处理。但是,在出现大问题的时候,可能需要在日程之外进行会议安排。在会议期间,风险管理团队提供信息,并要求其他团队成员就提议的应对选项进行反馈,这样有助于让项目中所有的团队成员都能够了解风险的存在,并且通过其他成员的反馈可以得到每个风险类别中更高程度的细节。
项目风险管理团队对于风险管理的策略要定期形成报告向上级管理层汇报,这些报告包括一般的报告和临时性的报告,报告要包含对于风险管理的策略以及对应的相关建议和如何实施,风险管理团队应该设定一名责任人来进行对风险报告编制,并尽可能的将所有的信息收集完整提供给包括项目管理层在内的项目关键利益相关者
。
风险并非一定会发生,风险中存在的威胁和机会点的可能性需要有风险管理团队的成员来确定,可以将风险区分出具体的风险和一般的风险,或者给出相应的优先级,并由团队来进行逐一验证。还有对于风险的影响范围可能涉及到项目整体或者项目中的部分,有的风险可能还会随着项目进展的变化而变化。
风险管理不能仅仅局限于项目团队内部,对那些不属于风险管理团队的人员了解整个项目的风险对于整个组织的新发展至关重要。因此,项目风险管理团队需要制定标准的程序来进行风险通知,一方面可以让其他成员及时通知潜在的风险,另一方面也可以将更新的风险信息发布给项目相关的成员。
通过组建项目风险团队来完成风险分析和管理对于公司或组织来说更有利,它允许从风险中获得更大的机会点,记住下面这几个要点会让项目的风险管理做的更好:
分配项目风险小组人力资源;
确定广泛的风险类别,并将类别分配给团队内的各小组;
通过团队内外部定期沟通,认真对待项目风险;
让高层管理层参与风险发展;
团队应该定义组织的总体风险水平,并相应地进行调整;
应制定标准程序,使项目风险小组的成员意识到潜在的问题
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